诌议会计电算化的内部控制

牟奇芳

摘 要：随着计算机和现代信息技术在会计中的广泛运用，会计电算化的推广使用为高校财务管理工作创造了良好的条件，从20世纪80年代以来，会计电算化经历了从无到有的发展过程，97%以上的单位已经实现了会计电算化。分析电算化存在的风险及出现的问题，并根据实际经验提出几点建议，以期对在信息化时代对中国会计电算化事业的发展提供帮助。

关键词：信息化时代；会计电算化；内部控制

中图分类号：F230 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）03-0162-02

随着计算机和现代信息技术在会计中的广泛运用，会计工作经历了从手工会计到电算化会计的发展历程。会计电算化不仅改变了会计信息的处理和存储方式，而且对会计理论和实务都产生了重大影响。会计电算化已经成功地运用在各行各业。

一、会计电算化的特征

会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，其目的是提高企业财会管理水平和经济效益，从而实现会计工作的现代化。其主要特征有四点：（1）数据处理代替了传统的手工，而是以电子计算机为核心；（2）磁性介质是会计信息的主要载体；（3）数据处理高度集中化和自动化、编制报表简单、数据分析准确、查询速度快捷；（4）运算速度快、存储容量大、信息资料高度共享。

会计电算化的特征，也赋予了特殊的优势，具体表现在：会计软件的应用减轻了会计人员手工记账的工作量，大大提高了工作效率；提高了会计信息的质量。运用会计软件的转账、核算等自动功能，降低了误差，提高了准确度；培养了一批既懂计算机又懂会计的复合型人才，使得中国会计电算化向规范化、商品化、通用化、专业化方向发展；为企业信息化建设提供了经验，推动了企业管理软件市场的发展。

二、会计电算化面临的问题

电子计算机和会计软件是实现会计电算化的重要物质基础，而计算机固有的缺陷给会计电算化带来一定风险。计算机硬件主要包括计算机及其辅助设备，硬件系统是软件和数据的生存环境，会计的所有数据资料都保存在计算机中，若硬件系统出现故障或遭到破坏时都会使会计工作受到极大影响，比如导致资料的丢失，数据的不可恢复性。而影响硬件安全的主要原因有：机器元件的质量、人为对计算机的破坏、自然灾害的破坏等其他引起设备损坏等。

配备会计软件是会计电算化的基础工作，选择会计软件的好坏对会计电算化的成败起着关键性的作用。若软件通用性差，将造成数据共享性差，在单位内部难以互相交流，影响企业整体的信息化等。同时各类病毒肆虐，黑客袭击，软件存在漏洞，都给计算机带来安全隐患。

会计电算化由传统的人与人之间的联系，而部分地转变为人与计算机的关联。会计账目、货币现金、信息存储、文件传递等都变成了电子文件存于计算机内。因为计算机的特点将很容易使这些信息被删除或篡改而不会留下任何痕迹，同时数据库技术的提高使数据高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据。因此发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大，计算机舞弊和犯罪造成的危害和损失也可能就更大。在另外一方面电磁介质也易受损坏，且有丢失或毁损的危险，所以会计电算化对会计档案管理形式提出了更高的要求，在保存资料存在着风险。

三、会计电算化进行内部控制存在问题分析

当前会计数据处理以计算机单机和计算机网络为主。作为会计信息系统重要组成部分的内部控制，在电算化会计信息系统环境下，其作用不是削弱而是加强了。它的控制手段呈多元化趋势，对控制本身的要求更加严格，电算化会计信息系统进一步向深层次发展，这些改变既给单位带来效益，同时也带来了内部控制上的问题和挑战。

1.无纸化特点削减传统的内部控制制度。电算化会计系统改变了会计凭证的形式，在电算化会计系统中，会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化。传统的手工会计系统，如原始凭证、记账凭证、明细账、总账等均由不同的会计人员分别记录并保管。即按经济业务的性质分为不同的工作职责，并由不同的人员分管，彼此构成了一个内部相互牵制网从而不易出现舞弊行为。而一旦出现问题，也可按各自的职责追究责任，同时未经授权任何人都难以浏览到所有的会计资料。而对于利用计算机进行网上交易、无纸化交易等的推行，每一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作，有相当一部分变为由计算机自动完成了。因此，电算化会计系统的内部控制内容变得更为广泛、技术要求更高。

2.内部控制制度建设存在缺陷。会计电算化环境下的内部控制制度由系统控制与管理控制共同构成，系统控制主要由软件集成，而管理控制由企业自己设定并加以管理。但目前很多企业对其认识不够，两者都存在不足。在计算机系统控制中，没有建立起为防止舞弊或欺诈，有效的职责划分和不相容职务分离系统。而在管理控制中，没有严格按照《会计电算化工作规范》建立有效的会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度的会计电算化内部管理制度。同时内部控制制度的制定未能结合单位实际，缺乏操作性。一个良好的内部控制制度应该是在对企业性质、管理要求、人员配备、软硬件等情况进行了全面分析后制定的。企业的管理各具特色，会计电算化内部控制制度应结合本单位实际情况制定，但有些单位缺乏进取，内控管理模式落后，不能适应新时期的需要。

3.财务软件的使用效率、效益有待提高。当前信息技术飞速发展，计算机及其软件更新较快，财务软件种类繁多，而且功能日趋完善和强大。我们应用财务软件，目的不仅仅是可以提高工作效率，更重要是为相关各方提供有用、高效的数据资料以供企业决策，使会计作为参与企业经营管理的手段发挥各项功能。但目前很多企业电算化水平低，对财务软件的功能开放和利用效率还远远不够，会计软件通用性差、集成化程度低。各公司间的软件无法进行数据交换、信息共享和控制管理，不能与企业内部其他管理子系统融为一体，很难形成整个企业的管理信息系统。endprint

四、会计电算化内部控制的措施

为了保证会计信息的真实、可靠性，实现电算化会计系统正常、安全、有效地运行，消除可能发生的危害，提升单位或企业的整体管理水平，以保障单位管理目标的实现，就必须建立和健全电算化会计系统的内部控制制度和措施。

1.建立计算机硬件、软件和数据管理制度。保证计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件，因此要经常对有关设备进行保养，防止意外事故的发生；确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；对磁性介质存放的数据要保存和双备份；在软件修改、升级和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督；健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性；增加计算机防病毒功能，提高安全性，完善会计档案管理工作。

2.建立会计电算化管理制度。建立会计电算化岗位责任制，要明确每各个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专，办事有要求，工作有检查。明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限；预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿；操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件；根据实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。

3.加强会计电算化人员业务能力。会计电算化已成为一门融会计学、管理学、电子计算机技术、信息技术等为一体的综合性学科，这就要求会计人员即要精通会计业务，又要精通计算机技术和计算机数据处理技术。

单位应该对会计人员进行系统的在职培训，有计划地开展会计人员能力的训练工作，推动单位建立高效的会计信息系统，使得会计电算化向规范化、商品化、通用化、专业化方向发展。同时单位加强对会计人员的职业道德水平教育，诚实守信，遵纪守法，确保工作的顺利进行。

五、结束语

完善的会计电算化内部控制，能有效地保证会计信息的正确可靠性，保证各项会计处理符合国家会计法规的要求，提高了会计工作效率，为企业的管理决策提供高质量的会计信息。

参考文献：

[1] 艾亚丽.浅谈电算化会计系统的内部控制[J].商场现代化，2007，（2）.

[2] 李明君.中国会计电算化实施的制约因素[J].中国管理信息化，2010，（2）.

[3] Stony Brook Universitys system of internal control[EB/OL].http：//www.sunysb.edu/audit/icmanualnew.shtml.

[责任编辑 陈凤雪]endprint