信息时代高校图书馆统计工作的存在问题和管理策略

□蔡丽锦，张 薇

（玉林师范学院 财务处，广西 玉林 537000）

图书馆统计工作是一项传统的业务工作，它详细反映工作动态，对调控工作计划、改进工作方法、提高工作效率具有重要的基础作用和指导意义。高校图书馆是学校信息资源的发源地，在信息时代率先开展自动化、网络化、数字化建设，在全国图书馆信息化建设单位中占49%[1]，目前基本形成开放型、主动型、针对型、多样型、知识密集型的服务模式。[2]因此，当前信息时代对高校图书馆统计工作提出了更高的要求。

一、信息时代高校图书馆统计工作的新特点

技术变迁往往会引起生活和工作的连锁反应，计算机和网络技术的应用引起全方面的连锁反应，其中在图书馆统计工作方面，催生了许多新特点。

1.统计范围更加宽广

信息时代的图书馆并存互补着手工、自动化和数字化多种工作方式。图书馆统计相应地既保留着分类编目、文献采集、典藏保管和参考咨询等传统业务范围，也拓展到文献下载、文献数据库建设、网页制作、网文发布和网络数据传输等现代业务范围。

2.统计速度更加快捷

自新世纪以来在高校扩招和教学水平评估的背景下，高校图书馆藏书量、分馆、书库都不断增加，传统的统计手段根本无法应付，应用计算机网络技术，就能够将分散的、独立的计算机及其海量数据相互连接起来，可以任意设定统计范围和统计方式，在数分钟或数秒钟内产生统计数据。

3.统计数据更加精确

大多数高校图书馆都使用ILAS管理系统，以其馆藏子系统为例，其统计内容包括馆藏图书入藏确认统计、人藏更新统计、剔除登记统计、日常丢失统计般藏文献统计、文献利用统计、文献更新统计等，所有统计数据都由设定的公式、函数计算出来，极其准确，不会出现手工统计出现的差错。

4.统计方式更加多样

先进的管理工具使统计方式多样化和个性化。在统计方法上，可采用调查统计法、对比统计法和分类统计法等。在统计手段上，可采用传统人工统计法和网络系统统计法等；统计工作人员完全可以根据统计内容、统计作用甚至统计爱好选择方法、手段和形式。[3]

5.统计要求更加规范

网络环境打破了信息孤岛，将传统统计过程的各环节，如统计设计、统计调查、统计整理和统计分析等，有机地融合起来，从而要求统计工作更加规范化和标准化，比如比较完善的统计制度、比较系统的统计项目、比较明确的统计要求。否则，就无法充分发挥信息时代计算机网络先进工具的便利作用。

二、信息时代高校图书馆统计工作的老问题

事物发展具有显著的阶段性特征，图书馆统计工作与其他工作一样，在全校工作布局中，需要解决高校规模与质量、教学部门与教辅部门之间的关系，在未能完善解决之前，依然存在各种问题。

1.统计工作目标层次偏低

目前高校图书馆的统计主要是为了收集本馆基本的事实数据或者各项硬件指标，如馆舍面积、馆藏、经费、馆员等等，属较低层次的统计工作目标。在信息时代，如果缺乏较高层次的统计工作目标，没有加强综合分析和统计资料的应用，那么，就会造成高投入高技术低要求低产出的结局，拥有现代化的设备却仍停留在过去的工作目标。

2.统计工作人员素质偏弱

计算机网络环境要求统计工作人员的应用水平和操作技术与时俱进，学识水平、专业知识和业务技能各方面应相匹配。从岗位要求来说，统计工作人员应该能够抓住图书馆业务中的热点、重点和难点，运用合理的调查手段获取各种统计信息，运用正确的统计方法发现问题，分析问题，总结规律，形成有较高价值的统计报告，供上级领导决策参考。但是目前高校图书馆统计人员存在问题不少，比如兼职人员多而专职人员少，年老员工多而年轻员工少，在总体上缺乏必备知识和专业技能，以致工作主要局限于数据收集，而对于数据整理、加工以及统计分析却根本没有涉及到，信息化技术严重落后。[4]

3.统计工作体系不够健全

统计工作体系是统计数据、统计指标、统计组织架构以及统计规章制度等构成的整体，具有反映统计对象的现存状况和变化过程的作用。但是，许多高校图书馆统计工作体系不够健全，比如统计管理制度、统计岗位责任制度、统计数据审核制度、统计人员培训制度不够健全。这就导致统计工作应有的作用不能正常发挥，统计信息中心缺失，工作流程不清晰，统计指标口径不统一，统计报表不准确，分析结果不科学。

4.统计综合分析不够深入

图书馆统计工作具有清晰的工作环节，从统计设计到统计调查、数据整理以及统计分析，环环相扣，步步深入。日常工作中数据的收集、整理和汇总都是基础工作，为统计分析做准备。但目前高校图书馆的统计工作主要停留在前期基础工作上，大多数统计分析只是单纯的数据说明，缺乏深入的统计分析，未能动态分析和评价图书馆运行过程，更未能挖掘自身潜力，横向比较与同行的差距，评估市场竞争力。[5]

三、信息时代高校图书馆统计工作的规范化管理策略

管理策略要因馆而异，量体裁衣，但针对共性的问题，也可以找出共性的对策。根据信息时代图书馆统计工作的共同要求、共同特点、共同存在问题，以及管理环节和管理要素的综合分析，当前高校图书馆统计工作的管理策略主要就是规范化，以规范化管理为核心，适当吸取目标管理和绩效管理的精华。

1.就管理主体而言，要增强领导的统计意识

高校图书馆统计工作之所以存在这些突出问题，源头应该在于领导。因为领导是统计工作要不要做、由谁做、要求做到什么程度、如何做等的决定因素。所以，高校图书馆统计工作的信息化，首先必须提高领导的统计意识，解决这项工作的动机问题。只有统计意识增强了，领导重视统计工作，制定管理制度，安排合适人选，明确具体任务，安排统计监督，才能使全馆上下都按要求共同做好这项基础性和全局性的工作。

2.就管理客体而言，要提高统计人员的信息处理能力和综合素质

统计人员在统计工作中是主体，而在管理中却是管理的客体，要服从领导的安排，根据领导批准的工作制度开展工作。统计人员的责任心和工作水平，基本上是工作质量的决定因素。因此，要提高统计人员的信息处理能力和综合素质，根据实际情况，有针对性地开展培训工作，使他们认识统计工作的意义，增强责任感；使他们掌握计算机网络技术，掌握现代化的统计工具；使他们掌握统计专业知识，增强统计的准确性、真实性、专业性和针对性。培训内容当中，统计调查、统计整理和综合分析的方法和技巧不可或缺，而Excel的灵活使用则是关键性的部分。[6]

3.就管理目标而言，要明确全面的统计目标

统计工作就是要通过现象看待本质，通过对原始数据的深入准确分析了解存在于现象之下的本质问题，查找出问题的根源，找出解决问题的方法和规律，预示问题发展趋势的过程。[7]图书馆统计工作的目标，可以分为三个层次。第一是统计调查，采用科学方法收集原始统计数据，这是统计工作的基础。第二是统计整理，分门别类整理好杂乱无序的数据，这是数据分析的准备工作。第三是统计分析，全面深入地分析整理好的数据，准确反映图书馆工作的运行轨迹，发现图书馆工作的存在问题，提出改进图书馆工作的建议。通常高校图书馆统计工作只做到前面两个层次，第三个层次或者未做，或者做得不够深入，必需明确目标，加以改进。

4.就管理制度而言，要完善统计管理制度

统计工作管理制度是开展图书馆统计工作的基础，各高校可以依据实际情况制定不同层次的制度。第一个层次是规范，规定统计人员的工作内容和工作程序。第二个层次是约束，规定统计人员不能完成任务或者造成差错所应遭受的惩罚。第三个层次是激励，规定统计人员出色完成任务所获得的奖励。制度明确，奖罚分明，很好地抑制统计工作人员的惰性，激发统计工作人员的积极性。做得好的高校图书馆，能够综合发挥几个层次的作用，将考核与关怀结合起来，形成图书馆统计工作的绩效评估，取得很好的效果，为读者提供更优质的服务。[8]

5.就工作方法而言，要强调统计工作的现代化和标准化

从数量反映图书馆业务工作的全部过程需要一套完整的统计指标体系。但是，鉴于高校图书馆与公共图书馆的功能和人员差异，指标设置又不宜过多，应突出核心指标，以免陷入繁琐。国际图联在2010年发布了“图书馆统计宣言”，主要用于指导世界各国的不同类型不同层次图书馆的统计工作，对高校图书馆的统计工作也具有重要指导意义。[9]按照目前高校图书馆的实际，在指标体系中应确立三项核心指标：一是文献收藏量指标，包括文献的文别、数量、种类、入藏时间、购置费用、来源等；二是读者量指标，包括读者量、职称、专业、文化水平、年龄等；三是借阅量指标，包括文献流通的种类和数量、读者借阅的种类和数量及其与读者数量的比例。为了统一，应当制作一套相对固定的统计表格，表格的设计要求实用和规范，表格中填报的内容要求真实，应杜绝漏报、虚报等现象的出现。[10]对于已经安装网络集成系统的图书馆，更应该学会充分利用这种优越条件，按需要统计各种数据，按需要生成各种报表，使统计工作更上一层楼，更加规范化和标准化。[11]

6.就工作成果而言，要重视统计分析资料的应用

统计结果的应用是统计管理成效的体现，包含两方面的应用。一方面是用以指导图书馆工作的改进。如果工作人员的科学分析得到应用，统计工作将为教学、科研以及学习相关活动提供所需资源及服务，并提高工作人员的成就感。另一方面是用以评估统计工作人员的绩效。如果统计人员的出色服务得到肯定，统计工作将得到有力的推动。对统计工作成果的两方面应用，是有效防止统计工作流于例行公事制造一堆死数据的管理策略。

总之，信息时代高校图书馆统计工作需要在充分认识新特点和老问题的基础上，因地制宜地调整管理策略，卓有成效地提高管理水平，使统计工作人员愿做、想做、会做、善做，使图书馆统计工作出色地完成时代使命。

[1]董颖.当代高校图书馆信息化建设导论[M].黑龙江人民出版社，2005:24.

[2]郑红京.网络信息时代图书馆服务创新管理的发展研究[M].湖南大学出版社，2010:3-4.

[3]李作化.图书馆管理理论与实务[M].团结出版社，2009:147.

[4]张小慧.关于高校图书馆统计信息化的研究.科技创新导报[J].2013(34):188.

[5]段伟. 图书馆统计工作的问题与对策[J].赤峰学院学报(自然科学版)2012(20)：143-144.

[6]林志军.图书馆统计工作[M].中国物资出版社，2012.

[7]张小慧.关于高校图书馆统计信息化的研究.科技创新导报[J].2013(34):188.

[8]刘宣春.高校图书馆人力资源管理与开发图书馆统计工作[M]. 线装书局，2009:177-180.

[9]洪霞.论“图书馆统计宣言”对高校图书馆馆统计工作的指导 [J].新世纪图书馆，2012（2）:83-85.

[10]李作化.图书馆管理理论与实务[M].团结出版社，2009:150-152.

[11]高宇.信息时代图书馆统计工作探讨[J].黑龙江史志，2012(7):52-53.