论企业采购活动的内部控制

(天津渤海职业技术学院，天津 300402)

采购与付款业务是指企业支付货币，取得物品或劳务的过程，是企业生产经营管理中的一个主要环节。在市场经济大潮的冲击下，缺乏透明度的采购过程，产生了“以权谋私，暗箱操作，弄虚作假，收受回扣，跑冒滴漏”等问题，导致企业采购物品质次价高，资金使用效益低下。因此，企业应实施采购与付款业务内部控制，健全以采购申请、经济合同、结算凭证、验收入库单据为载体的控制系统；加强请购、采购、验收、付款关键点的控制，实施采购决策环节的相互制约和监督机制。通过有效的控制，达到预定目标。

2008年5月发布的《企业内部控制基本规范》和2010年4月财政部会同证监会、审计署、银监会、保监会发布的《企业内部控制配套指引》《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制配套指引》指出了采购活动中的主要风险、采购环节的关键控制点及控制措施，规范了企业的采购活动，也为企业内部控制活动提供了理论依据。

一、采购活动的风险所在

1．缺乏完备的采购计划，导致采购活动安排不合理。由于对市场变化趋势的前期预测不准确，导致原材料库存短缺或产品积压，影响企业生产的连续性，从而导致资源浪费。

2．出于多种主客观原因，选择了不合适的供应商或者采购方式选择不合理，招投标或定价机制没有经过科学论证，没有规范的授权审批制度，可能会导致采购物资价格偏高或质量低下,给贪污受贿以可乘之机，或遭受奸商欺诈。

3．没有完备的采购验收制度或有章不循，付款过程审核不严，可能导致采购物资或者企业资金受到损失，甚至使企业信用受到损害。

二、把握采购环节的关键控制点，积极实施控制措施

企业的采购业务，要避免多头采购和分散采购，要相对集中。企业为提高工作效率，降低采购成本，堵塞采购过程中管理漏洞，应该制定相应规章制度。企业的采购业务人员应该定期进行岗位轮换。对重要性和技术性较强的采购业务，组织专家进行论证，采取集体决策和审批的方式。除小额零星物资和服务外，企业要在制度上防止同一机构办理采购业务全过程的现象出现。

1.需求计划和采购计划的编制

一般来讲，资金预算作为采购业务的开始步骤，包含需求计划和采购计划的制订。企业的物资需求部门一般根据需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据现有库存和需求计划，合理编制采购计划和编制采购资金预算，并经过相关部门或负责人审批。企业在实施过程中，应该严格执行经过审批的采购计划，不得随意更改。

2.建立采购申请制度

一是要建立健全采购申请制度，根据购买物资或接受劳务的种类划分，确定管理归口部门，明确相关部门或人员的职责权限及相应的购买申请程序。

二是对于预算内的采购项目，由具有购买申请权利的部门严格按照预算办理申请手续，并根据市场当前变化和前期预测提出合理的采购申请。对于超出预算及预算外采购项目，首先要履行预算调整程序，并由相关部门和负责人审批后，再办理采购申请手续。

3.供应商的选择

企业应根据实际情况，制定科学的供应商评估和准入制度，积累供应商信息管理系统，定期或按批次对其资信、经营状况等进行综合评价，评价的依据应该着眼于供应商提供物资或服务的质量、价格、交货的期限保证等几个方面，并根据评价结果进行合理选择和调整，从而确定合格供应商信息清单，最后要与选定的供应商签订质量保证协议。

4.合理选择采购方式

市场变化莫测，企业必须根据市场情况合理选择采购方式。现行的采购方式主要包括：招标采购、询价和定向采购以及直接采购等三种方式。其中招标采购主要针对大宗采购，采用招标方式时，应当合理划定招投标范围，制定标准、实施程序和评标规则；询价或定向采购主要适用于一般物资或劳务的采购；询价和定向采购需要签订合同协议；直接购买方式主要针对于小额零星物资或劳务等的采购采。

5.采购价格的确定

企业采购定价机制的建立是采购活动开展的必须。通常采购价格通过协议采购、招标采购、谈判采购、询比价采购等方式的选择和运用来确定。大宗采购的采购价格应以招标方式确定；其他商品或劳务的采购，应根据市场行情制定采购的最高限价。

6.框架协议或采购合同的订立

企业与供应商在明确双方权利、义务和违约责任的前提下，按照规定权限签订采购合同。并根据协商，合理选择运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。

7.建立严格和合理可行采购验收制度

企业的采购验收制度，要确定检验方式，对购买物资(劳务)由专门的验收机构或验收人员进行验收，并出具验收的文字证明。验收过程中如发现质量、工期等问题，负责验收的机构或人员应及时报告，查明原因并及时处理。

三、付款环节关键控制点的把握及控制措施的制定

作为企业，一要完善付款流程，在明确付款审核人的责任和权力的前提下，严格按照采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关手续付款。企业在付款过程中，要严格审查采购发票，对其真实性、合法性和有效性进行鉴别。如果发现是发票虚假的，应查明原因，及时报告处理。企业要对采购付款的过程控制和跟踪管理高度重视，发现异常情况，应当及时采取措施，以防资金损失和信用伤害。企业的付款方式应当遵循合理可靠的原则，避免由于付款方式不当带来的风险和损失。

二要对预付账款和定金加强管理，定期跟踪核查大额或长期预付款项，发现疑问时采取措施。

三要加强对采购活动的会计系统控制，供应商情况、购买申请、采购合同、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况要详细记录备案。要严格做到会计记录、采购记录与仓储记录的一致性。指定专人通过函证等方式，对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，要与供应商定期核对。

四要建立退货管理制度，明确规定退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等，与供应商订立的合同中应该明确退货事宜，明确规定收回退货货款期限。对于符合索赔条件的退货，应当及时索赔。

四、加强会计监督机制

1．建立内部稽核制度

企业应设置专职兼职稽核员，对采购与付款业务的凭证、账簿、报表、合同、预算等的稽查，要保证账证、账账、账表、账实之间的核对，保证正确相符。及时发现错误和舞弊，发挥内部控制的预警作用。

2．切实落实监督检查制度

企业应当建立对采购与付款内部控制的监督检查制度，明确监督机构或人员的职责权限，进行定期或不定期的检查。单位监督检查机构或人员应对采购与付款业务内部控制制度是否健全，通过实施符合性测试和实质性测试进行检查，并检查各项规定是否得到有效执行。对采购与付款内部控制中的薄弱环节，及时采取措施，加以纠正和完善。

实践证明，任何内部控制制度都因经济和社会形势的发展而做不到永远完美无缺。因此要不断地对其进行修改，使之不断完善，才能适应经济发展和管理的需要。这就要求我们不断研究新情况，发现新问题，提出新办法，使内部控制制度更具前瞻性和适应性，使企业的各项生产经营活动沿着正确的轨道健康发展。

参考文献：

[1]李敏.企业内部控制[M].上海:上海财经大学出版社,2008.