从内部控制视角谈科研事业单位物资采购管理

林瑞琴



从内部控制视角谈科研事业单位物资采购管理

林瑞琴

(福建省热带作物科学研究所，福建 漳州 363001)

随着国家财政资金投入的加大，科研事业单位采购业务也逐渐扩大，在采购过程中存在许多问题和风险。根据2014年1月1日起执行的《行政事业单位内部控制规范（试行）》，通过对科研事业单位的采购业务活动控制存在的问题及其原因的分析，提出加强内部控制制度建设，强化政府采购预算编制，提高采购人员素质，建立健全物资采购管理监管机制等措施，以期实现科研事业单位物资采购工作的规范执行。

科研事业单位；物资采购；内部控制

政府采购，是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为[1]。行政事业单位内部控制规范中的预算业务控制、政府采购业务控制和资产控制是为了规范物资采购行为，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护采购当事人的合法权益，促进廉政建设[1]。因此，建立健全行政事业单位内部控制制度具有重大的现实意义。本文着重从内部控制视角对科研事业单位物资采购管理进行探讨。

一、科研事业单位物资采购管理存在的问题

科研事业单位限额标准以下采购业务存在着采购随意性较大，对采购工作及政策不够重视，时有发生擅自采购行为。没有灵活运用物资采购方式，没有把采购效果放在首位，采购存在各种风险。采购预算编制不够准确，预算时缺乏远见，预算编制质量较低，与采购预算执行脱节；对供应商信息了解不够，采购人员的采购专业水平不高，人才缺乏制约着采购制度的发展。没有配套的采购法，监管人与提倡采购法人存在差异，监管者不明确职责，监督人缺乏监管或越位监管，单位缺乏政府采购监督。没有建立规范化采购绩效评价制度，评估主体单一，理论和实践研究不足等问题。缺乏对供应商的管理，对供应商的信用程度、财务状况、生产能力、产品质量、售后服务等没有充分了解。

二、科研事业单位物资采购管理存在问题的原因分析

1.领导对物资采购不够重视。科研事业单位主要从事科学研究，部分领导致力于科研出成果，对单位内部控制的采购业务控制意识淡薄，对政府采购政策不够了解和重视，觉得这是财务人员的职责。采购法规定50万元以上由政府统一采购，而对1000元至1万元由单位自行采购，从而使有些科研事业单位领导过于注重科研专项经费的自主支配，采取了变通手段或者化整为零的采购方式进行采购本单位所需的小额物资，这就导致许多不符合采购法的现象频发。科研事业单位行政后勤人员缺乏，没有专门的采购部门或者采购人员，采购部门与人员形同虚设，一般是哪个部门需要什么仪器设备，由使用人和科室领导去购买，造成采购活动存在一定的随意性，在采购的过程中，很少去货比多家，高价购买，对财政资金造成很大浪费。

2.事业单位的采购方式存在一些风险包括道德风险、市场预期风险、信息风险、监管机制缺失风险等。供应商素质与实力决定他的职业道德，他们为了追求利益最大化，会与采购人员勾结，采取有利于供应商的采购方式，给单位物资采购带来道德风险。物资采购的预算价格与市场价格由于时间关系，两者之间产生差异，市场价格经常发生变动，产生市场预期风险，物资采购预期的目标不能实现。现在是网络信息时代，信息泄露是正常的现象，因此，单位在招标时会出现套标、违规操作、以权谋私等现象，造成商品质量不合格，采购效果差，损害了单位的经济利益，对物资采购方式的执行产生消极的影响。

3.科研事业单位的采购管理制度不健全，部门预算与采购预算分步编制，采购预算编制缺乏依据，存在盲目性，对采购项目没有进行市场调研和科学论证。许多科研事业单位为争取较多的项目资金，虚报多报，造成预算编制不够准确，质量较低。科研事业单位致力科研工作，领导对采购预算不够重视，课题需购买时才编制购买申请表，采购完毕才到财务办理支付手续，导致财务部门与科研管理部门不能共同合作来完成物资采购预算和采购预算执行。由于在编制采购预算时，科研人员没有及时制定购买计划，没有结合单位的实际情况和市场调研，采购资金得不到保障。一些科研事业单位习惯了由自己随时零星采购，产生了采购预算与执行相分离，两者之间不能够相互协调和配合。

4.采购人员业务水平良莠不齐。科研事业单位的采购人员大多是兼职人员没有经过专业培训、变动频繁，对自己的岗位职责不明确，不能协调采购需求、采购预算、采购执行三者之间的关系，认为自己就是去看一下物资，买不买由使用者定，款项由财务负责。对科研仪器各种性能的了解很少，因此对供应商的审查不严格。供应商是政府采购的当事人，对供应商的选择与采购人员有着不可分割的关系。小城市生产的化学仪器厂家不多，大多数是私营企业，采购物资就近选择比较固定的几家供应商，部分低值易耗品长期向一家供应商采购，对供应商的资格、资信、证明材料就没有仔细观察和分析，甚至是不签订合同[2]。在采购过程中采购人员没有讨价还价，给单位带来一定的经济损失，也给财务部门造成一些麻烦，造成资产不同程度的流失。

5.科研事业单位物资采购监督比较单一，缺乏联动性和刚性。有些科研事业单位财务部门对本单位物资采购没有建章立制，没有充分了解政采购法，没有制定合理规章、实施细则和操作流程等物资采购制度，认为采购与资金相关联，是敏感问题，抱着多一事不如少一事，把采购监督制度推向其他部门，形成物资采购监督和运行缺乏规范性。管理部门、制度执行部门、采购业务部门、资金管理部门等各部门没有充分发挥各自的作用。对于违规采购行为的惩罚只运用经济手段，没有进行刑事追究，纵容采购人员的违规采购行为，降低采购效果。

6.物资采购绩效评价机制没有完善的法律法规。许多科研事业单位没有财务监控制度，单位领导对物资采购绩效制度不重视，认为绩效制度只对科研专业技术人员，采购人员没有责任感和积极性。行政事业单位内部控制制度和采购法没有专门讲述政府采购绩效评价理论，绩效评价工作难于试点，实践经验不足，评价方法、评估内容和侧重点不同，绩效评价程序存在很大的随意性，绩效评估结果不能做到客观、公正。

7.科研单位采购部门没有建立供应商信息库，缺乏对供应商的管理。供应商是提供物资的重要责任人，现在物资采购市场活跃，一种物资就有数十家供应商，采购过程中隐藏不平等竞争。现在存在着各种各样的供应商，他们有的是直接生产商、有的是代理商、有的是代理商又是授权代理商，有的是老牌生产商、有的是新生代理商。物资采购部门对他们的业绩、信誉、注册资金、纳税记录难于全面分析和认定，不能充分了解供应商的资格，造成物资采购工作效率低。

三、加强建立健全科研事业单位物资采购内部控制制度的对策

1.加强内部控制制度建设，规范采购程序，强化单位领导政府采购意识。

科研事业单位财务部门按照《行政事业单位内部控制规范（试行）》的通知，根据《政府采购法》及《会计法》，结合本单位物资采购的特点，制定易于操作、符合实际的采购业务管理实施细则。确定单位采购工作的目标，建立政府采购工作的组织机构和相关人员的责权利，包括采购与付款管理、资产管理与控制、物资采购操作程序、采购人员的岗位职责等规章制度[3]。加大宣传《采购法》，单位领导也随同业务人员参加业务培训，强化单位领导的政府采购业务控制意识。科研事业单位对政府采购工作内部控制制度的有效性进行定期与不定期评价，提高单位内部管理水平，规范内部控制，提高资金使用效益。

2.灵活运用物资采购方式，规避采购风险，提高物资采购的效益。

根据政府采购法第26条规定，政府采购有六种方式，事业单位要根据本单位的实际情况，灵活运用各种采购方式，在采购过程中发现效果不好，使用更有利于本单位效果的采购方式，规避物资采购存在的风险。采购过程中把采购效果放在首位，让采购方式服务于采购效果，不能用采购形式去限制和影响采购的效果。实行保证金制度，单位可根据采购金额的大小，调整违约金；还可根据供应商的信用度及财务状况，签订服务承诺合同，适当提高供应商的违约成本，即保证物资的质量和售后服务，又降低采购风险，而且也提高物资采购效益。

3.强化政府采购预算编制，提高采购效益。

科研事业单位财务部门根据单位的实际情况以部门预算为基础，坚持实用性原则、政策性原则、全面性原则、统一性原则，实事求是编制采购预算书。单位在编制过程中，先测算，然后经费预算、政府采购预算、政府采购编制审核同时进行。编制采购预算书要求采购预算项目内容细化，如所需采购仪器设备的种类、单价、数量、资金来源等，合理确定采购批次和方式，充分利用现代化财政系统的计算机网络优越性做到定性与定量相结合，提高预算准确度，降低成本，提高采购效益与效率。

4.加强采购队伍建设，提高采购人员的素质。

科研事业单位要注重采购队伍建设，加强政策法规相关的培训。单位采购工作应由专业化的工作人员来负责，采购人员的素质关系采购的质量及水平。采购人员招聘应采取考试和考核相结合，兼顾采购人员的政治素养和道德修养，合格人员进行岗前培训，岗后需定期培训，掌握新的政策、法规，组织调研学习，交叉检查，培养新型的采购人才，才能及时纠正业务上的技术错误，减少经济损失和国有资产流失。平时培训还包括单位领导、财务人员、监督管理人员、审计人员、监察人员等相关人员进行培训，使各岗位人员承担工作岗位职责。单位的各级管理人员要积极深入参与相关培训共同营造良好的文化氛围，提高员工的道德素质，节约成本和高效利用资源。

5.建立健全物资采购管理监管机制，促进廉政风险防控机制建设。

监管机构是科研事业单位物资采购工作规范运行的重要保障。科研事业单位的财务部门、采购部门、验收部门、审计部门、资产管理部门、监察部门之间共同配合形成有效的监督机制；建立采购领域中供、需、监三者相互牵制、相互制约的制度，包括采购计划、预算编制、合同审核、采购执行、资金支付、统计、质量监督、档案管理等不相容职务相分离的管理制度[4]。财务部门要加强合同监控，对各种凭证审查核实，对采购项目实施有效的跟踪，制定完整财务报告反映科研事业单位采购的规模和资金使用更有效地管理和监督采购预算资金。监督机构要对采购过程设立从资金上、行政处罚上给以惩罚，加大采购人员的违法成本，提高采购资金的使用效率和采购的透明度，促进科研事业单位的廉政建设。

6.加强物资采购绩效评估理论，建立规范化的物资采购绩效评估制度。

科研事业单位的物资采购行为对科研的发展起着重要的作用，要建立规范、有效、节约的绩效评估制度。通过学习国内外先进的理论和经验，结合本单位的实际情况，制定统一的原则、标准和程序作为基本规范，把物资采购的绩效评估纳入《政府采购法》，以法律、法规的力量促进和完善物资采购评价制度。引入内外评估主体，内部评估部门包括采购部门的自我评价和领导层对采购部门的评价，外部评价部门包括中介机构、专家、社会公众。一个单位的采购部门由多个评估主体参加考核，绩效评价更加有效，有利于建立规范化的绩效评价制度。

7.完善供应商评价体系，加强供应商的资格审查和监督管理。

科研事业单位要根据《政府采购招标法》，对供应商进行资格预审，先提交资格、资信材料，审核通过再提交标书。建立供应商资源信息库和评价体系，包括议定价格指标、质量体系认证指标、产品合格率指标和历史合格率、订货周期、运输方式、售后服务的效率、供应商的生产能力、产品研发能力、经营状况、资产负债率等[5]。采购部门根据供应商的这些信息筛选出信誉好质量好，供货能力强的供应商提供物资，提高了物资采购效率，减少经济损失。事业单位有责任对供应商进行监管，监管机构要对价格进行抽查、核实；组织评审委员会公开对供应商评审，监督物资采购整个过程；采购结束后请质量监测机构对物资进行验收，根据质检报告进行入库，这样就可采购物美价廉的适合单位所需的物资。

物资采购业务是财务管理一个复杂的工作，科研事业单位要针对采购过程中存在的问题进行分析，采取相应措施，杜绝暗箱操作，提高采购效率，降低成本，总结经验，营造良好文化氛围，促进科研事业单位的采购工作健康发展，有效地加强廉政风险防控机制建设，更好地为社会服务。

[1] 孟晓燕, 欧阳沙郴. 科研事业单位政府采购政策与执行问题研究[J]. 热带农业工程, 2012(1):70-72.

[2] 刘静. 水利事业单位政府采购管理与执行有关问题探讨[J]. 行政事业资产与财务, 2014(1):54-55.

[3] 王宏星, 冯雪芹. 事业单位政府采购管理中存在的问题[J]. 中国农业会计, 2013(11):,54-55.

[4] 张梅. 浅议科研事业单位政府采购预算管理[J].中国政府采购, 2013(6):49-50.

[5] 赵学文. 事业单位政府采购问题解析[J]. 现代商业, 2012(24):175-176.

Talks about scientific research institution’s supplies purchasing management from the perspective of internal control

LIN Rui-qin

(Tropical crop science research institute of Fujian province, Zhangzhou Fujian 363001,China)

With the increase of fiscal funds and the expansion of supplies purchasing business in scientific research institution, problems and risks during the purchasing process have arisen. According to January 1, 2014 implementation of the administrative institutions internal control standard (trial), accompanying the analysis of problems and reasons which are existing in supplies purchasing activities control of scientific research institution, suggestions are put forward to regulate the execution of supplies purchasing work in the scientific research institution which include strengthening the construction of internal control system and the government purchasing budget, improving capabilities of the purchasing staff, establishing and perfecting the supervision mechanism of supplies purchasing management, etc.

Scientific research institution；Supplies purchasing；Internal control

F276.1

A

1673-1417（2014）03-0044-04

10.13908/j.cnki.issn1673-1417.2014.03.0010

2014－07－17

林瑞琴（1972—），女，福建漳州人，会计师，研究方向：财务会计。

（责任编辑：马圳炜）