固定资产投资项目档案工作管理模式探索

◎上海机电工程研究所 刘丽丽

近年来，随着固定资产投资项目的不断增加，基层单位档案管理的重点已转移到项目档案工作上，如何确保项目档案完整、准确、系统和有效，是项目档案工作面临的紧迫问题。项目档案的形成过程周期长，贯穿于项目建设的各个阶段，涉及到设计、施工、验收等不同单位和大量供应商。为此，应从系统工程的角度出发，研究和分析项目档案工作的现状，强化项目档案管理体系的建设。

一、项目档案工作的特点

项目档案是指固定资产投资项目在提出、立项、设计、施工、竣工，以及配套工艺设备仪器申购、研制、安装、调试和经费使用等过程中形成的具有保存价值的文字、图样、表格、声像、照片、电子文件等各种形式与载体的历史记录。

固定资产投资项目具有以下特点：有明确的建设目标、有建设周期的限制和投资规模的控制，实施中有相应的国家法规、政策和要求的约束，投资风险性大，管理复杂。正是这些特点决定了项目档案工作的特殊性。固定资产投资项目档案是项目建设过程中形成的重要原始记录，具有成套性、专业性、动态性等特点。而项目档案工作则是确保档案收集完整、准确、系统和有效的管理性工作，其特点是涉及面广、指导性强、持续周期长、管控难度高、协调量大、档案验收要求高等。针对项目档案工作的这些特点，考虑档案部门在航天企业中的地位和作用，做好项目档案工作难度很大，必须采取一些应对措施，并形成适合自身需要的项目档案工作管理模式。

二、项目档案工作管理实践

1．确保领导重视

项目档案工作不同于基础性的综合档案管理工作，但却是综合档案管理水平的一个缩影。由于项目档案强调完整、准确、系统和有效，强调与项目建设同步进行、同步发展。因此，领导重视十分关键，措施到位十分重要。对于国有企事业单位，应将项目建设的年度工作目标纳入到单位年度工作总目标和主要措施中加以实施。定期召开领导办公会和专题会议，对项目建设中的重大问题进行协调，及时沟通信息，检查进度。对关键节点、重点建设项目和设备，分管领导应亲临一线，现场解决实际问题，确保项目建设与项目档案工作同步发展。

将项目建设纳入责任令组和责任目标进行管理是领导重视的具体表现，这一措施使项目建设年度目标明确，责任落实到位，便于加强项目建设的组织实施和计划安排。有关部门对责任令完成情况定期进行检查和考核，年终进行综合评定，对完成出色的给予表彰和奖励。档案部门负责人应成为责任令组的成员之一，负责归口实施项目档案工作，组织协调项目档案工作中存在的问题，并督促档案工作控制措施的执行，检查档案工作是否纳入到项目建设管理计划和工作程序。

同时，为了促进项目建设和档案工作的开展，应对表现突出、工作量大、责任心强的业务骨干实施奖励。同时，向预立卷部门发放一部分专项调控经费，给业务部门充分的自主权，并根据参与人员的业务量合理分配。

2．完善制度建设

项目建设和项目档案工作都需要建立健全组织机构，搭建起一个从上而下、脉络清晰、职责明确的管理平台。2 个相对独立的组织机构应做到有机结合，才能使项目档案工作融入到项目建设过程中，并保持同步发展。一般应在成立固定资产投资项目领导小组和技改办公室的同时，成立项目档案工作领导小组和工作小组，档案部门负责人和主要预立卷部门领导都应成为相应机构的成员。通过这样的组织平台，项目档案工作作为项目建设的一个重要组成部分，已深深融入到项目建设中，使档案部门能及早地介入项目并了解项目建设情况，大大促进了项目档案工作的深入开展和档案部门双重职能作用的发挥。

同时，为了使项目建设过程有章可循，确保项目建设有序、受控和按预期目标完成，并防止界面不清可能造成的推诿扯皮现象，应建立健全项目建设和项目档案管理规章制度。例如，建立固定资产投资项目管理办法，明确组织机构的职责和关系以及各业务部门的职责，项目建设的总体要求和考核奖惩措施等，并将文件材料预立卷和归档工作纳入到各业务部门的职责中；作为支撑性文件，应制定项目文件归档实施细则，规定项目档案实行的管理体制、控制措施，重点细化各预立卷部门在建档过程中的职责、接口关系、归档要求、归档范围和归档时间等。应制定设备仪器管理、合同管理等实施细则，在重点规定自身业务的同时，注重上下的协调和接口关系。

3．建立信息通报制度，加强节点考核

在项目建设和项目档案工作中，沟通十分重要，有了信息源，档案工作才能超前控制，与项目建设同步进行。可通过定期召开调度会，沟通信息，暴露薄弱环节，制定对策，调整计划。档案部门通过会议能够掌握整个项目的进展程度，了解设备仪器的签约和到货验收情况，对业务部门进行预立卷指导。

重计划、重奖惩是项目建设和项目档案工作向前推进的有效手段。在计划节点的控制下，抓住重点和难点，长线与短线交叉进行，分步实施；按月细化项目、分解任务，按月实施计划检查和考核，实行动态管理，考核结果体现在各部门月度考核系数上。对项目档案工作来说，文件材料收集和整理情况、归档工作是否及时、部门之间配合是否密切、业务检查和指导是否到位、文件材料是否能及时提供利用等都应成为考核内容。

4．落实“三、四、四”管理

“三纳入”、“四参加”、“四同步”管理是确保档案收集完整、准确、系统和有效的控制措施。就“三纳入”而言，如果项目档案工作得到了领导的重视、措施到位、制度完善，“三纳入”的要求应能够实现。这是顺利开展项目档案工作的基础，是整个单位项目档案工作一盘棋的前提，各级档案部门都应重视这一点。

在“四参加”方面，档案部门除了应定期参加项目调度会外，在项目可行性论证和初步设计阶段，专兼职档案员应参与其中，收集整理各阶段的文件材料。在项目建设过程中，兼职档案员负责跟踪收集各类材料，专职档案员督促和检查预立卷情况。重要环节是，专职档案员应多参加任务书、设计方案、合同、设备验收等评审会，对形成的文件材料深入把关，并掌握项目进度。

在“四同步”方面的重点是非标设备。在制定计划时就明确非标设备应形成的文件材料；检查非标设备建设进展情况时，着眼于文件材料的收集齐套性和是否符合归档要求。在非标设备验收时，专兼职档案员参加会议，根据归档范围要求全面检查文件材料完整性和符合性，并给出完整性意见。

5．重视队伍建设

项目档案队伍的配备直接影响项目档案工作的好坏，各单位应该配备经验丰富、责任心强、经过项目档案培训的专兼职档案员。兼职档案员应是直接参与项目管理的人员，才能确保文件材料收集完整、准确、系统。例如，在基建工程建设中，项目管理人员全程跟踪项目，从项目前期准备、立项、设计、施工到验收，对各个工作环节熟悉，对形成的文件资料十分清楚，按照归档范围要求开展收集、积累工作，这样的兼职档案员将在项目档案工作中发挥重要作用。

专职档案员的业务能力和责任心决定了其对预立卷部门业务监督、指导作用的发挥，也影响到项目档案文件材料完整性和质量。所以，专职档案员应提高自身的业务水平，加强培训，摒弃预立卷部门移交什么、档案部门就归档什么的观念，主动参与，并与兼职档案员密切沟通，逐步掌握项目建设中文件材料形成的规律和特点，对接收的文件材料严格把关，才能进一步保证归档材料完整和文件的质量。

项目档案工作是固定资产投资项目建设过程的重要组成部分。开展固定资产投资项目档案工作管理模式的探索与实践，就是要从管理上加强项目档案工作，使之更加规范化、科学化，以使项目档案工作真正做到与项目建设融为一体、同步发展，最终确保项目档案的完整、准确、系统和有效。▲