对县级档案馆档案征集工作的认识

姜晓江

档案是档案馆赖以生存和发展的物质基础，档案的收集工作，历来是各级各类档案馆特别关注的首要问题。而档案征集，作为档案收集工作的有效补充形式，是不断扩大和丰富馆藏的重要手段，是档案资源建设的重要途径，也是档案馆的重要职能。但由于多种原因，社会对档案的征集工作认识不够，造成目前许多珍贵的档案仍散落在社会上，特别是个人手中。笔者认为，要想正确开展档案的征集工作，需要弄清以下几个方面的问题：

一、县级档案馆档案征集工作存在的问题

从档案业务指导角度看，缺少上一级业务指导机关具体的、规范的、有指导性的、可实际操作的征集工作程序、方法以及规章制度。缺乏可供参考的，档案征集工作理论研究成果及国内外档案征集工作经验等。县级档案征集人员由于缺乏理论指导，在面对种种问题和矛盾时，只好无奈地选择退缩。

从技术角度看，缺少对档案资料的鉴定技术和保护技术。档案征集首先遇到的问题就是每一份档案资料的真伪，其次才是珍贵程度及其在馆藏中的地位。散存在民间的档案资料种类庞杂，材质多样，形式不一，数量众多，有的年代久远，再加上我国民间历来就有对珍贵的档案资料作伪复制的陋习，光凭工作人员的直觉去判断真伪，是极不可靠的。基层档案机构缺少一个由多方面专家学者组成的鉴定专家队伍，及现代化的技术鉴定手段，缺少对珍贵档案资料保护的能力。对征集上来的档案资料，有的需要及时进行托裱、修复、清理、去污等技术性处理，否则将会造成二次损毁。这又是一项专业性很强的工作，作为县一级档案馆自身难以解决。这个问题多年来也一直困扰着基层档案馆征集工作。

从组织机构角度看，缺少专门的征集机构和从事征集工作的骨干队伍。一般的县级档案馆在最初机构设置时就没有设置征集部门，其业务由管理科负责，征集工作虽然属于接收工作的范畴，但与单纯的接收相比，又有其明显的区别。再有就是多年来上级主管部门缺乏对征集人员进行全面系统的业务知识、能力、技巧的培训，更没有组织过外出学习考察和经验交流活动。没有选拔培养出能够攻破“征集难”这个坚固堡垒的骨干队伍。这个问题是造成征集工作没能持之以恒地开展下去的重要因素。

从征集工作对象角度看，他们缺少对档案馆和档案征集工作的了解。档案征集工作的对象是全社会各个组织机构和各阶层人士，有时还要涉及境外的国家和地区，他们对档案馆的工作性质、保管条件、馆藏情况、档案征集的目的、工作方法、工作程序以及双方的权利义务、法律保障等了解很少。征集工作在其人生中和他所生活的环境中的影响事先无法预测。因此他们在心理上难以产生积极响应号召的强烈冲动。

二、解决问题的对策和建议

（一）县级档案馆需要解决的问题

1、成立由主要领导任组长的档案征集工作领导小组和档案鉴定领导小组，专门负责档案征集工作，确保档案征集的顺利开展。

2、明确一个部门负责档案征集工作，由该部门指定专人负责档案征集的日常工作。为配合完成多种形式的档案征集工作，配备照相机、摄像机、录音笔等设备，为征集工作提供物质保障。

3、保证档案征集经费。

（二）需要上级主管部门协助解决的问题

1、成立档案征集工作鉴定小组和档案技术保护小组，负责县级档案征集人员业务培训和指导，协助做好档案资料鉴定和保护工作；

2、制定档案征集工作指导手册，或编印档案征集工作教学教材，供县级档案机构学习使用。

3、依据《档案法》制定对文物市场中档案自由买卖的管理规定和实施细则。

（三）档案征集工作人员应做的工作

1、建立健全档案资料征集台账，对征集上来的档案资料进行分类登记。在登记时文书档案要详细填写档案资料的来源、地点、时间、被征集人姓名、性别、职业、完好程度和规格，是复制件的要特别注明。实物档案要详细填写材质、名称、完好程度、外部特征、外形尺寸，特别珍贵的还要标明重量。图书及装订成册的资料要详细填写出版年代、出版社名称、实际页数、插图页数和颜色、制作技法。照片档案要详细填写规格、时间、所有人物或主要人物的名字、职业、职务、时代背景、完好程度。通过详细登记，其目的是使征集人员对其加深认识和了解，从中发现更多有价值的信息。

2、建立《档案征集线索登记簿》、《来人来信来电登记簿》，征集人员要千方百计寻找线索，对已获得线索要详细登记并对其进行整理分析，根据线索做出大致的判断，制定征集工作计划和工作方法。

3、制定征集工作人员工作制度。

4、制作《档案资料接交文据》和《捐献协议书》。这是档案资料产权变更的重要凭据，前者明确填写捐献档案的种类和数量，后者明确了双方的权利和义务。

5、设计制作奖励证书和奖牌。

6、制定《档案资料征集工作实施细则》，细则中应主要包括档案资料征集范围、种类、工作程序、征集方法、奖励办法、联系方式。它是征集人员工作中遵循的行为准则，要随着实际情况的变化及时修改。

（四）征集范围和内容

关于征集范围的确定应该把握以下几个要点。一是要征集档案馆应该有而没有的；二是与馆藏档案相关的；三是青少年爱国主义教育基地举办各种专题展览所需要的；四是普通市民百姓在日常生活中长期积累能反映社会变迁的比较系统的档案资料；五是为满足社会不断发展需要的；六是本馆认为对本地区有潜在作用的；七是本馆辖区内过去产生的人们日常使用的所有档案资料。

对新中国成立以前历朝历代和新中国成立以后各个不同历史时期所散失、散存的，反映地方特色，地方政治、经济、文化等方面发展，体现地方时代风貌的，具有一定保存价值的档案史料、照片、影像、实物等均列在征集范围。如：历任的党和国家领导人（或外国领导人来我国）、省级以上党政军领导同志及相当级别的民主党派和工商联负责人、无党派代表人士等来县视察工作时形成档案及使用过的实物；各个历史时期各行各业知名人士，在生活、工作中形成的；各个历史时期的重大活动、重大事件、名店、名品、社会生活风俗、人文地理、自然风貌、建筑艺术、文化艺术、民族宗教等等。

档案被征集进馆时，对进馆档案质量先不做具体要求，档案馆将征集到的档案登记造册妥善保管。

（五）灵活运用各种征集方法

征集的方法有广泛征集、专题征集、入户征集、函电征集、网上征集等，无论采用何种方法，最终都要通过接受捐赠、复制、复印、拍照、交换、购买、寄存等方式，达到获取档案资料的目的。

（六）依法开展征集工作

依法开展征集工作，是既能合理合法地达到目的，又能规避可能出现的风险的行为。

1、征集工作程序要合法。

档案馆及其工作人员开展档案入户征集时，要做到每次不少于2人，且主动出示证件，做好工作记录。详细向物主介绍档案征集的目的、意义、方式方法、工作程序，认真了解档案来源，仔细查阅档案现状，详细填写档案登记册，初步判断真伪及其价值，客观地做出评价。定期集中向征集领导小组汇报达成初步协议的情况，提出具体的意见。征集人员将档案资料进行登记后及时移交给档案馆。

2、褒奖制度要合理。

合理的褒奖制度，是推动征集工作顺利进行的重要措施和手段。按照《档案法》的规定，应当制定符合本区县实际情况的奖励制度，并随着社会形势的发展变化，及时修改。

必须公开承诺的是：

①凡是“向国家捐赠档案的，档案馆应当予以奖励。”

②凡是“向档案馆移交捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。

（作者单位：北京市延庆县档案馆）endprint