农民培训工作档案的建立与功能——以杨凌职业技术学院为例

杜慧玲

(杨凌职业技术学院 继续教育与培训学院,陕西 杨凌 712100)

农民培训工作档案的建立与功能
——以杨凌职业技术学院为例

杜慧玲

(杨凌职业技术学院 继续教育与培训学院,陕西 杨凌 712100)

随着我国“城镇化”进程的进一步推进和党中央对三农问题的高度关注，省级部门对农民培训的力度愈来愈大，并呈现出良好的势头，成为新农村和城镇化建设的重要抓手。因此，将农民培训工作中的原始文件资料进行整理、加工、归档，进而开发和使用，对于进一步搞好新时期农民培训工作，推进农村成镇化建设具有十分重要的意义。

农民培训;档案;使用

一、农民培训工作建档的缘由

随着我国改革开放的进一步推进和党中央对三农问题的高度关注，省级部门对农民培训的力度愈来愈大，并呈现出良好的势头，成为新农村建设和城镇化建设的重要抓手。

几年来，笔者通过参与杨凌职业技术学院对农民的培训工作，深深感到农民培训工作内容丰富、涉及面广，可圈可点的东西太多了。但是，有一点就是文件资料相当丰富，需要及时整理、归档的工作量大。他们是搞好农民培训工作重要的宝贵资料。这几年农民培训工作之所以成功、顺利，很重要的一个方面就是对培训资料文件进行建档、管理和利用。就是及时对培训活动过程中形成的档案文件进行收录、建档、管理、利用。

二、农民培训档案建档的基本内容

实践中我们认识到，农民培训档案的建立，应该是伴随培训的全过程，这样，可以为今后农民及培训工作的开展和档案利用打下良好的基础。由于建立农民培训档案的内容范围涉及全省有关市、县、乡镇，农村群众参加不同的培训专题，所以，在档案建立(设)方面和侧重点也就有所不同，建档时，主要从以下几方面着手。近两年来，已建档的数量和类型见(见表1)。

(一)建立培训管理资料档案

培训管理资料包括国家有关部委、省级有关厅局关于农民培训的文件、培训承办单位、培训实施方案、培训计划、培训形式、考核方式、评分标准等。

(二)建立师资队伍档案

培训师资强弱是培训质量高低的关键所在。因此，我们在培训前，依据有关文件要求和培训专业需要，依托杨凌职院悠久的办学历史、先进的教学设施、强大的师资阵容，选拔相关专业既有扎实的理论基础、又有丰富实践经验、特别是有培训工作、农村工作经验的老师担任培训教师。将其基本资料信息包括姓名、专业、研究方向。培训经历、培训手段、联系方式等输入数据库，建立培训教师队伍库，经过多次培训，不断选拔、充实、淘汰、更新库内人员。

(三)建立培训教材、讲义档案

培训教材档案包括纸质、电子版讲义、幻灯片、PPT等形式以及与课程相关的其他资料，如案例、讨论、表格等；其中既有正式出版的教材，又有根据培训要求专门编写的讲义、大纲等，这些教材、教案(讲义)在培训前必须到位，由有关工作人员按照要求购买、检查、打印、制作等，在培训班开班之前，发给参加培训的学员。留作档案的教材、讲义单独装订，作为培训档案的一部分。

(四)建立培训对象档案

能否按照文件要求确定合适的、具有代表性和带动型的培训对象，同样关系培训的质量和效果，关系人力资源开发的成败。在培训工作的实践中，从参训人员的身份界定、要求、他们的基本信息、培训意愿、希望达到的目的，到参训人员的回执、报到表、培训上课考勤表、培训班理论和实践考查考试成绩、外出调研调查、实习报告、创业计划书、考试试卷等，都隶属于培训档案的范围。在整个培训期间，随着培训进程随时整理，随时归档。

(五)建立特殊培训项目培训档案

国家针对农村劳动力转移培训的一系列不同项目培训，如阳光工程培训，该项目由政府的农业和财政部门共同组织实施，它涉及面宽，范围广、影响大，对这项工作的建档要按照省部的统一要求，统一格式、统一时段进行，在这个前提下，建立起的档案规范有序，实事求是，经得起上级领导的检查和时间的考验以及档案记载和培训对象事实反馈的一致性。

(六)建立工作档案

培训结束后要进行培训效果评估，要对本次培训课程进行总结，学员的反馈、培训工作存在的问题以及改进措施等。学员满意度调查、征求培训教师意见、征集建议、反馈本次培训结果、学员提交的评估资料整理归档等。

(七)纸质档案和电子档案兼容

随着网络全面进入到办公领域，传统的纸质档案很多已被电子档案取代。但是，纸质和电子档案也有各自的优点和局限性。因此，在长期的工作实践的过程中，一般采用二者兼容的形式，发挥不同形式的特长，起到相互补充的作用。

表1 2010-2013年农民培训档案的建立情况

三、农民培训档案的管理工作

(1)编辑装订成册，使之整齐划一。将以上应该分类的档案归类整理，按顺序装订成册，编上页码、目录、做上封面，整齐划一，以后培训时，需要参考哪类哪份档案、数据，即可按照分类便捷地检索利用。

(2)编目制作标签，使用专柜存放。装订成册的档案按时间或者培训项目分类，编目后贴上标签、专柜存放，并由专人管理。

(3)指派专人管理，工作相对固定。承担培训档案管理的人员一旦工作调动或调换，则须向继任交接清楚，这样可使整个工作衔接起来，不致于因换人而中断。

(4)需要使用档案，办理借阅手续。整理、编辑、编目成册进入文书档案室的培训档案和其他档案一样，目的是为了今后的利用。在管理过程中，需要使用档案时，按一定的要求须完备借阅手续，用后立即归还。

四、农民培训档案的基本功能

通过近几年来农民培训档案的建立管理等工作，杨凌职业技术学院继续教育与培训学院逐步摸索出一套为农村劳动力培训服务的方式方法。

(1)明确对培训档案建立的认识，增强建档的自觉性。几年的学习和工作实践大大增强了笔者对档案工作、特别是对农民培训档案建立、管理和使用工作的认识，从而坚定信念，更好地服务于三农工作。

(2)建档的重要目的之一是为了使用。近年来，我们在培训工作中，不断总结、完善、使用档案，据统计，杨凌职业技术学院整理的培训档案平均利用率大约在73%左右，2010—2013年三年间培训档案的利用情况见(见表2)。

从表2可以看出，三年来培训档案整体利用率为72%，个别方面的资料利用率或高或低，是根据实际工作需要进行检索利用的。表中所涉及的利用率也就是说表中的使用情况数据是剔除重复借阅情况的真实资料册数，而不是使用的资料册次。

表2 2010-2012年农民培训档案的利用情况

(3)培训档案可以为部门和个人年度工作考核提供重要依据。档案是工作的积累或者说是记录，随时可以用到。如平时上级的统计报表等类似情况需要的有关数据，就是来源于档案；同时，个人的工作量(成绩)也可以通过档案体现出来。

(4)培训档案为农民服务，用建档改变农民的无序习惯。以往的培训，很多农民没有很好的自我约束习惯，以自己家庭工作为中心，想来即来，想走即走。上课培训也是这样，坚持不下来，对完成培训任务、提高培训质量影响较大。建立培训档案如报到册、考勤表、点名制度以及培训回执(即培训结业后向推荐单位反馈培训对象的培训情况)后，这种现象迅速改观。

(5)通过培训档案，迅速找到适合培训主题的培训教师。近来来，培训任务繁重，涉及面较广。由于建立了系统的培训师资数据库，大大节约了寻找培训教师的时间，一旦新的培训任务下达后，即可直接从师资队伍数据库里确定合适的培训师担任相关的培训，方便快捷。

(6)在工作中不断提高、完善建档和管理水平。在近几年的培训工作实践中，笔者一直注重建档和管理水平的提高，除了学习他人和其他单位的先进经验之外，杨凌职业技术学院继续教育与培训学院对从事档案工作的人员予以相对固定，参加有关业务培训，多方面提高其业务水平，以便更好地做好这项工作。

[1] 杨云媛，黄春杰，杨国华.浅析加强农民教育培训机构档案管理规范化[J].天津农林科技，2012(4)：37-38.

[2] 白雪香.农民工培训档案管理问题探讨[J].吉林农业，2012(9)：17.

[责任编辑、校对：东艳]

Establishment&FunctionofFarmerTrainingFiles

DUHui-ling

(Continuing Education and Training College,Yangling Vocational and Technical College,Yangling 712100,China)

With the further urbanization in China,the central government has given more concerns about agriculture,farmer and rural area. Provincial government has also strengthened trainings for farmers,which presents good situation and becomes necessary and importance of new rural construction and urban development. Therefore,it is very important to sort out,process,file,develop the original archives so as to use them conveniently for training farmers in a new age and enhancing rural modernization development.

farmer training; file; use

2013-05-17

杜慧玲(1972-)，女，陕西铜川人，经济师，从事档案工作管理研究。

G472.4

A

1008-9233(2013)04-0061-03