浅谈石化企业档案的收集工作

摘 要：档案收集工作是决定档案工作存在和发展的重要条件。石化企业在档案收集工作中，领导重视起到了关键作用；员工的档案收集意识强，企业完善档案归档制度，使档案收集内容不断丰富，确保了档案的完整性、真实性和结构的合理性。

关键词：档案；收集；归档

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录[1]。它包括各种文字、照片、底片、录音带、录像带、胶片、计算机磁带、软盘、实物等等。企业档案反映了企业的建设风貌，它包括企业的发展过程、生产经营、重要科技发明、重要会议、重大活动、重大建设工程、获得荣誉等真实的记录。

档案是很珍贵的、无价之宝。随着科学技术的发展，档案的种类众多，形式多样。如何做好档案的收集工作呢？却是摆在档案工作者面前的重要课题。所以，我们要根据本单位的实际情况，制定出更具体、更完善的各类档案的归档制度，归档办法和归档要求，便于实际工作中操作，收集的档案更全面、更深刻地多角度地反映出企业的历史真实面貌。

档案收集工作是决定档案工作存在和发展的重要条件。档案工作的对象是档案，没有收集工作，就没有档案；没有档案，档案工作将是无米之炊，也就谈不上档案整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等其他工作了。档案收集应力求完整齐全、结构合理。档案部门不能满足于按制度坐等接收档案，别人交多少就收多少，交什么就收什么，应采取各种有效措施，保证入室的档案系统、齐全、完整。档案室既要收集反映机关活动的文书档案，也要收集反映生产科研和各种专业工作的科技档案和各种专门档案，收集纸质档案外，还应收集各种特殊载体的档案。

企业档案的收集工作是企业档案信息资源建设的一项重要工作，企业档案的有效收集是做好其他管理工作的基础。收集工作的到位不到位，做得怎么样，直接影响到企业档案管理的质量，进而影响到企业档案信息的有效使用和企业经济效益的提高。那么如何做好石化企业档案收集工作，注意以下几个问题：

1 领导重视是企业档案收集工作的关键

企业档案是企业生产经营活动的真实记录与反映，是企业成功与艰辛的真实写照。企业档案里有大量、充分而准确的信息，是我厂决策所必需了解和掌握的。企业档案工作为企业质量管理提供科学依据，也为企业技术创新提供必要的技术数据。如我厂烷基苯技术改造工程和脱氢装置扩能改造工程都是利用原来国外引进的技术和档案资料，使我厂成为亚洲最大的洗涤剂原料基地，也为我厂节约了大量的资金，也为企业创效益。

争取领导支持，为档案工作提供有力的保障。档案部门要加强有关档案工作法律、法规的宣传，让主管领导了解档案工作的重要性。石化企业将档案工作列入领导办公会讨论内容，档案部门领导参加重要会议，让各级领导了解档案工作的重要性及其在整体工作中不可或缺的地位，使我们的工作得到认可和支持。比如：我厂规定每个工程项目开工之前必须交工程款10%的抵押金，工程完工，工程竣工档案交给档案部门之后才能还给施工单位，这有利地保证了工程竣工档案的收集。

企业领导重视档案才能加大人力、财力、物力的投入力度，尽快实现管理手段的自动化、现代化，也档案室的档案保管条件上水平。

2 提高整个企业员工的档案意识

档案意识不强，重建设，轻档案的思想意识普遍存在。档案工作是“对历史负责，为实现服务，替未来着想”的一项非常重要的基础工作。只重视工程建设，轻视工程资料归档，对档案的完整性认识不够，致使收集工作遇到了很大困难，档案的完整性、系统性大大降低。

工程建设项目立项时，就明确项目的档案管理由谁负责，负什么责任，将纳入到有关部门职责范围。项目档案的收集应该项目设计同步进行，档案工作人员要加强业务指导，从源头上把好关。接收档案前，根据事先制定的归档范围，仔细阅读该项目的任务书或合同书，从整体上检查该项目的收集材料是否符合归档要求，哪些部分缺陷不全；还应形成哪些文件材料，有无其它载体档案；对材料不全的则促其补交，从而达到该项目档案材料收全。档案部门从工程开始就要积极介入，做到工程建设开始与档案管理同步，要了解工程资料形成的全过程，深入现场参加设备开箱，并帮助指导施工单位在工程竣工前做好竣工资料的立卷工作。

要做好档案的收集工作，要加大对档案重要性的宣传力度，增强全员档案意识，按照企业档案分类规则及管理标准进行收集、整理、归档。无论是专业档案人员还是企业有关人员都能从不同的角度关心和支持档案收集工作，便企业所有员工认识到自己既是档案的形成者又是档案利用的直接受益者。部分人认为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台用完就算了，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或部门保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案失控或流失。照片和底片需同时归档，影像需要文字说明，如果不及时归档，日后就是摄像人员自己也难以追忆齐全和准确。

3 不断丰富馆藏，确保石化企业档案的完整性和真实性

石化企业档案工作是为石化企业生产经营服务的，档案馆藏越丰富、珍贵、完整，就能为石化企业的生产经营、科研开发提供丰富而准确的有用资料。为了丰富馆藏，专业档案人员应该在收集工作中持有积极的态度，不能满足于坐等接收档案。

各部门也设立兼职档案员，建立强有力的档案管理网络，层层把关，防止档案资料散失，将档案管理纳入目标考核。档案工作纳入到全厂的工作计划和目标管理责任制中。采取灵活多样的收集归档形式，应采用集中收集与捕捉信息随时收集、零散收集相结合，定期收集与不定期收集、针对需求重点收集相结合等多渠道、多途径有点有面地开展档案的收集工作，及时督促承办单位及时整理归档。

档案人员做到嘴勤、手勤和腿勤，当领导外出开会回来，积极主动上門收集重要会议资料，在重大会议和重大事件发生后，马上到主办部门收集资料，保证档案资料的完整，避免档案的缺失。同时档案人员在有较强的责任心和使命感，热爱档案工作，对自己的工作认真负责。

4 完善石化企业档案归档制度

随着企业的不断创新，企业的不断调整，健全的制度是收集管理工作的依据和重要保证，归档工作都能在制度的约束和专业化的指导下进行。各企业应根据《档案法》、《辽宁省档案管理条例》等相关法规、条例，结合自身的行业特点，制定相应的石化企业《档案管理办法》、《档案人员岗位职责》、《企业档案归档范围》等规章制度，形成制度约束机制，才能保证归档文件的数量和质量

企业的发展离不开档案，做好档案工作必须重视档案资料的收集工作。抓源头、抓基础、扎扎实实、坚持不懈，持之以恒的做好档案的收集，是确保档案连续、完整、真实和有效，确保企业可持续发展和经济效益的提高的关键。

参考文献

[1].王意恒. 机关文书与档案管理[M]. 辽宁：辽宁人民出版社，1999： 171-174

[2].杨冬青. 试论企业档案收集的重要性[J]. 中国档案，2002（增刊）：90

[3].杨小红. 企业档案与专门档案管理[M]. 辽宁：辽宁人民出版社，1999：102-103

[4].佟燕城. 加强特种载体档案的收集管理和开发利用[J]， 中国档案，2002（增刊）：134-135

作者简介

诸春花（1965-），女，朝鲜族，1989年毕业南开大学，图书馆专业，文学学士，职称：馆员，研究方向：基建、设备档案管理。