高校行政管理信息化探讨

王竞菲

（国立华侨大学公共管理学院，福建泉州，362021）

引言

目前，计算机信息技术已经被广泛地应用到人们生活及工作的各个方面，高校也不例外。信息技术使高校的管理工作发生很大变化，也对高校的行政管理提出了更高的要求。旧的高校行政管理模式主要靠手工实现，效率低。随着高校的不断扩招，各种信息量剧增，需要在校内各部门与校际间实现高效率的数据交换以及资源共享等，而旧的管理模式已很难适应高校的发展要求。近几年来，高校积极地引入计算机技术、网络技术，使行政管理不断呈现出电子化、数字化及网络化的趋势，逐渐解决了诸多管理方面问题。新方法的运用改变了旧的行政管理模式，极大提高了效率，但与此同时，在行政管理中也遇到了一些新的问题，例如，软件没有及时更新、信息化的管理意识淡薄等等，这些都需要管理者进一步的思考。

一、当前高校行政管理中存在的问题

（一）信息管理意识比较淡薄，工作效率不高

管理人员不善于利用现代的计算机信息技术提高工作效率，导致高校行政管理工作的信息化程度低。体现在以下三个方面：首先，高校的行政管理人员不太熟悉计算机技术，缺乏使用现代信息技术进行管理的意识。其次，行政管理人员不了解信息技术，不太懂得该如何更有效地利用信息技术为自己的工作服务，更不用说提出相应的具体需求。技术人员虽能熟练地运用信息技术，但对行政工作不熟悉，也就很难独立地开发出与实际需要相符的信息管理系统。再次，有些行政管理人员早已经习惯传统的工作方式——使用纸张记录信息，即便有信息管理系统，当信息发生变化时，也还是习惯修改纸质的记录，而忽视了系统中相应数据的修改，由于没有及时更新，信息系统数据的准确性就降低了。

（二）信息不够畅通，数据共享率低

通常，高校中数据的统计工作会涉及到学校中的许多部门，在进行管理工作的过程中，几乎每个部门都需要用到其他部门的数据，然而，各部门依旧习惯立足自身考虑，较少从大局出发，较少顾及其他部门的需要，这样一来，既浪费大量的人力物力，又造成部门之间沟通困难，数据共享率低，当需要用到其他的部门信息时，又得采用最原始的手工操作，进行再次地查阅和统计，如此一来，加大了工作量，降低速度，且高校的行政管理信息数量庞大，光靠手工查阅工作量很大，若想获取学校内其他部门的信息则需要耗费更长的时间。

（三）不够重视数据保存和整理工作

高校的领导层一直以来都非常重视高校的领导与决策，这是高校行政管理的重要内容，更是核心的问题。在领导与决策的过程中，调查研究显得尤为重要。旧决策的历史数据对新的决策有一定的借鉴作用。但因为以往的行政管理工作信息化的水平和信息管理意识不高，更多地采用纸质保存数据，或者没有很好地保存原始数据。纸质材料容易丢失，历史数据信息缺乏规范整理，不易进行统计和利用，从一定程度上也影响了领导层的科学决策。

二、改善高校行政管理工作，提高信息化的几点建议

（一）高校重视

高校行政管理的信息化，涉及行政管理人员、设备、学校管理体制等诸多方面。可以说，它是一个复杂的社会系统。为了进一步提高高校行政管理的信息化程度，应将高校的管理信息系统与校园网络紧密结合。校园网是一种特殊的内部网，这需要运用内部网的技术、理念及方法，同时结合高校管理的具体特点来构建管理信息的系统，拓展管理与服务的功能，大幅度地提升行政管理的水平与实力。

然而，从目前正在使用的学校管理信息系统看，多多少少都存在着重硬件、轻软件的问题，以至于信息系统的功能仅局限于提供基本的服务，尚难以实现一个功能完善、实用简便的高校行政管理信息系统。对于各个部门之间信息的交换、共享、帮助也十分有限。为了充分保证高效管理信息系统正常的运行和不断的发展，首先高校需要建立专门的机构，配备专职技术人员和不断投入的经费用于系统的连续建设，与此同时，还需调动行政管理人员应用的积极性。这些都需要学校领导的高度重视，才能真正地落实好，也才能全面地实现行政管理的信息化。

（二）提高管理人员的素质

学校加大投入，培训行政管理人员，全方位提高他们在信息意识、信息知识及信息能力等方面的素质，提升信息化管理水平。行政管理人员要不断加强学习，与时俱进。加强对行政管理人员的培养和培训，因设备不断升级和完善，管理人员对于操作系统的能力也需要有相应的提高，才能够适应新工作的要求。通过培训，行政管理人员不断地更新知识、更新观念、提高素质、增强能力，不断培养管理人员的信息意识，提高他们进行信息管理的能力，使他们能够在日常的工作、学习和生活中熟练地使用信息技术，潜移默化地学会运用信息技术，及时地跟上信息高速发展的步伐。其中信息管理意识的培养尤为重要，这让行政管理人员从不愿用到觉得方便、好用，并慢慢地从传统的纸质工作方式中解脱出来，最后到主动的地适应信息技术的发展，将它运用到各自的管理工作中。

1.增强信息意识

高校行政管理部门是各种信息汇集的场所，目前信息传播便捷度和管理信息化水平不断地提高，相应地对管理人员在信息意识方面提出更高的要求，需要他们对日常中纷繁复杂的信息有更敏锐的洞察力，以便从大量的信息中捕捉到与本职工作有关的信息。培训中可以通过案例、文件、会议等各种形式，描述目前信息化发展趋势和作用，以此增强高校行政管理者运用信息技术的意识。

2.扩充信息知识

这里提到的信息知识主要包括基本的信息知识以及计算机、网络技术等基本常识，同时需要行政管理人员能够了解信息的本质和特性，了解计算机的基本组成原理，掌握基本的网络技术等等。这些可通过定期或不定期的培训，以及工作生活的实践操作中逐步掌握。

3.提高信息能力

信息能力主要包括熟练运用现代计算机信息技术，尤其是使用各种网络工具（比如搜索引擎、网页浏览器、下载工具等等），熟练运用各种媒体（比如网络发布，电子邮件等），了解与本职工作有关的信息渠道。“工欲善其事,必先利其器”，这些技术熟练掌握了，才能更好地从各种信息中快捷准确地获取自身需要的信息，同时运用相关知识进行分析、筛选、加工、保存等等，从而达到高效地解决问题，完成本职工作的目的。

（三）制定科学合理的可持续发展的战略规划

高校的行政管理工作，有着自身发展规律，可从全局出发，制定适合其规律的信息化战略规划，并确保规划的整体性。这主要出于以下三个方面考虑，第一、高效行政管理涉及到人事管理系统、教务管理系统、学籍管理系统等诸多系统，信息化实施的过程中业务涉及面广，需要考虑数据编码和数据分类的统一问题，如果各个系统仅立足自身研发，使用各自的程序及数据，会导致资源浪费，工作重复且效率也不高，故必须保证规划的整体性。第二，高校行政管理的信息化须通过技术实现，整个工作过程与技术和管理都有一定关系，业务涉及面又广，涉及诸多职能部门。第三，随着经济环境、社会文化及教育政策导向不断地发生变化，高校的发展目标也呈现出动态变化的趋势，所以高校行政管理信息化的工作也得随着高校发展过程中不同阶段的不同目标的变化而做出适当的调整，制定出可持续发展的战略规划。

（四）基础设施建设

俗话说：“巧妇难为无米之炊”，抓紧基础设施建设，对于高校行政管理的信息化至关重要，需要加强与行政管理相关的信息化环境的建设。

1.加大硬件设施的投入

高校应加大对信息技术所需要的硬件设施的投入，为提高行政管理的信息化提供物质基础。计算机信息技术的飞速发展，对高校的硬件设施建设方面也提出了更高的要求，高校应该对行政管理相关的硬件设施不断地进行更新换代，以满足管理工作的更高需求。在搭建好硬件环境的前提下，安排人员对硬件设施进行日常维护，防止硬件的故障和老化，对行政管理工作造成不必要的影响。

2.建设综合信息管理系统

首先，利用数据库、计算机网络技术和信息技术，从高校行政管理工作全局的角度出发，考虑高校长期发展的需要，做好各个部门之间的协调工作，制定统一的标准和规范（如编码标准和信息采集标准等），整体规划、设计，建设高度集成的高校综合信息管理系统；同时建立基于数据库的决策支持系统，协助领导层进行决策。这些不仅有助于为高校的行政管理提供统一的信息化服务，而且有助于推动高校行政管理工作的网络化、信息化建设。

通过把计算机信息技术应用到各项管理工作中，提高高校行政管理工作的有序性、便捷性和高效性。行政管理人员平时须注意多积累资料，随时把相关的资料、数据整理录入数据库，及时更新数据库中的信息，保持数据库中资料和数据的适用性和永久性。数据库技术，特别是数据仓库、数据挖掘和联机分析处理技术可解决历史数据充分利用的问题。科学准确的信息可以通过对历史数据的挖掘和整理而获得，为领导层的科学决策提供重要依据。

高校行政管理部门可以通过综合信息管理系统及时地将有关通知、决定、会议精神等传达至相关学院或部门，打破时间空间限制，实现资源共享，及时做好信息的收发、处理、发布及传递，提高信息的畅通性，进行有效的信息服务，提高管理效能，保证高校行政管理工作有序、高效地进行。

其次，逐步完善并改良系统，及时更新升级相应的软件

高校的行政管理系统需要不断地建设开发，逐步完善，才能满足高校日新月异的发展要求。为了给行政管理人员提高很好的工作平台及技术保障，需要不断地改良和完善系统，及时更新升级相关的软件，不断增强系统的安全性和稳定性，这样才能提高数据处理能力，提高工作效率。

大多数高校都十分注重行政管理计算机信息化硬件方面的更新换代，却缺乏在信息技术软件方面的升级考虑。如果软件建设跟不上，高校行政管理水平的提高也会受到很大程度的影响。随着高等学校的不断发展，高校的合并和信息资源的整合，都在促进行政管理流程发生变化，而一套行政管理流程对应着相应的管理信息系统以及配套的软件，一旦管理流程发生变化，信息系统都需要进行相应的改良，而配套的软件也需要进行升级，否则会从很大程度上降低行政管理的工作效率。同时，综合管理信息系统的改良应统筹考虑，注意新旧系统的兼容性，避免出现新旧系统冲突，影响系统的正常使用。

结语

随着自动化办公、虚拟办公等管理方式得到越来越广的应用，加快高校行政管理信息化的进程，已成为高校发展过程的必然趋势。在我国高校行政管理信息化发展和完善的进程中，行政管理工作的手段和模式改善了，工作效率提高了，但与此同时，也仍存在一些问题和不足，在发现问题和解决问题的过程中，逐步地完善，寻找到最适合自身发展的新途径和新对策，从而进一步地加快我国高校行政管理信息化的进程。

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