高校教学秘书工作探析

潘 篪

（辽宁对外经贸学院，辽宁 大连 116052）

引言

教学秘书工作是高校教学管理的中心工作。教学秘书在教学管理中起着承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用，为教学工作服务，为本部门教师和学生服务，工作繁杂，责任重大。在实际工作中，民办高校的教学秘书还承担着行政秘书的工作，工作强度之大可想而知。教学秘书是各系部教学管理的主要力量，教学秘书的工作质量关系到各系部的教学管理工作质量，教学秘书是督促、检查、落实学校各项政策、目标、措施在基层贯彻执行的主要力量，它是教学管理工作的重要组成部分。

一、教学秘书岗位目前存在的问题

我国高校普遍存在着重教学、轻管理的现象，认为教学管理是事务性工作，不需要专业知识和技能，可替代性很强。教学秘书只是在做着机械的重复性的劳动。教学秘书工作量大、责任大、任务重；遇到突发事件多，精神压力过大；待遇差距大；教学秘书的工作缺乏培训和指导等，造成了教学秘书对待工作的积极性不高，以致影响到其自身发展。

教学秘书队伍建设被忽视。教学秘书岗位没有受到重视，工作任务繁重，缺乏主观能动性。部分教学秘书对所从事的工作缺少自豪感及不被认同、理解和尊重，造成一些教学秘书心理失衡，缺乏积极的职业发展目标，对工作没有热情，没动力、自信心不足、缺乏进取心和责任感，缺乏创新性和灵活性。同时，伴随高校招生规模的扩大，学生人数大量增加，在教学管理人员紧张的情况下，繁重的工作使得教学秘书疲于应付。

二、教学秘书的职责与定位

（一）教学秘书的定位。教学秘书工作首先应定位于服务。在工作中，教学秘书要摆正自己的位置。凡事力求做到位但不越位；主动参与各项工作，积极为领导出谋划策，但不决策。只有角色定位准确，才能当好参谋和助手。领导者的职责是进行决策，秘书在决策过程中，为决策者提供信息。教学秘书作为教学管理的第一线工作人员，是学校教学管理各项规章制度等的有利执行者，教学改革的促进者，同时还要有较强的政策水平，成为教学领导者的得力助手。

（二）教学秘书的岗位职责。1.协助、配合教学领导做好日常教学管理工作。2.多方沟通与协调工作。3.信息地传递工作。及时、准确地传达上级通知及安排，使教学工作井然有序。4.常规教学管理工作。理顺教学管理工作中的每一个工作环节是教学秘书的责任所在。5.档案材料管理工作。教学档案是学院改革发展的见证，是教师进行教学改革的重要依据，是检查系、部教学质量重要依据,是教师考核的重要参考。教学秘书工作关乎教学一线工作的顺利进行。教学秘书工作要力求做精、做细。

三、教学秘书的工作创新与效率的提高

（一）对教学秘书工作加强认识，尊重并重视教学秘书工作。目前，多数高校对教学秘书工作不够重视，表现在—教学秘书参观、交流、学习的机会很少，教学秘书的待遇偏低等，这都会影响他们创新工作的积极性。只有重视基层教学管理者的团队建设,不断改善基层教学管理者的薪资福利待遇，给予他们专业培训、职级晋升的机会等，切实做到工作上支持，生活上帮助，才能调动教学管理人员的积极性和主动性，为教学管理工作的开展创造好的氛围和有利的环境。特别是需要要把一大批具有硕士以上学历、思想政治素质过硬、爱岗敬业、勇于付出的优秀人才吸引到教学管理队伍中来,建立起综合素质较高的教学管理队伍。从各方面加强对教学管理工作的重视程度—让教学秘书参加教学管理研讨会；鼓励他们提高职称和学历；安排教学秘书参加高校组织的教学秘书培训工作，通过培训开阔视野，同时，将先进的教育教学管理理念，融入到实际教学管理工作中去，对于教学管理工作的有效提高将起到非常重要的作用。

（二）加强学习，不断提升自己。教学秘书工作属于管理学范畴。因此，教学秘书在日常的教学管理工作中，要学会用管理学知识来指导实践，注意按管理规律办事，同时还要加强各种办公软件知识的学习与运用，有效地开展教学管理工作，提高工作效率。只要以一种不断学习的心态从事工作，创新工作方法，增强自信心和工作成就感，使自己的能力得到提升，以适应学院的快速发展。

（三）通过服务创新，提高工作效率。作为学院的服务窗口，教学秘书要清楚自己的工作职责，努力提高服务质量和效率。要谦虚谨慎，真诚服务，不推脱，不浮躁，这样才能赢得的尊重，有利于更好的展开工作，提高工作效率。坚持“以人为本”的管理理念，实现管理与服务的有机结合。教学管理的本质就是服务，服务于教师，服务于学生。在实际工作中，要增强服务意识，做到管理与服务并重，将服务师生的思想贯穿于教学管理的始终，将服务贯穿于教学管理的全过程，努力为师生提供优质、高效的服务。

（四）创建宽松的环境，健立激励机制。教学秘书工作需要得到理解。给予教学秘书一个宽松、自由的工作环境，才能充分的发挥教学秘书的创造性。实现工作创新制度是前提，要建立激励机制，帮助教学秘书实现自我发展，激发其创新热情。高校的高层管理者应积极采取措施，改善教学秘书的工作条件和待遇。首先，配置良好的办公设备，有利于教学秘书提高办事效率。再有，教学秘书工作没有得到相关职能部门及领导的重视与认可，表现在教学秘书的付出与回报相对失衡，教学秘书的待遇和教师有着很大的差别。通过制度建设给予教学秘书一定的发展空间和充分的人文关怀；在制定晋职、晋级、进修、评优、福利等有关政策时充分考虑到他们的利益。个别高校在对教学秘书的培养上走在前列，如“哈尔滨学院”将教学秘书定为科级,这无疑是对教学秘书工作的肯定,有利于教学秘书队伍的稳定与发展。

（五）多方面多渠道调动工作的积极性，提高工作效率。1．强化信息化工具的应用，实现管理手段现代化。（1）现代信息管理系统的在高校的应用，提高了信息传递的及时性、准确性、可靠性。借助教务管理系统，管理者可以大幅度降低人工失误率，提高了资源利用率。在客户端学生可以登陆教务管理系统进行学生评教、选课、考试报名、重修报名等，既方便了学生、辅导员和教学秘书，又体现出教学管理 “以人为本”的管理理念。教学秘书利用教务管理系统强大的信息处理能力代替手工操作完成对教学数据、教学信息的迅速、准确的处理，从中提炼出带有规律性、结论性的数据和资料，为全过程的动态管理和科研课题的研究提供数据支持。（2）教学秘书是学校教学信息的收集者和传递者。搭建有效的办公沟通渠道，如创建办公QQ群，办公邮箱，创新工作手段，有助于提高工作的质量和效率。2．加强专业化培训，扩大对外交流。教学管理人员自身的素质高低，不但影响教学管理工作水平，而且对学生的成才、成长起着潜移默化的作用,因此，我们要提高教学管理队伍的专业知识水平,加强理论知识和政策能力的培养、创新意识的培养及业务能力的培训，使他们的业务水平、处理新情况、新问题的应变能力和预见能力不断得到提高。同时，还要加强与兄弟院校之间的交流与学习，掌握先进的教学管理经验,促进教学管理的持续改进。3．遵循制度，保证效率。教学秘书要熟悉学院有关教学的规范和标准，通过对学校各项规章制度的学习和宣传，使师生明确各项要求，得到师生的配合。要依靠制度管理人和事，减少各种因素的干扰，这样才能节省时间，提高效率。4．加强工作的预见性和主动性。（1）加强预见性。教学秘书要掌握教学运行过程中的客观规律，熟悉教学管理各阶段的工作内容、特点及工作流程，对各种可能出现的问题进行事前控制，消除隐患，以保证教学管理工作的顺利进行。对有规律可循的事务提前安排提前布置，计划性与灵活性相结合，给自己的工作留有“时间空间”，万事赶在前面，如遇突发事件，尽可能避免事务叠加的情况。（2）加强主动性。教学秘书要充分考虑教师的困难和需求，征求教师的意见，坚持“服务于教师而不是管理教师”的信念，以科学化、规范化的管理和高效率的工作为教师服务。对教师的教学工作进行安排时，在不违反教学原则的情况下，尽可能的使教师以愉快的心情完成教学任务，增强教师教学的动力，提高教学质量。教学秘书应尽量帮教师分担一些事务性、重复性的工作，如调课、试卷归档、工作量统计、教材征订、各类教学统计表格的填写等，使之将更多的精力用于教学、科研，从而将服务落到实处，得到教师的认可、配合与支持。5．增强沟通、协调能力。教学秘书要善于运用沟通技巧来减少工作中可能遇到的各种摩擦和矛盾。在实际工作中，由于阅历、性格、职位不同的个体对同一事物的认识和理解不同．教学秘书应采取不同的沟通策略，进行有效沟通，建立广泛的、良好的工作氛围—对待领导要适应其工作方法，当好参谋和助手；对待相关职能部门的同事要谦虚谨慎，以诚相待，与他们保持密切协作关系；对待教师要热情周到、相互信任，积极主动地做好教学服务工作；对待学生要关心爱护、积极引导，耐心细致地做好学习服务工作。6．规范档案管理，提高工作效率。教学管理工作是承前启后的，具有多层次、多学科、多环节、连续性、周期性等特点，若想提高工作效率，就要规范工作流程，发挥档案的教学服务功能。（1）可以随时为领导、教师提供各种方便查阅、分析的资料、数据；（2）可以为教学秘书工作不断规范、总结、梳理工作流程提供实例和参考依据。7．具备良好的心理素质。高校教学秘书，不仅要有较强的综合素质，而且要有良好、积极的心态，要有一种奉献精神和全心全意为师生服务的意识。工作方式上要体现人性化，注重人本管理，建立并维护良好的教学秩序。在工作过程中，教学秘书要注意勤沟通，多督促，促进各项工作的积极推进。大量教学材料的收集、整理、总结等工作压在教学秘书身上，使其忙得分身乏术，容易产生消极的思想；而相对来讲，学校领导对教学秘书素质的提高、职务的晋升、岗位的流动、生活条件的改善等比起一般教师和科研人员来显得重视程度不够，这种反差也会促使其产生悲观、失落的情绪。这就要求教学秘书要具备一定的心理承受力，保持乐观、积极的心态；要善于在平凡中积极进取，淡泊名利；善于从大局、长远利益考虑，学会自我心理调节，善于进行自我心理疏导，消释工作中的不良情绪，挖掘主观潜力，以良好的心态全身心地投入到工作中去。

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