办公室综合协调工作之我见

丁秀霞

（胜利石油管理局 银杏开发中心，山东 东营257000）

办公室综合协调工作是企业沟通上下、协调左右、联系内外的重要途径。必须在“转观念、树形象、提能力、讲艺术、重方法、抓重点”上下功夫，才能出色完成综合协调工作。

一、转变观念，适应新形势下综合协调工作

首先，认识工作重要性。新形势下，办公室职能正在从传统的“大管家”向“大协调”方向转变，协调能力直接影响到领导决策的落实效果，关乎到整个单位工作的质量和效率。其次，增强工作主动性。要强化主动意识，主动为领导和机关提供决策，把问题和矛盾化解在萌芽状态。要围绕单位中心工作和职工群众关心的热点问题，超前谋划、主动分析，提供前瞻性建议；要主动跟踪督查，政令措施能否在基层得到落实关系到单位的执行力和权威，要随时掌握各项工作进展情况，跟踪督促，确保各项工作按期进行。再次，注重协调大局性。要把服务大局作为协调工作的主题和方向，善于站在全局的高度思考问题和谋划工作，充分调动各方积极因素，维护单位的发展大局。

二、树立形象，汇聚综合协调感染力和号召力

要做好综合协调工作，办公室工作人员必须树立良好的窗口形象。首先，热心当好“三员”。即当好通讯员、协调员和服务员，做服务协调的贴心人，对来访人员热情接待、笑脸相迎，杜绝“门难进、脸难看、事难办”的现象，尽己所能提供帮助，用微笑和真诚答疑解惑。其次，时时体现诚信。工作中要“诚信为本，言出必行”，以良好的工作作风，公正的处世态度，清清白白做事，堂堂正正做人，做到不该说的话不说，不该办的事不办，增加办公室的感染力和号召力，提高群众对机关工作的信任度。再次，处处作好表率。要严守政治纪律、工作纪律、生活纪律，注意自己一言一行、一举一动。

三、提升能力，增强办公室人员队伍综合素质

打铁还需自身硬，过硬的业务能力是干好工作的基础。首先，能文能武。一要勤动脑，善于学习、思考、谋划、总结，需要想就能想得出来；二要口才好，口头表达能力好，需要讲就能讲的出来；三要笔杆硬，文字表达能力强，需要写就能写的出来；四要腿脚快，善于深入基层，调查研究，掌握真实情况，为领导决策提供依据，帮基层排忧解难。其次，能高能低。能够随时变换角色，向领导提出建议，就要以部属的身份去请示汇报；拟发文件，就要站在发文机关的高度去审视；写讲话稿，就要站在讲话单位的高度去思索；下基层指导工作，就要站在派出机关的高度去落实。再次，能前能后。拿捏好前和后的分寸，就是想在领导前，走在领导后，也就是动脑子的事要在前，露脸子的事要在后，出主意、提建议要超前谋划。

四、讲究艺术，不断提高综合协调工作效率

首先，做好调研是前提。必须经常深入基层和群众搞好调查研究，充分掌握各方情况，才能把握矛盾主要方面，找准问题主攻方向，拿出切合实际的决策。其次，把握细节是关键。协调工作千头万绪，只有周密计划、统筹安排，才能不出纰漏。事前要充分沟通，分工明确，责任到人；事中要通力配合，跟踪落实，沉着应对；事后要督查督办，总结经验，反思不足。再次，善于抓住时机。当协调对象心平气和、工作间歇时容易接受建议，当政策方针明确、条件成熟时容易取得成效，当各方需求迫切、利益共同时容易达成一致，办公室人员要敏锐捕捉各种机会，使协调工作势如破竹，赢得主动。最后，兼顾原则性与灵活性。尤其是在复杂问题面前，要沉着冷静，理清思路，在不影响大局和不违背原则情况下，积极沟通，求大同存小异，采取灵活方式处理，可以大大提高效率。

五、注重方法，妥善应对各种复杂协调任务

首先，大事讲原则。一是要认真贯彻落实方针政策，对上级和单位的方针政策熟记于心，按照相关内容、标准和要求贯彻落实，严格执行这些硬性规定，这是协调工作不可逾越的红线；二是要紧紧依靠规章制度办事，办公室人员必须坚定立场，不屈服于任何外界压力，坚决维护部门制度的权威。其次，急事讲效率。一是要把握好火候，不能越俎代庖干预下级单位工作的独立性，要督促下级机关及时上报事态进展，综合分析各方情况，找准介入工作的最佳时机；二是要趁热打铁，一旦介入工作，就要主动联系相关单位和负责人，努力统一各方思想和意见，要趁热打铁，一气呵成完成协调工作；三是要多请示汇报，要紧紧依靠单位领导，借助有深度、有力度的指导意见，获得多方面支持。再次，难事讲办法。一是要以团结为重，从全局利益出发维护单位形象，尽力减小影响范围，防止事态进一步扩大；二是要悉心沟通，没有掌握沟通的分寸，让对方认为我们在指手画脚，常常导致对方搪塞不买账，要从尊重各方的角度出发，放下架子，争得各方谅解、让步和支持，共同维护大局，共同把事情做好。

六、抓住重点，圆满完成各项协调工作任务

围绕单位阶段性工作和领导意图来抓协调，重点做好三方面工作：首先，完成任务性工作协调。办公室通过牵头或参与的方式，组织相关部门来完成某项具体的工作，这些工作往往是临时通知的专项工作，需要多个部门共同完成，办公室要主动协调，充分发挥中枢优势，积极发挥穿针引线作用，带头完成工作任务。其次，完成业务性工作协调。办公室负责整个单位的文件、会务、督查等工作，办公室要不断提高办文水平、办会效率、督查质量，充分发挥以文辅政、以会代训、催办督察作用，理顺关系，化解矛盾，确保工作在各级扎实开展，措施在各级有效落实。再次，协调领导班子内部关系。领导班子成员阅历、经验和风格不同，在处理工作时会出现观点不同的情况。在抓住重点工作的同时，要确保三个到位：首先，上下级之间协调到位。要充分了解上级工作内容，认真摸清下级工作进度，同时做好信息整理反馈，使政策贴近实际，易于基层执行，确保协调链条高效运转。其次，部门之间协调到位。许多具体工作需要办公室协调开展，要事先了解各部门具体分工，多请示分管领导，多召集部门进行协商，尽量做好解释工作，取得各部门支持，使工作联成一体，部门关系更为和谐。再次，内外关系协调到位。要充当联系内外的总管，做好企业与外部单位关系协调，努力协调好各方关系，为单位发展营造良好的外部环境。