□ 雷学刚
作者:重庆交通大学、四川外语大学教授,重庆作协会员,高级政工师
党的十八大报告中的“四个必须”对科学发展观的第一要义、核心立场、基本要求、根本方法作了最新的阐释和要求,表明了我们党高度的理论自信、道路自信和制度自信。“四个必须”的要求为我们做好办公室工作提供了方向指南、基本遵循和强大动力。我们一定要深刻领会 “四个必须”的内涵和精神实质,更好地把握办公室工作的基本规律,切实把科学发展观贯彻落实到办公室工作的全过程,努力把办公室打造成“能参会谋”的核心枢纽。
发展是我们党执政兴国的第一要务,是科学发展观的第一要义。办公室工作讲发展就是讲服务,追求又好又快发展就是追求又好又快的服务,在又好又快的服务中推动办公室又好又快的发展。具体应该做到“四精”:
(一)职能定位要“精准”。办公室肩负着承上启下、联系左右、协调各方、服务全局的重要职能,位置关键,任务繁重,使命光荣,责任重大。办公室的主要任务是为领导服务、为部门服务、为基层和人民群众服务。各部门各单位办公室的基本职能主要是负责各部机关文秘、行政管理工作。说到底就是办文、办会、办事。当然,办公室工作千差万别,不同的单位对办公室有不同的定位。因此,一定要准确站位,到位不越位。
(二)配备人员要“精干”。办公室工作很多人不愿干,一般人又干不了。办公室配备工作人员不在多而在于精。办公室人员配备一定要选调政治强、业务精、作风实、会管理、善协调的干部,既要注重有序流动,又要防止“青黄不接”。办公室上至主任下至一般干部的岗位职责要明确具体,确保事事有人干,人人有事干。坚决杜绝“滥竽充数”和“人浮于事”的现象。
(三)办公条件要“精用”。既要坚持精打细算、厉行节约的原则,适当增加投入,不断完善办公设施,改善办公条件,实现办公室工作的信息化、数字化、现代化,又要大力推进办公区绿化、亮化、净化、美化工程,为单位干部职工的工作生活创造一个心旷神怡的办公环境。
(四)机制运行要“精效”。办公室工作千头万绪,千丝万缕,我们一定要千方百计建立健全工作流程,实行链条式管理,无缝式对接,主动式服务。办公流程要清晰化,按“图”索“骥”,力争办公零失误。办文流程要制度化,发文工作从草拟、校核到签发都要形成制度,确保内容准确无误、文字言简意赅、格式规范标准;收文工作要规范传阅传批程序,确保运行顺畅高效。办事流程要规范化,调查研究、督查督办、领导交办事项、政务接待、财物管理、政务值班、机要保安等日常工作都要具体规定,做到有条不紊,忙而不乱。
(五)办文细磨出“精品”。办文是办公室工作的核心竞争力。要打造办文的精品,就必须精雕细刻。办文的最高标准是领导满意和群众欢迎。因为我们的“文”一定要体现领导的意图、气质、个性、风格、要求,不然忙了半天,办的“文”领导不满意,群众不认可,办的“文”就是无用功。办文的最低要求是报刊发表。一个好的“文”,除了领导满意外,至少要有在报刊发表的水平。办文要成为精品必须坚持 “四有”:即:“言之有物不空洞”、“言之有理不肤浅”、“言之有情不呆板”、“言之有序不杂乱”。办文必须有理论家的风采,写出的文章才有思想高度、生活广度、实践深度。办文要有文学家的风采,才能写出语言清新隽永的好文章。
(六)办会仔细出“品牌”。所谓品牌,就是国际通行、举世公认、品质高贵。一听会议的名称就知道会议的规格、档次和水准。办会必须从方案制定到会议组织的每一个环节超前谋划、精心策划、周密计划、耐心细化,大到会议讲话、小到席位牌摆放、音响调试等,必须责任到人、各司其职、跟踪问效。通过优质高效和人性化的服务,精心打造会议品牌,全面提升会议质量。
(七)办事精明出“形象”。形象就是旗帜,形象就是方向。办事要出形象,就必须精明强干。办事就是组织协调、检查督导、跟踪问效。办事的好坏将直接关系到一个单位或部门的形象与声誉。因此,办事必须具备外交家、演讲家的风采。办事既要看对象、时间、空间和任务,更要看对象的情绪、性格和气质,切忌千人一面、千篇一律。必须坚持原则性灵活性有机统一,真诚的沟通协调,我们的事才能办得圆满,自身的能力和形象才能得到最佳展示。
以人为本是科学发展观的核心。办公室工作始终围绕“人”做服务工作,要牢固树立和落实以人为本的理念,把握人性需求,体现人情关怀,营造人文氛围,努力使办公室工作与服务对象的意图尽量同频共振。具体应该坚持“三讲”:
(一)服务领导“讲人格”。办公室要始终围绕本部门本单位中心工作转,围绕本部门本单位领导转,围绕本部门本单位主要领导中心工作转。在服务工作中,既要尊重领导的风格和气质,按领导意图办事,坚决服务领导决策,切实维护领导权威,又要在大是大非的问题上坚持原则,不搞将就迎合,始终保持自己独立的人格和尊严。做到帮忙不添乱、解难不增忧、管家不误事。
(二)服务部门“讲人性”。办公室更多侧重于部门或单位内部管理与服务,是本部门本单位的“内当家”。要创新管理方式,提高服务水平,实行人性化管理,既不能高悬利剑、苛刻过分,也不能随心所欲、无为而治。要积极发展部门或单位和谐文化,大力创建和谐部门或单位,促进内部和谐共处、合作共进。对待干部职工要以干事业为重,由重管理转变为重服务,更加自觉、更加主动地为干部职工在工作上铺路搭桥,生活上排忧解难,努力创造一种用事业留人、用感情留人、用适当的待遇留人的良好工作环境。
(三)服务基层“讲人情”。办公室不管有多忙,为基层、为人民群众服务的传统绝不能丢。从事政务服务的同志,要围绕领导所关注的热点、难点、焦点和重点问题,经常到一线广泛深入地调查研究,推动理论与实践的创新,把基层的新鲜经验上升为推动全面工作的思路,把基层的困难矛盾提供给领导决策参考。从事事务服务的同志要尽可能地与群众、与基层多接触,增强对基层干部群众的感情,力所能及地提供优质服务。对到办公室办事的人员,无论是部门或单位同事、基层干部,还是群众来访,都要始终以诚相待、热情服务,让人感到亲切温暖,坚决杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”的衙门作风。
只有客观认识办公室工作面临的新形势新要求,突出内容的系统性、方法的和谐性和效果的务实性,才能实现办公室工作全面协调可持续发展。具体应该做到“三个突出”:
(一)突出内容的“系统性”是办公室工作把握“全面”的基础。办公室工作大致包括综合协调、政务信息、调查研究、督促检查、文稿起草、公文处理、机要保密、目标考评、会议承办、政务值班、政务接待、事务服务等方面。这既涉及政务服务,又涉及事务管理,共同构成一个全面完整的系统。我们既要抓好政务服务,又要搞好政务管理,既要推进智力服务工作出新出彩,又要实现后勤服务工作保障有力,使办公室工作平衡推进、全面发展。
(二)突出方法的“和谐性”是办公室工作把握“协调”的关键。协调既是一种状态,也是一个过程,更是一种艺术。办公室工作处于协调的“中枢”,一定要把握协调方法,讲究协调艺术,方能协调有力和到位。从方向上看,纵向协调要在“亲合”上下功夫,使一个系统、每一条战线、各部门各单位办公室形成一盘棋,亲如“一家人”;横向协调要在“配合”上下功夫,搞好左右协调,为本部门本单位营造良好的外部环境;内部协调要在“整合”上下功夫,协调好领导与领导、领导与干部、干部与干部、干部与群众的关系,发挥整体优势,提高整体效能。从对象上看,要区别不同的人、不同的事,采取不同的方式、方法,或开会协调、或电话通气,或登门通报,或个别商谈,以求收到最好的协调效果。
(三)突出效果的“务实性”是办公室工作把握“可持续”的重点。“办公室工作无小事”,每件小事都连着大事,小事做不好就会酿成大错。因此,办公室工作尤其承受不起“亡羊补牢”的代价。办公室工作一定要坚持正确的政治方向,恪守忠诚;坚持一切从严、一切从高,注重细节,在实干之中勤于思考,在忙碌之余善于总结,使办公室工作不断得到改进。要长计划、短安排,量力而行,留有余地,不能寅吃卯粮。要强化节约意识,建设节约文化,倡导节约文明,合理添置办公用品、降低办公用品消耗、科学安排公务用车、严格公务接待标准等,大力推进节约型联线建设。
办公室是一个综合办事机构,工作涉及方方面面,必须在统筹下有序推进,在兼顾中从容应对。具体应该做到“三个切忌”:
(一)统筹兼顾,办公室工作切忌“只见树木,不见森林”。办公室工作牵一发而动全身,不能局限于自己的“弹丸之地”,“只见树木,不见森林”,要准确把握宏观大势,做到自觉服务服从大局。要吃透中心工作,对中央和上级部门的中心工作、重点部署,对本部门本单位工作的热点难点、关键环节,近期抓什么,远期抓什么等,心中随时都要有一张清晰的运行图和坐标系。只有这样,办公室工作才能谋而有略,谋而有备,谋而有术,参到点子上,谋到关键处。
(二)统筹兼顾,办公室工作切忌“一招不慎,满盘皆输”。这一“招”不是普通的一“招”,而是在整盘棋中具有成败意义的关键一“招”。办公室工作点多线长面广,如果眉毛胡子一把抓,不分轻重缓急,工作难以取得突破。要善于抓重点带一般,就是要强化精品意识、精深意识、精细意识、精当意识、精到意识、精准意识、精美意识、精华意识、精灵意识,集中人、财、物,全力以赴抓好重要文稿起草、重要公文办理、重要信息报送、重要事项督办,重要会议和重大活动筹办,确保万无一失、圆满成功,努力实现点上突破、面上开花,整体推进。
(三)统筹兼顾,办公室工作切忌“千里之堤,毁于蚁穴”。任何一个组织的各个部分往往是优劣不齐的,劣势部分往往决定整个组织的水平,这就是“木桶原理”,木桶装水的容积不取决于最长的模板,而取决于最短的模板。同样,办公室各方面工作也是不平衡的,也有这样或那样的“短板”。“千里之堤,毁于蚁穴”。我们一定要始终保持清醒的头脑,善于发现和解决办公室工作中的薄弱环节,采取有力措施,拉长“短板”。要善于发现办公室干部队伍中的“短板”,下功夫重点培养,提高整个办公室的整体素质;努力提高工作的整体效应;要善于发现办公室各项工作中的“短板”,下功夫优化内容组合,提高整个办公室的整体实力。