图书馆预算精细化管理刍议

唐 静

(湖南图书馆 湖南长沙 410011)

1 图书馆实行预算精细化管理的背景和意义

图书馆事业发展的新局面需要资金保障。但政府拨款根本无法跟上图书馆事业发展的步伐，如何提高财政资金的使用效率，让有限的资源配置发挥最大效率，已成为公共图书馆财务管理的重要内容。早在20世纪50年代，日本的企业就提出一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的精细化管理理念。预算管理作为财务管理，直接影响着公共图书馆财务运行状况和可持续发展能力。图书馆预算管理引进精细化管理理念，以精细化的管理模式对预算的编制、实施、执行、绩效考核等各环节进行有效管理，从而从物质层面保证图书馆发展目标的实现。

2 图书馆预算粗放化管理和精细化管理的优劣分析

2.1 图书馆预算粗放化管理的劣势

(1)预算编制依据不足，缺乏科学标准，难以有效控制。

一般财政拨款单位采用的是零基预算。对于公用性支出，主要是在借鉴上年度预算执行结果的基础上，简单地结合当年财政状况略加调整编制完成的，使得预算过于粗糙与宽松。对于新增的项目支出，由于缺乏可参考数据，没有详细的可行性分析，更没有成体系的科学分析方式，编制结果往往带有很大的随意性，在最终的执行过程中会发生较大的偏差。目前大多数图书馆实行的预算是财务部门根据上级要求的口径进行编制的，在单位内部并没有形成整体制约力，不利于把图书馆业务活动经费的需要同财务预算有效的控制起来，容易造成执行与预算两张皮的局面。

(2)预算执行中调整较多，缺乏严肃性。

由于预算编制过程中的粗糙、不科学，使得很多单位形成了“重决算、轻预算”的观念，认为预算只是一个判断趋势的工具，因此变更是很正常的事，而没有认识到预算本身应具有严肃性。尤为突出的是新增项目的预算，由于无可比性，从方案到预算被调整的机率非常大，往往容易造成资金短缺的局面，预算的实际执行难度加大。

(3)预算编制科目陈旧，不能适应业务开展及统计需要。

财务部门的预算是从经济科目的角度出发，同当地财政的软件接轨，而预算编制的科目是所有行政事业单位通用的，虽然也设有个别的专用科目，如图书馆购置就有“其他基本性支出——其他”来对应，但其他许多业务活动无法用通用科目来反映，即使反映了也不便于业务口径的统计。图书馆业务部门的预算往往是从实际业务活动的需求出发，但是业务部门认为财务部门不了解具体情况，制定的目标过高或者过低，势必会影响业务部门的发展规划。在年终总结时，从业务活动角度出发的经费统计数据无法从财务部门的科目中直接获取，需要通过其它途径间接获得，给财务部门加大了工作量。

(4)预算执行责任界定不明确，缺乏考评制度。

预算执行责任界定不明确直接导致经费监督流于形式，进而造成经费管理失控，比如，年终突击开支、预算出现赤字都是由于执行责任不明确造成的。当前财政对“三公”经费管理非常严格，严格压缩，绝不能超支，但实际支出过程中涉及单位的部门多、人员广，责任没有明确到个人，往往真正需要开支该项经费时却无钱可花。财务部门只能从单位总量来控制，不能具体控制，这也是预算执行责任不明确造成的后果。在预算管理上缺乏考评量化指标，监督处罚的板子打不到个人身上，预算的严肃性也没有保证。

2.2 图书馆预算精细化管理的优势

预算精细化管理顺应了公共财政制度改革不断深化，事业单位自身改革发展逐步推进的要求。我国2013年1月1日正式启用新的《事业单位会计制度》和《事业单位会计准则》，将更进一步规范事业单位会计行为，提高事业单位会计信息质量，从而达到加强事业单位预算管理、财务管理、资产管理和绩效评价的目的。新会计准则中也首次提出“财务会计与预算会计信息并重”，从预算精细化管理的角度来实现预算绩效的“提高监督绩效”和“控制成本”的“双目标”。

预算精细化是加强图书馆财务管理，规范图书馆财务流程的具体实践。图书馆的财务管理始终是围绕着为图书馆业务工作服务而开展，既要保证业务工作的顺利开展又要保证资金合理使用。而预算精细化管理是将财务部门控制的资金进行合理化分配，所有业务活动的开展以预算为标尺，凡事预则立，不预则废，从而提高预算管理科学化水平，发挥预算管理的最大效能。同时也优化了图书馆业务流程，二者取得相互平衡，达到双赢。

3 图书馆预算精细化管理的几点建议

3.1 加强制度建设，严格执行，为单位预算顺利进行提供制度保障

近年来上级财政部门要求预算单位预算便是决算，预算如何例示，决算如何执行。要保证预算顺利的执行，做到不随意调整预算，需要用制度进行约束。

建立完善的会计核算和会计信息披露体系，是提升事业单位内部管理水平、加强事业单位成本核算与绩效评价的客观要求，是配合公共财政体制改革、促进图书馆事业健康发展的重要内容，也是落实财政科学化、精细化管理的制度基础和重要举措。

资产管理部门应建立一套完整的采购、维护、使用、报销的管理制度，建立各种资产基础数据的动态采集机制，保证全面掌握各类资产的采购更新、使用年限、维修次数、维修金额及报销年限等资产信息的变化情况，为预算编制提供了全面准确的基础数据。资产管理部门的实物账同财务部门的资金账要建立一一对应关系，无论是在采购还是剔除都要同时登账，以便发挥图书馆的资产使用的最大效果。

此外，还需建立财务管理制度，如财务人员岗位职责、现金管理制度、备用管理制度、固定资产使用管理制度等;还包括与图书馆业务工作相关的管理制度，如图书馆业务窗口延误费收取制度、车辆管理制度、出差报销制度等，逐步规范基础工作，分清各部门职责权限，互相配合，严格按制度办事，最大限度地提高各项资金的使用效益。

3.2 项目支出预算精细化，业务活动整合处理，合理例示会计科目

图书馆除了图书借阅以外还涉及到各种活动、展览、讲座、社会培训等等，各业务部门在编制各自的业务活动经费预算时是从业务活动具体开展的实际情况出发的。由于在财务部门的预算编制科目中并没有对应这些业务活动的科目，需要分散到对应的会计科目中，为了预算编制和执行的方便，采取对涉及的各类业务活动的经费进行整体打包的编制方法，把各类相似的活动放在一个项目中，再在项目中合理的细分到对应的会计科目，并对各类活动按其规模、影响力、重要性进行项目排序，既要确保重点活动的顺利进行，也要确保了全年日常活动的顺利开展。

3.3 实行经费配合业务归口管理，做到各司其职，有计划的微调预算

财务部门年初将日常业务经费按照一定的标准分配到各业务部门，由部门负责人合理配置资金，业务部门负责人既对这部分资金使用负责，也对由此产生的业务活动负责。各业务部门及时向财务部门反馈业务活动的实际变化情况，财务部门进行有计划的微调预算。这样财务部门既对预算的使用范围、进度情况进行控制和监督，实现了经费归口管理、预算的精细化管理，也确保了预算的准确性。如，图书购置经费按文献类型、读者需求类型等进行经费预算总额分配到对应的部门，由具体部门负责所管辖的这部分文献的采购，一方面在资金总量上有控制，不会出现预算超标的现象;另一方面从业务角度提出一系列的相关考核标准，如借阅总量、借阅率、借阅总人次等，将预算执行考核标准和业务考核标准有效的结合在一起。

3.4 图书馆预算精细化管理需要绩效考评体系

绩效考评体系目前通认的评价内容为5E，即经济(economy)、效率(efficiency)、效果(effectiveness)、公平(equity)、环保(environmental protection)。图书馆需要在预算管理的效率和效果两方面实现可量化考评，对绩效目标的的各阶段实施事前、事中及事后的考核与评价，并建立相应的奖惩和激励机制，强调考核结果对部门和个人行为的约束作用，不断提高预算编制与执行水平，最终实现预算管理精细化目标。

有了前面的项目支出精细化和经费归口管理则方便对各业务部门进行绩效考核。如，对各业务部门负责人管理的那部分日常业务资金按月度、季度、年度进行预算执行效率考核，提高这部分预算编制的准确性。又如，对于项目预算执行，可以按业务项目进度情况表同时考核项目资金执行情况，项目结束后应总结该项目的社会收益。一来可以为以后的同类项目做比较，二来可以规范业务工作流程。再如，对于图书购置经费可以按月、季度进行资金使用进度考核，也可以通过新购图书的使用率等数据来考核经费使用是否达到预期效果。最后，经费绩效考核不能单从财务数据一方面来考核，而必须是要结合业务数据来共同考核。

4 结语

图书馆是为公众服务的文化传播之地，作为图书馆的财务人员，肩负着把有限的经济能效转化成文化效益的重任。图书馆预算精细化管理是一项非常系统而复杂的工作，需要在实践中不断完善和优化。建立有效的预算精细化管理机制，摒弃传统的粗放型财务管理方式，并严格按制度执行预算，那么就能最大限度地提高图书馆各项资金的使用效益，切实地做到为公众的文化需求服务。

(来稿时间:2013年5月)

1.谢发权.行政事业单位预算精细化管理浅探.行政事业资产与财务，2013(3)

2.马亮.精细化管理在高校财务预算管理中的应用.金融时代，2013(18)

3.顾雨彬.预算精细化管理之我见.现代金融，2013(7)

4.赵九龙.浅谈高校经费预算精细化管理.会计师，2013(12)

5.王素云.精细化管理在高校预算管理中的应用.商业会计，2013(3)

6.郭艳红.预算精细化管理之我见.行政事业资产与财务，2012(18)

7.陆宏如.高校预算精细化管理研究.行政事业资产与财务，2012(12)