浅谈医院人事档案材料的收集与整理

谢丽霞

（泰州市人民医院，江苏 泰州 225300）

人事档案管理是一项原则性很强的工作，又是一项十分繁琐的工作。涉及到档案材料的收集、鉴别、整理以及档案的保管、利用和转递。其中档案材料的收集与整理是整个档案管理工作中最基础的工作，也是档案管理工作的核心。

1 人事档案材料的收集

人事档案材料的收集，是一项十分重要的工作。医院知识分子较多，约占全院职工的90%，他们的工作经历比较复杂，相应地档案归档材料也就比较丰富，有些干部学历材料就有10多份，另外有专业技术职务审批表、干部任免审批表、每年的年度考核登记表、工资变动审批表、进修培训材料等。在整理档案时发现，有些转入档案中的材料不属于归档范围；有些材料出现重复现象；更多的档案出现材料不全，如：缺少学历学位材料、职称晋升材料、年度考核登记表、干部任免材料等。这就要求档案管理人员要有强烈的责任心［1］，尽力收集齐全各类归档材料，主动与调入人员原单位联系，同时也要发挥调入人员的主动性，让他们主动提供线索或证书原件，及时补充所缺档案材料。

1.1 定期向档案形成部门收集归档材料

向档案形成部门收集归档材料，是档案收集的渠道。由于在职人员的学习、工作以及社会活动是在永恒的变化之中，所以收集工作不可能是一劳永逸的，尤其医院是知识分子聚集的地方，每年都会产生各类考核、考察、学历、培训、职务任免、专业技术资格评审、工资变动审批表和社会兼职等需要归档的材料，这就要求我们档案管理部门在做好宣传工作的同时，要做到口勤、脚勤，善于联系，沟通信息渠道，每年定期与形成材料的相关部门主动收集材料，使干部档案内容能够及时地、源源不断地得到补充。如：定期向人事部门收集职称材料、干部任免材料；定期向党委办公室收集入党材料；定期向科教处收集进修材料等。另外个人社会兼职和获奖材料，可随时交人事档案管理部门归档。对由于历史原因造成的确实收集不到的档案材料，由形成材料的单位出具证明，并在人事档案备考表中说明。

1.2 尽量补充完善归档材料

将缺少的档案材料补充完整是一个费时费力的过程，也是工作量和难度最大的一个环节。由于有些单位对人事档案的重视程度不够，档案材料不能及时归档，多年后造成了档案材料的丢失，给档案的收集工作带来了困难。特别是自改革开放以来，医院人事制度发生了很大的变化。医院职工的进入，不再是由学校毕业，人事部门分配的模式，也不再是所有毕业生都是国家干部的范畴。泰州市人民医院是三级甲等综合性医院，职工达2000人左右，医院引进的人才是多渠道的，人事的管理是多方位的，有人事代理人员、单位代理人员、长期合同制人员等多种形式。这对档案的收集带来很多困难，特别是从外省引进的高层次人才，常常调出单位不能及时将档案转入，甚至拒绝提供档案。但从医院人事档案管理角度，又不能缺少引进人才档案，这就需要档案管理工作人员及时追要，尽量将档案补全。

2 人事档案的整理

人事档案的整理是以个人为单位，将收集起来的每个职工的档案材料，进行技术加工、分类、排序、编目、装订成卷，使之内容条理、顺序固定［2］。按实际的操作经验来说，一般有以下几个步骤。

2.1 档案材料的鉴别

鉴别工作是档案管理部门对收集起来准备归档的材料，按照一定的原则和有关文件规定，进行审核、甄别材料的真伪、判定材料的保存价值，确定材料是否归档的一项工作。鉴别工作是人事档案工作的重要环节［3］。首先要看材料的内容是否真实、齐全。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于人事档案内容和重复多余的材料，应清理出来，并及时在材料上标注。按规定要有组织印章的，如没有盖章，必须补盖后再归档。对必须要本人签字的材料，必须本人签字后方可归档。对来源时间不明的材料，要查清注明后再归档，对经过鉴别确实没有保存价值的又不宜退回本人的材料，应登记报主管领导批准后进行销毁。

2.2 技术加工

在整理档案材料的过程中，常常会遇到一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，为了便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，需进行一定的技术加工。首先要拆除档案材料上的订书钉、大头针等金属品。人事档案材料应使用16开的公文用纸，对超出规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损坏字迹的条件下，可进行剪裁，不能剪裁的材料，须进行折叠，折叠后的材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。另外有些档案材料出现多个打孔的洞眼，应在装订前将多余的洞眼用宣纸裱糊好，不允许有多孔现象出现。对过窄或未空出装订线的材料，在装订线一边缝纫一条白纸边，拓宽材料的装订位置，保证打眼、装订不压字和不损伤材料的内容。

2.3 分类排序

档案材料的分类，是将反映一个人情况的材料集中起来，经过鉴别，按照材料的内容、性质和材料之间相互的内在联系，进行组合排列。目前医院人事档案材料是根据上级组织部门统一的分类方法，将档案材料分为十大类。即：⑴履历材料；⑵自传材料；⑶鉴定、考察、考核材料；⑷学历、学位、学绩、培训和专业技术评审材料；⑸政审材料；⑹加入党团的材料；⑺奖励材料；⑻干部违犯党纪、政纪、国法等材料；⑼干部调资审批表、定级和解决待遇的审批表等材料；⑽其他可供组织参考有保存价值的材料。分类后，对各类材料进行排列顺序和编号。其中⑸、⑹、⑻这三类是按材料的主次进行排序，其它大类都是按材料的形成时间来进行排序，排序要做到准确无误。另外在每份材料的右上角编上类另号，超过2页的材料要用铅笔在材料的左、右下角标注页码。

2.4 编目、信息录入电脑

每卷人事档案必须有详细的档案材料目录，编辑目录是整理人事档案的一个主要环节，它是档案内容的纲目和进行查阅的索引，目录编写得好，使人开卷一目了然，查阅方便，能提高利用者的工作效率。我们使用的是人事档案管理软件进行编辑目录，编辑目录时要注意规范化，档案材料名称要确切、简要、准确无误。目录打印后，须将每卷的人员基本情况、补充信息、个人简历、职务变动、职称变动、奖惩情况、学习简历、家庭及社会关系、工资变动等信息录入到电脑软件系统的相关栏目内，这样，便于利用时能准确、快速地查找。

2.5 装订验收

装订档案材料是整理人事档案的最后一个环节。即将经过鉴别、技术加工、分类排序、编写目录之后的档案材料装订成卷。首先将全卷材料整理齐，然后在材料左侧竖直打孔装订，打孔时要注意孔心离左边距1.5毫米。档案装订成卷后，还有重要的一点，就是必须将档案进行认真细致的检查验收，检查分类是否准确，每类材料的排序是否准确有序，目录与实际材料是否相符等等。检查验收合格后方可入库。

医院人事档案的收集与整理是一件非常复杂繁琐的工作，要求档案人员要有高度的责任心，认认真真、一丝不苟地把工作做好，使医院的人事档案达到内容完备，材料精炼，规范统一，利用方便的要求，为实现人事档案管理的规范化、科学化，打下良好的基础，为医院人事档案工作达标升级创造条件。

［1］丛明.高效档案管理人员的基本素质要求与养成［J］.陶瓷研究与职业教育,2009,(4):42-43.

［2］刘莉莉.人事档案整理心得浅谈［J］.中小企业管理与科技,2011,(19):38.

［3］滕景华.谈人事档案的手机和鉴别工作［J］.科学与财富,2012,(5):373.