试析在新时代背景下的医院智能化档案管理

王莉莉

山东省青州市人民医院，山东青州 262500

1 医院智能化档案管理的内涵

智能化档案管理主要包括了两个方面：①对传统档案数据载体的智能化，将档案中的文字、表格、图像等文件的存储方式由传统的纸质文件保存，改变为通过现代智能设备和网络技术统一规范格式化管理，自动录入网络空间、计算机硬盘内，方便了对档案的调阅和利用；②对传统档案管理工作流程的智能化，通过智能化设备和管理软件对档案实现分类、编目、归档、保存、调阅等方面的自动化管理，不仅极大提高档案归档和调用的效率，也避免了因人为因素导致的出错。

2 医院智能化档案管理的重要性

2.1 提高信息处理的效率

通过对医院智能化档案管理的建设，在档案信息获取和处理的过程中能有效利用现代通信网络服务、计算机管理服务、光盘存储服务以及视听传播服务等多种服务途径得到档案信息，并经过专业的档案处理软件和网络组成医院档案信息处理的自动化平台，使档案信息处理由传统的人工化向智能化、现代化方向转变，极大提高了档案处理的工作效率。

2.2 加强档案利用的便捷化

智能化档案管理利用档案管理软件和自动技术将档案的多种形式转换为统一格式录入、整合与调取，医院各级部门能够不受时间和存储空间的限制，可对相关医院档案进行随时调阅，不仅实现了医院档案信息管理的共享性和有效性，而且极大的提高了档案信息的利用效率。

2.3 完善了档案管理模式

医院智能化档案管理能有效拓展医院档案信息的来源空间与渠道，实现对档案信息的智能化、多样化收集，加大了信息的收集量，实现对医疗、教学、财务、行政、人事、科研以及后勤等各个医院职能部门档案有效信息的获取与管理，使各个部门能在档案管理上实现互联互通。并通过和传统档案管理模式的互补，优化了医院档案管理资源的配置，减少管理费用和管理中的差错率，有效实现了对医院档案原始性、安全性和机密性的保障。

3 加强新时代医院智能化档案管理的方法

3.1 医院领导层应提高重视

医院领导层应及时更新观念，提高对档案管理工作的思想认识，加大对智能技术以及设备在档案管理中的应用与投入，将档案管理从传统的“手工操作”和“立卷归档”模式逐渐过渡到信息化、智能化管理方式中，以充分发挥出医院档案在领导科学决策和医院整体信息化、智能化建设中的重要作用。应加强对医院档案管理人员的业务培训，通过各种形式的岗位培训与继续教育，使管理人员加强对各种新技术、新设备的掌握，不断提高业务技术水平，能够胜任新时代医院智能化档案管理中各种文档收集、整理、编目、存储、检索以及应用等工作。

3.2 加强硬件设施投入和新技术的应用

医院档案管理系统智能化建设进程中，良好的硬件设施以及新技术的有效应用是医院档案管理工作能否顺利实现智能化的关键。硬件设施包括了对网络平台和自动化硬件平台的建设；新技术则主要指当前最新的信息技术、网络技术和智能技术的应用，以构建一个以档案管理为中心的智能化平台，实现对档案录入、转换、分类、排序、编目以及调度等一系统工作，应满足实用性和科学性，不能一味求新、求好，而造成资源的浪费。

3.3 推行档案标准化管理

医院档案管理人员应通过设备，将各类纸质、图像、声音以及影像文件，利用电子化统一存储，并将原有档案管理中的业务文件按照统一的规范标准进行修改和完善，尤其对原有医院各部门之间存在矛盾、冲突或不协调的规范性文件进行重点修改，使档案内容以及档案管理各个环节都能满足标准化的要求，以利于统一领导、统一操作、统一制度和统一保管。并通过规范化和标准化的档案管理，推动医院智能化档案管理系统的建设。

3.4 加强档案管理的信息安全

医院智能化档案管理系统的建设中，为利用到网络平台和各种信息技术，在实现了信息共享和方便调阅的同时，也给档案管理的信息安全带来了风险，例如档案泄露、篡改、黑客攻击等等。加强档案信息的安全防护工作，不仅对医院档案数据完整性、机密性的有效保障，也是保证医院智能化档案管理系统顺利建设的关键所在。首先应加强管理人员对档案信息安全的防护意识，通过定期开展网络安全知识的培训讲座，更新旧有观念和知识，做到与时俱进。

4 总结

通过智能化档案管理系统在医院工作中的良好应用，不仅能使医院管理工作逐步迈向规范化、智能化与信息化，更有效的推动了医院在管理效率和工作效率方面的综合性提升。为此，医院应从自身实际情况出发，深入利用和开发档案资源信息，大力推进智能化档案管理系统的建设，使医院获得更快、更佳的发展。

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