高职院校图书馆采编业务外包及其质量控制お

熊静雅

摘 要：本文阐述了图书馆采编业务外包的背景，对采编业务的外包形式进行了简单的分类，最后针对采编业务外包的质量控制提出了几点建议。

关键词：高职院校 业务外包 质量控制

一、高职院校图书馆业务外包的背景

在计算机技术、网络技术蓬勃发展的今天，图书馆的核心工作早已由单纯地收集文献信息资料转向根据不同读者的需要展开信息咨询服务。然而，要做好这项服务工作并不是一件容易的事情，因为大部分高职院校图书馆规模偏小，馆员偏少，如果要把人力资源集中投入到专业的咨询服务当中，必然要减少采访、编目人员数量。但是与此同时，高职院校还普遍存在藏书量不够的状况，为了达到“专科学校生均拥有图书80册，生均年进图书3册”的评估指标，图书馆不得不每年投入重金采购上万册图书，在这种条件下，采访编目的工作量非但没有减少，反而有增加的趋势，如果此时大幅减少采编人员，图书馆的文献资源建设可能会陷入混乱。如何有效整合现有人力资源，合理分配各部门岗位，提高馆内文献储备能力、文献咨询能力是每个高职院校图书馆亟待解决的难题。在市场需求的催生下，图书馆业务外包诞生，图书馆将部分业务外包给书商，一方面节约了人力成本，将图书馆员工从枯燥的盖馆藏章、贴磁条、打条码等机械重复的劳动中解放出来；另一方面也节省了采购经费，提高了资金的利用效率，因为图书馆的业务外包都是通过公开招标方式选择合作书商，只有折扣率更低、服务更好的外包企业才能拿到项目订单，这也就有效地保证了图书馆的利益。

二、采编业务外包的类型

传统的图书馆采编业务主要包括以下工作流程：制定本馆收藏方针、划定采购范围、确定采购书商、配置采购订单、拆包验收图书、完成物理加工（盖馆藏章、贴条码、贴磁条等）、完成馆藏编目数据加工等。为了减轻采编人员工作压力里，提高图书流转速度，各图书馆可以根据工作流程的重要程度、自身资金的充裕度，有选择性地开展部分工作环节外包。

（一）非核心工作外包

非核心工作外包主要指的是将诸如订购前的查重、订单的核实、采编场地的安保、打扫、图书的拆包、图书的物理加工等技术含量低的劳动交由签约书商来完成的工作形式。实行此类外包，可以使图书馆工采访编目人员从机械重复的劳动中解放出来，有利于员工集中精力做好图书的深层次加工。

（二）核心工作外包

1.采访外包

采访工作是图书馆文献资源建设工作中最为核心最为基础的工作，采访质量的好坏直接决定了图书馆的信息服务水平。高校图书馆采访业务外包通常有纲目订购和清单订购两种形式。其中，纲目订购指的是，由图书馆的采访人员根据学校教学、科研需求制定图书采购方针，划分图书采购范围，再由外包书商根据图书馆提供的纲目范围配置图书的采购方式。而清单采购是指，书商事先提供书刊征订目录，图书馆组织采访人员及校内师生共同从中勾选出符合本馆藏书要求的图书，最后下达采购清单的选书模式。

2.编目外包

编目外包原来的含义是，图书馆将原编目部门的部分工作，譬如图书物理加工、数据加工交予外包书商承担。而本文所提到的编目外包特指核心层次的编目外包，即图书馆为外包书商开启图书馆管理系统远端端口，由外包工作人员直接套录国家图书馆全国编目中心或CALIS高校文献保障系统的数据进行编目，最后由馆内编目人员对编目完成的数据进行检查、审核的工作模式。

三、采编业务外包的质量控制

将图书馆采编业务外包给第三方企业有如下优点：其一，可以节约采购经费，提高资金利用率，保证了学校的利益；其二，可以优化馆内岗位配置，将有限的人力资源投入到读者咨询服务当中，实现工作效能的提升；最后，还可以缩短图书加工周期，减少新书积压对读者借阅造成的影响。但是同时，采编外包带来的弊端也不容忽视，采编工作的好坏不但事关图书馆整体文献资源建设水平，也影响着后期的资源维护工作、读者服务工作的开展。因此，必须按照采编的业务流程严格把控外包的业务质量。

（一）严格挑选外包书商

随着国内图书外包市场的发展，高校图书馆选择书商的范围也越来越广，怎样才能从综合实力参差不齐的外包企业中选出既能够提供丰富书源，又能够承担大部分采编业务的代理书商呢？笔者认为要综合考虑以下影响因素：第一，书商的资质与公司规模；第二，书商的货物来源及订到率；第三，书商的外包加工队伍素质；第四，书商的行业风评与信誉；第五，图书折扣与售后服务。最后根据各指标在整体评价中的重要程度赋予相应权重，选出综合评分最高的书商。

（二）摆正图书馆员工心态，明确自身职责

将采编业务外包出去并不意味着图书馆原采编人员可以完全放权，撒手不管，事实上外包的全过程都需要图书馆方工作人员指导、配合与监督。以采访工作为例，图书馆员工必须与外包书商进行全方面的沟通，只有尽可能地阐明学校的学科发展及图书馆的办馆理念才能最大限度地减少错采、漏采。图书馆方只有明确各员工的职责范围，才能将外包加工的主动权牢牢掌握在自己手上。

（三）明确外包协议，严格培训外包加工人员

每个图书馆都有自己的传统与特色，图书的加工要求也不尽相同，因此图书加工前期，图书馆必须结合自身馆情与外包书商签订尽可能详尽的外包协议。通常协议中应包含：外包人员能力要求、图书加工数量、加工规格、各批次交货时间、责任划分、违约赔偿等。尤其针对外包人员加工能力这一项，图书馆更应该严格把关，避免书商让文化层次不高、缺乏专业知识的工人充当编目员。此外，图书馆采编人员还应对选定的外包人员进行严格培训，只有有效地传递了图书馆方的各项要求，才能最大限度的保证图书加工水准。

（四）实行多环节监控，保证图书加工质量

为了保障图书加工质量，不少高校图书馆要求外包书商实行到馆加工，由图书馆采编人员跟踪监督外包人员具体工作情况，以便发现问题及时沟通。笔者从事了四年的图书采访工作，深刻地认识到图书馆各部门工作人员之间的合作及其重要，要做好图书的质量监控据，采编部、流通部的各个员工必须联合起来针对图书加工的各个环节进行跟踪监控。首先，图书验收是质量监控的第一环、采访人员要严格比对到货清单与订货清单，防止不良书商夹带非本馆订书；其次，编目人员要对套录数据提出明确要求，并随时检查有没有录入错误、图书与数据是否匹配、套录数据是否准确等相关问题。最后，流通人员还要在剔除污损及疑似盗版书籍后，与采编部门核实总册数。只有大家通力合作，才能保质保量地完成图书采购任务。

参考文献：

[1]冉文革.论图书馆业务外包[J].图书馆，2008（2）.

[2]李晓兰.浅谈高校图书馆采访业务外包的质量控制[J].内蒙古科技与经济，2008（21）.

[3]王正兴.图书加工业务外包的质量控制[J].图书馆建设，2007（1）.