物资供应管理系统分析

翟亚锋

摘要：随着高等教育的改革，现代化学科及其实践都对高等教育提出了新的要求，高校物资管理随着教育改革重新界定职能，成为高等教育的有力保障。本文分析了高等院校的物资供应管理系统，探索了高校物资管理供应存在的问题，同时也研究了高校仪器设备及相关物资管理系统，对健全管理制度及统一管理学校物资使用资金有一定的积极影响。

关键字：高等院校；物资供应；管理分析

一、物资供应管理存在的问题

长期以来，高校物资供应部门一直是凭着传统经验对物资进行管理。为了保持学校物资供应，物资供应管理工作人员用国家拨款不计成本地大批量购进货物，占用储存空间，积压或超支使用资金等，这样长期滞后的管理操作导致供应管理效益不高，物资浪费严重，无法跟上不断改革的高校教育，无法适应高等院校现代化教育的要求，甚者有些无法满足师生需求。

作为高等院校赖以生存和发展的物资条件，高等院校的物资供应必须具备一定的物质基础和基本设施，如教学实验、科学研究、行政管理、后勤服务等。但是高等院校的物资数量大，种类多，并且存在着不少高档次、高价位的物件，如何对巨大的物资进行规范管理、合理分配是值得探讨的课题。笔者认为，高等院校可采用物资管理系统进行管理，便于统一供应，合理支配学校物资使用资金，避免多头管理、重复购买、养护不当、损坏不报、资料零散、疏于核对等问题。

二、健全管理制度

由于国家坚持发展社会主义市场经济的政策，加快国民经济建设，高等院校供应管理面临着挑战和新要求。物资供应管理部门应该转变观念，摒弃物质供应中被动的行政服务，用现代管理技术来改造物资供应工作，利用物资供应管理系统做到服务性管理，同时还要充分发挥高校物资管理的监督职能的效用，进一步系统地健全高校物资管理制度。高校可以根据其具体的实际情况，创建设置一个具有综合管理性、高效率使用性的专门系统机构。

高校的物资管理系统需有加强其管供应、管用度、管节约的效能，强化直达供应和物资储存的管理体制，改善物资多余、积压、报废的管理及各种教学仪器设备的维修和保养等。完善的智能管理对高校物资管理系统提升物资流通运转效率、提高物资经费的使用效率等有着及其重要的作用。所以，高校物资供应管理系统必须实行智能管理化，对物资全面管理，合理利用， 降低消耗， 统一有效的管理物资供应相关信息，健全管理制度，这样才能以少的投入取得好的经济效益。

此外，由于物资出入库次数频率高、种类多而规格杂、运转时间较快， 加大了物资管理部门的难度，单单靠管理工作人员手工记帐和传统的统计方法已无法满足愈加繁杂琐碎工作的需求。利用计算机创建的智能管理系统进行物资分类核对审查、统计记录和检索等各项业务处理，是实现高校物资供应管理现代化、规范化及智能化的一个重要环节。因此在管理系统执行过程中，部门相关管理人员需及时从系统数据中获取反馈信息和更新信息，要时常去系统信息存储中心了解实施情况和进展，便于高校收集资料制订供应方案，及时并高效地解决问题。

三、加强物资出入库管理

根据客观经济规律，通过补贴、奖金及经济责任制和核算制等方式来调节各种不同利益之间的关系，对影响管理对象有一定的积极作用。

系统中设立的物资信息是用来建立数据库的。首先对物件的编号、品名、规格、单价等进行设计记录入案，以便于制订采购计划。经费信息的单位信息表中可以设置单位名称的现有金额、当年拨款额和上年余额等栏目，可以以表格形式显示各种数据。同时物件信息维护是物品建库时使所用的，便于智能系统数据备份，把各种数据文件拷贝到硬盘或软盘中保存。物资管理系统的严谨操作，强化了物资出库管理，加强了物资报表数据化，减少和避免了重复购买及不严谨的物资购置计划，系统地管理了学校物资利用资金。

因物资供应管理不同于一般的物资流通，高等院校中的物资流通不只是简单的买卖和获取利润关系， 而是全身心致力于为教学及科研工作服务，在提升服务质量上追求经济效益并特别注重社会效益。所以，高等院校的物资管理必须具有较强计划性，避免盲目采购而造成物资积压和时间的浪费，甚至无法保障教学及科研工作的正常实施。高等院校的物资流通除了具备一般经济规律发生作用外，还具有其自身的规律性。一般物资流通的物品结构主要是由社会生产的产业结构和产品结构决定的，而高等院校中物资流通的物品结构则受到高校的科研发展及现代化水平影响。因此，高校教学及科研的特殊业务性质决定了对物质的需求具有种类多、量小、更新快的特点。这也再一次强调了高校物资供应管理系统的使用有利于加强物资出入库，保证学校物质资金的正常使用。

四、应用物资供应智能化管理系统的效应

高等院校物资信息智能化管理系统的实现，使资产利用率、信息资源和管理数据化大大提高。高等院校中的物资从提交采购计划到采购执行再到查收存库、物资出库处置，甚至报废处理的整个周期都需要进行一套系统的、完整的智能化的动态管理和监控操作。

高等院校物资供应系统智能化的应用有利于提高信息资源共享。经过该系统的应用操作，物资管理部门只需专注于校园物资的日常监管和安全维护，而系统其他各项数据的维护工作则可由其他部门完成。

高等院校物资供应系统智能化的应用有利于提高物资资产的利用率。由于学校各部门或多或少都会存在一部份暂时或者长期闲置的物资资产，物资管理部门就可以通过操作系统，用清单明细的方式将这部分资产公布出来并在校园内实施相应的无偿调度，进而提升物资资产的使用率，同时又可防止其他部门重复采购物资，造成不必要的浪费，这对实现高校可持续发展有着重大的现实意义，为建设节约型校园、提高办学效益奠定了一定基础。

采用高校物资供应系统有利于保证数据完整性及安全性。利用系统中的各类数据，根据校园物资系统管理的需要，对各类物品进行统计、分析，从而对全校资产实行全面、完整、系统的统计与分析。根据国家教育部及教育厅要求的报表数据格式，生成需要上报的相关数据，完成上报报表的工作。为了保证数据的安全性和完整性，高校可根据物资管理需求，对管理人员及各管理部门的操作权限和管理范围进行具体细致的控制，以满足单位内部的管理岗位分工、实施内部控制的需要。

五、总结

总之，传统的物资管理模式已经不能完全适应当今高校的物资管理需求，高等院校需要不断提升和完善自身的物资管理系统，利用现代化信息技术力量，增强供应链上各个节点的运作合作。国家应该积极扶持供应系统智能化的建设，提升供应管理质量，极力完善学校物资供应系统智能化，建设具有可持续发展的校园物资供应。

参考文献：

[1]唐意红，方伟红.探讨高校技术物质采购的规范管理[J].知识经济，2011（01）.

[2]王延文.浅析物质供应管理系统的实施[J].民营科技，2012（03）.

[3]杨国华.高校物质管理的改革[J].中国现代教育装备，2003（06）.

（作者单位：山东省学校生产供应管理处）