浅议收费处管理与稽核

吴剑峰

摘要：收费处是医院货币资金及收入来源的主要源头，收费管理是医院经济活动中十分重要的一项工作，也是医院财务管理的重要组成部分。医院应全面抓好收费处的管理、稽核监督工作，保障收费资金真实、完整、安全缴存，促进医院持续、稳定发展。

关键词：医院收费管理；稽核监督；内部控制

随着医疗改革的不断深化，人民群众对健康保障需求的逐渐增加，医院规模不断扩大，业务量大幅度的增长，使收费环节的重要性日益显现。组织和管理好医疗收费工作，不仅是医院现代化管理的需要，而且是提高医院收入的有力保证。目前，医院信息管理（HIS）网络系统已广泛使用，对落实财经制度、统一收费管理进行有效监督提供了很大的便利，也为医院收费环节的管理提出了新的思考。一般医院收费流程中可能存在信息化不全、退费流程不严密、未日清日结、解款报表是否真实、分级授权不清等问题。在新的形势下，若医院不能及时制定与完善收费管理方案，加强稽核监督和内部控制，很容易导致经济漏洞与安全隐患，严重时势必会造成重大经济损失。现简要谈谈在工作实践中如何采取措施加强医院收费处稽核监督管理工作。

一、明晰岗位职责，建立健全岗位责任考评、奖惩机制

1.职责分工与授权批准是医院收入内部会计控制的基础， 收费处应根据自身实际情况合理设置岗位，明确相关岗位的职责、权限，确保收费操作与收入报表审核、票据保管与使用、办理退费与退费稽核等不相容职务相互分离。在his 环境下，应由财务负责人统一制订涉及收入操作人员的权限，明确其相应的系统功能模块。未经授权的无法进入、操作， 如对操作员进行操作时间控制，非值班时间无法进入系统；收费员通过密码对自己的操作权限进行控制，应防止收费员贪图方便不设置密码或密码设置过于简单。

2.医院内控制度和其他规章制度一样，依赖于严格的奖惩机制才能得以有效贯彻。因此，医院应建立一套科学的岗位责任考评、奖惩机制，依据评价标准，对收费处各相应岗位人员的责任履行情况进行考核，根据其履行责任的绩效进行奖罚。由此在调动人员积极性的同时对各项业务实施监督，从而有利于医院内部控制的有效实施。

二、 收入取得与退费环节是医院收入管理的核心

（一）建立严格的现金以及POS机监管

1.收费处工作人员每天要接触大量现金，而现金流动性最强、诱惑力最大，最容易被挪用和侵吞，所以应重点加强对现金的监管。在收费窗口配备监控摄像头，不定期的突击性现金盘点，如有长款应督促收费员立即上交并以长款挂账，留待查明原因后再做处理，对短款要限时补交。His 中开发设置收费数据实时监控模块，专门用来统计收费员进行了收费操作又尚未正式生成缴款报表的收费数据，实现收费数据的实时监控，敦促收费员及时生成缴款报表。对于当日银行收款之后的收入款项和备用金，应一律交存受监管的保险柜存放，值班人员预交定额标准以上现金，压缩收费员的库存现金量，减少现金挪用风险。

2.加强预交金存退管理。 现在医院普遍使用“多退少补”的模式，患者事先预存一定金额，就诊后肯定会留有一部分资金，医院会相应的承担资金沉淀、资金安全方面的风险问题。医院应加强患者就诊卡信息安全管理，完善数据加密技术，防止就诊卡被复制冒用。患者在退款时需出示交款凭证或有效身份证明，收到退款时要在退款凭证上签名，以示收到钱款。同时制订严格的就诊卡挂失操作审批程序，患者填写就诊卡挂失申请表，同时签章并提供有效身份证明复印件留存备查；住院预交金金额普遍较大，在患者住院过程中一般不予退出。特殊情形或预交金收据遗失的病人，住院收费处必须对遗失收据的预收医疗款与缴款存根联相核对，核对无误后，请当事人填制遗失证明并声明此收据作废，提供有效身份证明复印件并由病区主任签章核对确系病人本人后方可办理。为了防止住院病人结算余款被冒领现象的发生，办理出院结算时，患者需提供病区开具的出院通知单，并回收其所有预交金收据；门诊大厅和住院部设置费用明细情况自助查询系统，患者实时了解自己费用清单、交款余额，让病人参与到资金的监管中来。

3.对于pos机使用的监管重点在于收费人员利用职务之便进行套现的违法活动的监控。要求收费员在每张pos单上记录对应的交款收据编号，以备查询。实际工作中，由于收费员操作疏忽、病人银行卡余额不足等原因，his打印的缴款汇总报表中，现金与pos机结算额经常混淆，需重新区分、核对。为解决以上问题，应实现pos机与his通过计算机串口进行数据对接，使医院收费系统具有收银一体机的功能，自动记录病人的“pos机缴款”结算方式、银行卡号、交易金额等信息，减轻与银行对账工作难度，有效防范银行卡套现风险。

4.坚持日清日结，完善解款流程。目前绝大多数医院都是由银行上门收款，解决了到银行存款路途安全问题，但同时应注意合理安排上门收款时间点和收款前后现金收入的安全保管问题。收费人员应在每天规定时间内办理结帐，所收现金交当日汇交人员核收，记录每日缴款台账，台账上记载现金、pos、支票等不同支付方式的金额。现金出纳根据汇总缴款报表比对收费员个人报表及每日缴款台账，检查收费员是否按时缴款，并填制银行缴款单。建立相互制约可靠的现金收、缴、存管理链条，确保了收费员所收现金及时存入银行入账，保证资金安全。

（二）规范退费管理制度

退费业务是医院收费业务的逆向操作，注重收费管理的同时，应更加重视退费环节，建立并实施退费审核管理制度，有效防止收入多退、虚退、冒领等不当行为。退费必须使用冲账方式退款，不可直接更改原始记录，应保留操作过程的详细记录。各科室只记账，不能退费。退费时由医生及执行科室在电脑界面上做红字处理，确认该项服务确实尚未发生，或该项药品确实尚未发出或发出了已收回。再由收费处核对，经电脑系统退回款项，各项退费必须提供有效凭据，包括缴费凭据、相关科室的退费和更正通知单、审批意见、经办人签章等。手续不全不得退费，严禁一人办理退费全过程。为防止社保卡、银行卡套现违规行为，其退费金额必须退回原卡账户内。对退费频率高的收费员和执行科室进行分析并查找原因，特别要注意出院重新结算的管理，防止收费员将已出院的病人取消出院，随意改动病人费用，然后重新结算而少交现金的做法，这就需要加强对退费项目的及时稽核监督，对出现的疏漏、错误等情况及时纠正或制止，防范因退费造成医院收入的流失。

三、加强和完善票据的使用和管理

票据的规范管理是医院收入内控的重点。His 环境下，计算机的使用范围扩大，利用计算机进行的贪污、舞弊等犯罪活动也有所增加，其隐蔽性强，发现难度大，这时票据内控作用显的尤为突出。票据是医院收费过程的有效凭证，是医院核算业务收入的重要依据，它的真实性、合法性关系到收入的真实可靠，对于医院后期的财务结纳工作有着非常重要的意义。随着his的不断完善，票据管理员可以通过计算机对票据的购入、领用、核销业务实行全程管理，实时了解票据的使用情况。收费员领用的票据应根据医院的业务量发放，不宜过多，足够周转使用即可。财务科应设置专用的票据领用登记簿，按照“谁领用谁签字”的原则，记载领用人的姓名、领用日期、票据号码等。收费员领用后，由票据管理员在his中输入其所领票据号段，授权给该收费员，授权具有排他性。收费员在打印收费票据时，计算机就会自动产生一个与票据号码相同的核对号码，对已使用的票据进行核销。收费稽核员设置票据记账联辅助账，对各领用人使用了的票据存根及时记录销号，定期汇总抄送财务科。票据管理员根据计算机自行核销记录和稽核员填制的辅助账在票据登记簿上核销，这样起到双重监控的作用。每日回收的票据存根应妥善保管，按原始凭证管理的要求定期装订，归档存放，完善会计档案管理的同时也有助于病人发票遗失时备查复印。His 中关闭票据的补打功能，对于未完成打印的票据应予作废，并手工填写计算机流水号码。坚决杜绝空白收费票据的外流，万一出现遗失等情况，应及时登报声明作废。

四、建立完善的稽核监督制度

完善的稽核监督制度是医院收费工作的有力保障。医院应设置独立的收费稽核岗位，且归属财务科统一领导管理。收费稽核的主要工作职责就是对收费全过程进行稽核监督，防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为，消除隐患，堵塞收费漏洞。收费稽核的内容主要包括：电脑报表审核、审核退费、突击盘点现金、票据管理、制度执行以及奖惩考核管理等。由于微机对收入的归类和计算是自动的，并且理论上也不会出错，很容易造成稽核管理人员过分依赖微机计算统计的结果，从而造成内控的失效。稽核人员应从his的功能上进行认真的分析，并进行实质性的控制测试，主要把握以下几个环节。

1.对于作废及退费的票据应当审核其是否各联齐全，票据号、金额是否一致，退费票据是否有相关科室人员的退费说明及签名，手续是否齐全，并与后台系统汇总的退费明细进行逐笔核对，检查受否存在错退、漏退甚至无票据退费等情况，及时查明原因，督促收费员补退或补收，及时更正错误，杜绝恶意退费。

2.收费票据是否连号，票据起止号和其对应的机内号与电脑中记录的是否一致，有无跳号现象，对于跳号的情况要利用机内号与票据号一一对应的关系，逐一核对票据，查明原因后及时调整，使其与实际相符。此外，还要核对票据实际使用张数与电脑自动统计的张数是否相符，有无断号现象，如有要查明断号票据是属于空白未收费票据还是已收费未上交票据，及时进行相应处理。尤其是当计算机网络出现故障，使用人工收费，当日手工票据的审核工作显得尤为重要。

3.信息科要为稽核人员提供技术服务，编制相应软件查询模块，为稽核监督工作提供最大化支持。同时应封闭系统数据库中数据的修改功能，避免直接修改数据，防止舞弊现象的发生。加强his的安全维护工作，保证数据的完整性和准确性。随着HIS系统的逐步完善，收费系统越来越依赖于信息化管理。因此，具备一个稳定、准确、全面、可操控性强的his系统，是做好医院收费管理的基础。

4.正确认识计算机管理软件的先进性，不能盲目依赖软件，因而导致以人为本的管理主体不到位甚至缺位。要充分发挥凭证的控制作用，根据票据人工统计核对收费报表中的各项数额。对于住院预交金，数额较大，可采取设置活页账或利用简单的数据库软件，独立于his建立住院病人预交款信息，对每笔预交金进行逐一勾兑核销，定时与his 中预交金数据进行比对，实时全程监控。实现从被动接收数据为主动掌控数据的重大转变，对信息科的财务数据进行有效的反监控，从源头上杜绝后台改动财务数据的风险，成功实现双向动态的数据跟踪。

五、培养提高工作人员的整体素质，改善收费处硬件设施

1.加强在职人员培训，提高职业素养。再好的工作制度与流程，也要依靠人员去贯彻执行。首先，要对收费工作人员的入职严格控制，只有拥有相关从业证书才有资格竞聘入职，其次必须加强对在职人员的培训：一方面提高他们的业务技能，另一方面加强他们的职业素养，通过对财经法律法规和规章制度的学习，不断树立财务人员知法懂法的法律意识，使他们拥有爱岗敬业的职业道德和认真负责的工作态度。坚持效率优先，参照工作量、准确率、考勤率、学历职称实行绩效奖金分配，公正奖惩考核，发挥员工积极性和创造力。2.硬件设施是优质服务的保证，是提高医院档次和服务质量的重要指标。 购置多功能读卡器、验钞机、对讲机，完善收费窗口配备。 不论患者办理何种业务，均可在任一个窗口办理，避免因排错队、重排而引起的争执及不必要的时间浪费。加强his的硬件配置与系统维护，提高服务器性能，保证医保结算接口正常、高速，减少收费窗口微机操作的等待时间，提高办事效率，方便患者缴费，提升患者的满意度。

综上所述，严格的内控措施不仅加强了医院财务管理，也规范了医院的收费行为，防止医院收入流失，使医院经营活动有序、规范的运行。完善的内控制度，有利于医院的生存和发展，也利于患者利益的保护，更有利于建设和谐医患关系。收费处应根据医院实际需求，不断扩充新内容，使管理更加科学化、规范化，把好医院的收入关，充分发挥收费环节在整个医院中的重要作用。

参考文献：

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[3]贾梅，刘辉.pos结算方式下的医院财务管理建议[J].卫生经济研究，2012（07）.

（作者单位：福建医科大学附属孟超肝胆医院）