工程档案规范化管理研究与应用

黄翀燕

[摘要]一个建设工程的成功必须兼顾工程档案与工程质量两方面，因为这两者是统一的，只有两者都得到重视才能使最终的工程符合社会的需要，本文通过介绍建设工程档案的重要性地位，从而提出加强档案管理的完善建议，以期推动档案管理制度的发展。

[关键词]工程档案；规范管理；工程质量

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.048

[中图分类号]G275[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2013）08-0084-02

1 建设工程档案的重要性

建设工程档案是指产生于工程建设的活动中，以文字、图表、图像、声音等为表现形式的原始记录，具有一定的储存收藏价值。随着经济的迅猛发展，城市建设的日新月异，建设工程的数量日渐增加，而形成于工程中有价值的记录资料也日益累积：有形成于工程建设前准备活动中的批文、岩土勘察、设计文本、施工图、投投标文件、施工合同；形成于建设活动中的工程竣工验收资料、审核资料；竣工后相关单位的验收资料、工程结算资料、竣工图及后期附加服务的记录资料等等。这些档案记录了工程建设的方方面面，是最原始最真实的文献资料，在建设工作中有着极其重要的功能。

（1） 一个建设工程完工后必须要接受验收，而要检验工程质量是否合格，其最重要的依据之一就是建设活动中形成的真实档案和施工管理记录文件。这从侧面体现出工程建设不是儿戏，是要遵循科学，经受考验的，这也成为了工程质量等级评价机制的一项评判指标[1]。

（2） 工程施工过程中难免会出现一些问题，而当问题日益凸显、隐患渐渐形成甚至于工程事故突发，调查人员要对问题出现的原因，事故发生的原因进行调查时，则必须从查看工程档案开始，进而提出正确的处理措施。

（3） 在工程竣工验收通过后，建设单位还要履行今后的维修、保养、管理服务，因此，建设工程档案的储存就是工程享受后期服务的重要参考依据。

（4） 一个建设工程档案价值不仅仅限于对本工程的贡献价值，它还能成为其他同类工程建设的“教材”，具有很高的参考价值，一个高水准的工程建设所形成的全面规范的工程档案将会是同种工程建设的指明灯，其中展现的经验、可参考的数据，可借鉴的技术水平是新工程建设中收获的一大笔财富，因此建设工程的档案是为更大的经济效益服务的，它潜在的价值是不可估量的[2]。

（5） 如今城市现代化的发展不断向周边农村渗透，城市建设步伐日益加快，而城市的科学规划则需要建设工程档案提供相应参考依据。一个城市扩建方案的确立、决策的作出都需要从建设工程档案中获取原始资料进行参考，有效地利用档案可以避免城市建设的盲目规划，减少不必要资金的流失，把资金用在刀刃上，合理配置人员和物资，达成社会效益和经济效益的统一。

2 加强建设工程档案规范化管理的建议

（1） 提高认识，建立健全档案管理制度。工程的建设周期一般需要好几年，操作复杂，相关联的部门设置也繁多，每个程序之间几乎都有联系，如果档案记录过程中相关人员没有认真的工作态度，那么很多细微的环节会出现纰漏，甚至被忽略，这样便使得档案记录的资料缺少完整性。由此可知，建立一个规范的档案管理制度是十分有必要的。完善现存档案管理制度，① 应该设置专业性较强的专业管理员； ② 以甲方代表作为每个工程点一手档案的形成和收集，确保归档材料的完整性； ③ 人员的配置要优先选择专业性强职业素养高的人员，并且对其做好培训工作。

（2） 加强业务培训，落实档案工作责任制。工程建设的档案人员和技术人员都必须要有良好的职业素养和业务水平，因此加强档案工作的业务培训是推动档案规范化管理建设的重要一步，要培养这些人员的法律意识，在专业知识培训外，要让他们清醒地认识到工程档案与工程质量的紧密联系。要提高工程档案管理的地位，引起有关部门和人员的高度重视，如若忽视档案文件的管理就要承担相应责任，在建设单位和工程承包方签订的合同中明确承包法人违反档案管理规定应付的责任，收集整理档案材料的各个环节要保证全面到位[3]。

（3） 参照标准，使档案整理更规范化。一套有价值有完整意义的建设工程档案通常包括以上级的工程审批文件为前提进行立项，通过合法程序征地、对施工地进行勘察测量，绘制图表、设计施工方案，有关施工的技术和完工后工程质量检验的资料记录等等。为了方便甲方整理档案资料，加强档案管理，统一档案合格标准，建设部根据实际情况制定了《建筑工程文件归档整理规范》，这一规范的内容涉及了可归档的资料的范围、档案符合归档要求的质量标准、档案进行移交和验收等，规定详细明确，给档案工作者今后的归档工作提供了便捷和统一的标准，因此，作为档案管理人员必要牢记此规范，一切工作活动以规范的要求为出发点，同时要发动思维根据具体情况对档案管理工作进行完善。

（4） 努力实现档案工作与工程建设的协调发展。工程项目具有持续时间长、涵盖面广等特点，因而为了更好地进行工程项目管理，确保工程项目能顺利早日完成，作为工程项目的总负责人，要在项目管理时重视工程档案的管理，努力实现档案工作与工程建设的协调发展，从而完善工程项目的管理体系。① 工程监理贯穿于工程项目建设的始终，即从建设项目立项开始到建设项目竣工的所有文件材料、例会资料都需建档备案； ② 将工程文件材料的归档工作纳入施工单位日常监理范围，从制度层面确保工程档案的管理工作更加完善。

（5） 提高效率，加强工程档案的信息化建设。现代科技日新月异，市场竞争激烈，传统的工程档案管理显然已经无法适应如今的经济发展，因此，我们必须把注意力转移到建设工程档案的信息化建设上，我们要实现信息收集的迅速化，保证储存的安全，不断开发更新更先进的管理手段。比如：在各不同档案信息的交流共享方面，充分应用网络的优势，把各个部门纳入统一网络管理体系，实现信息的快速交换、共享，这既可以节省时间也可以获得大量精华信息。

3 结 语

建设工程档案是最原始的记录，包含着丰富的资源信息，是建设工程领域的重要资料文献。只有不断地更新加强工程档案管理的相关制度，制定管理规范，引进先进的档案管理技术水平，才能顺应发展潮流，符合科学的建设标准，促进现代化城市的建设。

主要参考文献

[1] 贺远程. 工程档案管理对促进建设工程质量作用的研究[J]. 中外建筑，2010（11）：89-90.

[2] 蔡孟奇. 工程档案与工程质量的关系[J]. 城建档案，2011（8）：125-126.

[3] 王丽红. 关于做好档案管理工作的思考[J]. 城建档案，2011（6）：249-250.