高校行政秘书工作绩效研究想

胡淑敏　马阿美

【摘 要】行政秘书是高校中各项事务管理的参谋和助手，同时还起了联系管理层与师生关系的作用。但由于其工作特性所限，行政秘书的工作效率的提高通常面临一些问题。必须通过组织和个人两个方面入手解决这些问题，才能在根本上提高行政秘书的工作效率，更好地为学生和学校发展提供优质服务。

【关键词】行政秘书；绩效；能力

普通高等学校中行政管理工作发挥的作用虽然是辅助性的，但却不可或缺。组织、传达、引导和决策等职能的充分发挥直接关系到高校办学水平和科研成果效益，行政秘书岗位最能体现高校行政管理体系岗位性质[1]。

1、高校行政秘书工作性质分析

1.1高校行政秘书的工作职责。通常来看，高校行政秘书的工作主要包括文书、沟通、人力资源和日常行政四个部分构成。具体的内容有：（1）、文书和文稿的草拟、审校、打印和发布；整理会议记录与会议纪要；档案的归档、登记、审核、保管等。（2）、联系行政管理层与师生，公关、接待等外联事务等。（3）、人力资源方面的相关工作，办理入职称评定、福利事务等。（4）、协助行政管理层督促各项工作计划，管理办公设施，处理信息资料，会议筹备，出具院系行政证明等[2]。

1.2高校秘书的工作特点。与高校中其他岗位不同，行政秘书有着自己明确的职责和作用，同时也形成了这一岗位上明确而清晰的工作特点。综合性与复杂性。行政秘书通常对一个组织内的各项事务均有一定了解，其工作范围也涵盖了组织活动的各个方面，且内容极其丰富。而这些日常事务并非是以条理清晰分明的形式出现在工作中，而是有较强的随时性和突发性。行政秘书多数时间都会被大量的事务性工作缠身，必须在有限的时间内整理出各种头绪，体现出较强的复杂性。

重复性与时效性。尽管行政秘书的工作内容非常丰富，但对于有工作经验的人来说，这项工作仍不免是一些事务的重复，并会常常显得枯燥无味。有些工作十分繁杂且大部分工作时间要求都很紧，因此要提高效率，讲求时效。

服务性与利他性。性行政秘书的工作职责可以这一岗位的职责是建立在为领导和师生服务之上的，因此服务性成了秘书工作的主旋律。行政秘书所做的工作很多并不能为自己的岗位晋升或薪酬方面带来直接的改善，但却无时无刻不在服务他人。他们的工作自利性弱、利他性强[3]。

行政秘书几乎没有时间用进行学习或者接受更多的培训，这样就导致他们的业务素养长期停留在某一固定水平，无法实现真正意义上的“与时俱进”。有些行政秘书中工作中也存在缺乏组织能力，借助模板来完成工作等问题，很难在工作中实现创新之处，也很难高质量、高效率地完成各项工作[4]。

2、高校行政秘书效率不高的成因

2.1工作任务和压力使其无法深入学习和思考。行政秘书要做好对内对外的各项服务，导致其工作任务重、工作压力大。高校行政秘书中很少有从秘书专业毕业的人，都是在实践中通过“老带新”的方式边学边干逐渐熟悉工作的，工作和学习的压力较大。

2.2工作的业绩感和成就感有限。在其单位工作的秘书，通常都有比较明朗的职业前景。然而这种职业发展规划在高校里则行不通，因此大大降低了行政秘书对工作的成就感。繁重的工作使他们没有时间保证教学和科研工作，其成果数量及质量也远远低于与他们同时进入学校在教学科研岗位上的同行。这会使他们对前景感到茫然，并逐渐缺乏了对秘书工作的积极性。

2.3难以适应快速转换的角色。职业特点和高校的环境，使高校行政秘书形成了“秘书”、“教师”、“研究者”和“生活人”这四种思考和行为方式存在很大的差异的角色。高校行政秘书每天都必须在这四种角色中频繁转换，不停地选择与角色相对应的思考和行为方式。因此必然带来人格冲突，这对高校行政秘书身心健康所形成的危害也是不争的事实[6]。

2.4职称晋级困难。行政秘书的外出培训机会少，且在专业技术职称评聘上处于劣势。他们平时大都忙于具体事务，个人学习进修的时间少，也少有机会外出参观考察、学习和工作研讨，缺少接受系统性，专业性再教育和职业再培训的机会[5]。

3、提高高校行政秘书工作效率的对策建议

要提高行政秘书的工作效率，必须从组织和个人两个角度入手，共同作出努力。

3.1组织应为行政秘书提供成长的机会和环境。首先，组织内的领导和个人要认识到行政秘书不是随意可以替代的工作，同时要在日常和生活和工作中给予一定的支持和尊重。行政秘书并不只能机械的简单重复执行上级和师生的任务，还能够发挥出行政管理岗位人员的能动性，出谋划策，为领导提出建议和意见。因此，组织要充分重视行政秘书这种掌握全局的能力，从而为管理层的决策提供良好的依据。其次，组织要为行政秘书提供培训的机会，让其有充分的学习机会和学习环境。不能单纯地认为事务性工作人员参加培训工作会耽误本职工作，仅仅依靠原有的知识结构是无法真正胜任高校行政秘书工作的。因而，行政秘书通过培训和学习而增长的知识和技能能够在今后的工作中很好地运用，以提高效率和水平。再次，应建立灵活、合理、人性化的评价机制。根据高校秘书工作不易量化的特点建立合理的干部聘任、选拔制度。在进修、学习等方面给予优惠政策，鼓励他们安心搞好教学和管理工作。同时也要提高高校秘书的待遇，使高校秘书岗位成为一个有吸引力的、有前途的岗位，这样才能够不断激励行政秘书工作的积极性。

3.2行政秘书个人要充分提高自己各项素质。行政秘书也要通过学习不断提高自己的各项素质和工作能力，除了要具备秘书专业的相关知识之外，还要了解所在组织的专业知识。另外还应该了解一些经济、管理、财务、心理等方面的知识。首先，应该积极主动学习文秘专业基础知识。高校行政秘书很多都不是“文秘”专业的科班出身，不知道秘书工作的一些方法和原则，在工作中会遇到各种困难，影响了工作效率。因此，高校行政秘书学习一些秘书专业的知识是非常必要的[7]。其次，应该主动提高能力素质。行政秘书的能力素质主要包括高效和快捷的学习能力、研究能力、创造性思维能力、口语和书面表达能力、处理突发事件和危机的管理能力、组织能力和工作创新能力等。作为领导的参谋和职能部门的助手，行政秘书对经常性工作和突击性工作要能够分清轻重缓急、妥善安排。最后，行政秘书要正确认识并承担好自己的岗位角色，摆正自己的角色位置，学会在沟通的基础上协调，和谐地处理好与上级部门、院系领导、教师、学生的关系。此外，还应能够熟练使用计算机处理日常工作，这不但能提高工作效率和水准，而且能减轻管理中的部分工作量，为提供快捷、优质的服务。

【参考文献】

[1]饶舒.高校行政秘书岗位之体析[J].科技信息，2009（12）：401-402.

[2]储爱霞.高校行政秘书工作探讨[J].管理观察，2008（18）：135-136.

[3]林隽.浅谈如何提高高校秘书队伍建设[J].河南教育（中旬），2011（8）.

[4]翁晓梅.对高校行政秘书工作现状及对策的分析[J].华章，2013（05）：126.

[5]许建功.浅析高职院校行政秘书工作现状和存在的问题[J].科技视界，2012（21）：45.

[6]余明江.高校行政秘书倦怠情绪探析[J].四川民族学院学报，2010，19（05）：103-105.

[7]王翔.高校行政秘书的角色意识[J].高教高职研究，2009（08）：203.