事业单位的图书、情报、档案一体化管理研究

雷玉敏

[摘 要]：图书、情报、档案是三门相互关联的信息学科，我国的事业单位有关于信息管理一般都会涉及情报、图书、档案等方面，但由于单方面的设立专属机构，往往会造成某些机构重复设置，从而导致各机构之间的交流渠道不顺畅，因此事业单位的图书、情报、档案一体化管理很有必要，本文结合国土资源局图书资料综合管理进行分析探讨。

[关键词]：图书 情报 档案 一体化 管理 国土资源

随着社会的迅速发展，信息技术的爆发带动了各产业朝网络化和数字化发展，信息处理打破了各学科和各专业之间的界限，许多行业的管理模式都遭遇着数字化和网络化的冲击，事业单位的档案、情报、图书管理事业也是如此。图书、情报、档案是三门相互关联的信息学科，我国的事业单位有关于信息管理一般都会涉及情报、图书、档案等方面，但由于单方面的设立专属机构，往往会造成某些机构重复设置，从而导致各机构之间的交流渠道不顺畅，因此事业单位的图书、情报、档案一体化管理很有必要，本文结合国土资源局图书资料综合管理进行分析探讨。

一、国土资源局图书管理

国土资源局图书管理是国土资源信息管理的核心部分，国土资源对于信息的管理主要是指对国土资源档案文献的管理，而档案文献是记录着我国国土历史记录以及现代研究发展信息的重要载体。国土资源局图书管理可以分为日常图书档案管理和国土资源图书馆档案管理。国土资源图书广义管理包括对图书馆馆藏资料、藏品、图书、图书的借阅历史记录、读者档案、情报交流档案等管理。

信息时代对国土资源图书档案管理的挑战主要集中在信息共享的挑战和服务效率的挑战。网络信息时代，全民实现更加透明化、公开化的信息时代。对于图书信息，人们的需求不再是停留在纸质书籍上，而是更加快捷方便并且共享的电子图书。同时，网络环境下，国土资源图书管理需要实现数字化、虚拟化的信息资源，这样才能提升本身的服务效率。

二、国土资源情报、档案及其他信息管理

图书、情报、档案这三项主体根源相同、本质相同、载体相同、工作标准和规范也相近，因此管理方式上也比较相近，但也有其不同的地方，情报信息资源以及档案管理需要严格执行管理保密规定。对于国土资源情报、档案资源而言，管理人员必须加强保密观念，查阅、借阅档案必须有档案管理人员在场，查阅完的档案要及时归档。传统的档案、情报管理需要大量的人力资源，并且安全性也远不能达到预期水平。基于信息技术的广泛应用，实现图书、情报、档案一体化信息管理提供了技术条件。对于国土资源的档案、情报管理工作，首先根据《档案法》和《土地管理法》的分类要求，对国土资源各种文件、材料采取从总到分的方法进行分类。进行齐全的档案信息搜集，确保原是档案资料、情报不遗漏、不缺失。其次，坚持立卷制度，实现档案信息管理规范化。

三、一体化管理

信息时代，事业单位实现图书、情报、档案信息一体化是现代信息服务的必然举措。首先，一体化管理是适应网络信息技术发展的需要，随着电子信息网络技术的不断升级和更新，只有实现图书、情报、档案信息一体化管理，才能共享信息资源，推动时代信息现代化的发展。其次，事业单位实现图书、情报、档案信息一体化是教育信息改革与科研的需要，信息技术将从前相对独立的学科变成了各学科之间都有着交叉领域的整体化学科，学科之间的渗透交叉因为信息技术的传播和介入变得越来越多。从前，图书、情报、档案管理各自为政，相对局限性极大，给知识的传播利用带来了一些困难，一体化则很好的解决了这个问题。同时，各学科的发展也因为信息资源的共享得到了更全面更整体发展趋势。最后，事业单位实现图书、情报、档案信息一体化是信息管理一元化的需要，一体化更加方便了对信息资源的整合管理，节省了大量的人力资源。

针对国土资源图书档案信息管理一体化建设，需要进行如下工作。

第一、改变旧有观念，合理利用网络信息资源。国土资源信息管理部门应该利用网络的传播优势，个必须打破旧有的馆藏建设思想，根据自己的特有资源，积极开发虚拟图书管理平台，通过网络共享平台，延伸馆藏资源，并且提供读者更舒适高效的服务。

第二、加快信息资源电子化进程，开发独具特色的国土资源信息数据库。充分利用图书档案自动化管理的信息特色，通过利用自身的资源优势，将这些馆藏特色推向网络，扩大信息服务的范围，进一步实现增加馆藏信息资源的使用价值。

第三、开展图书档案之间的横向交流，实现资源共享。互联网时代，信息传播速度日益加快，利用这一时代特点，开发资源共享平台，这样才能够达到图书档案使用率最大化。因为地域性的原因，馆藏种类往往有所欠缺，建立了图书馆与图书馆之间的资源共享平台，对图书档案资料进行有机的整合，通过信息共享平台。

第四、开展用户教育工作。在建立了良好的国土资源的信息使用平台后，需要开展用户的教育工作。图书档案管理单位对用户开展信息检索能力培养是必要的手段，使得用户能够适应信息一体化管理。

四、小结

图书、情报、档案一体化主要实施措施需要建立信息领导机构，从整体出发，兼顾三者的特点，使其相互独立的基础上保证一定的协调性；需要培养一支只是结构合理的新型专业管理 队伍，培养同时精通计算机检索技能和图书、情报、档案管理业务的综合性人才，需要共同建立计算机网络服务系统，实现信息资源共享。信息爆炸的时代，事业单位的需要建立统一的管理图书、情报、档案的运作机制，实现一体化信息管理，努力适应时代发展。

参考文献：

[1]史瑞来.高校图书、情报、档案应实行一体化管理.内蒙古图书馆工作，2007.

[2]蔡德民，图书与档案信息资源共建共享探析[J]，河南国土资源图书馆学刊，2006（10）

[3]段伟.图书情报档案一体化建设探析.情报探索，2007.8.