如何提高医院办公室效率探讨

任玉环

摘 要：办公室是医院的综合办公机构， 起着承上启下、联系左右、沟通四方的枢纽作用，也是医院的信息中心、参谋总部和后勤基地。医院办公室工作质量的好坏，直接影响到医院全局， 也影响到医院的形象。本文主要对如何提升医院办公室效率进行了探讨。

关键词：医院办公室 效率 提升

医院办公室的行政管理工作千头万绪、纷繁复杂，涉及全院工作的方方面面，它的主要职能可以概括为管理、协调和服务三项，其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。时至今日，人类社会发展已经步入知识经济时代。较之以往，从硬件方面看，广大患者就医环境的舒适性、医院医疗设备的先进程度等都有了很大改善；从软件方面看，医院医疗人员的整体素质、医疗技术的科技含量等都得需要处理时，要注意与有关部门、有关人员商量后慎重处置，做到既不能误事，又不能出事。

1. 医院办公室的职能和作用

1.1参谋助手作用。医院办公室是院领导决策的参谋机构， 在领导决策和决策的落实中起着参谋作用。一方面， 向领导提建议、意见、出谋划策、提供被选方案。办公室要关心全局， 对于事关全局性、战略性的工作， 拟进行的重大活动和中心工作， 在领导机关形成方案、计划、意见之前， 要发挥综合性强， 联手面广的优势， 加强调查研究， 实事求是地反映情况。特别是从实际出发， 遵循上级有关规定和政策， 提供可资领导选择的及时、准确、全面的参考方案、设想、意见、第一手资料，提出切实可行的对策建议， 扶助领导实施领导工作和进行科学的管理。另一方面， 在重大工作部署或计划实施过程中， 发挥参谋作用。在决策执行过程中， 办公室要跟踪动态， 了解反馈信息， 针对执行过程中出现的具有普遍意义的经验和问题，提出推广和解决意见， 协助领导机关及时调整方案。

1.2综合协调作用。医院领导通过办公室发号施令， 医院的形象、权威、作用、效率等， 很大程度上取决于办公室的指挥协调工作做得如何。医院办公室协调工作的范围和种类包括： 政策协调， 即在医院管理中职能科室根据职责和管理制定一些相关政策和制度， 由于部门角度不同， 往往会带有片面性， 这就需要办公室按上级要求制定出较为完善、可行的政策和制度； 计划协调， 即要会同有关职能部门对需要协调的问题提出具体意见， 提供领导决策参考， 还要注意跟踪发现计划执行中出现的新情况， 及时解决。医院办公室作为医院和各科室的运转枢纽， 要发挥好指挥和协调作用， 要求在协调工作中应坚持四项基本原则： 坚持局部服从全局的原则； 坚持以党和国家的政策法令为依据。

1.3服务督察作用。医院办公室医院的心脏， 又是一个服务机构， 服务质量和水平如何， 关系到医院整体行政效率的提高。所以， 办公室要把服务是否到位作为衡量办公室工作的重要标准。要努力从被动服务向主动服务转变。从事后服务向趋前服务转变， 从常规性服务向创造性服务转变。在为院领导和临床科室提供更好的服务同时， 还要抓好督察， 确保医院各项工作落到实处。医院确定的目标任务、工作要点， 医院领导批示的文件是否落实和执行， 这一督办任务主要由医院办公室来完成。医院办公室努力做到督办工作！有为有位， 思想上有位置， 日程上有安排， 工作上有部署， 措施上有要求。每一项工作， 每一个文件都有专人落实跟踪、及时把工作进度和存在问题反馈给院领导， 有力推动医院重大决策的贯彻落实。

2.新时期医院办公室工作面临的新挑战

作为一家医院的办公室不仅是内部的核心， 更代表了医院的外部形象， 在医院各项工作中具有重要地位。

2.1服务多元化。医院办公室事多人杂， 随着医务工作面向市场， 其服务对象、服務内容、服务方式都出现了新的变化， 使办公室工作服务性呈现了多元化的发展趋势。它不仅要为整个医务行政机关工作服务， 也要为院务领导服务。随着现代领导的素质不断提高， 各级领导对办公室工作提出了更高的服务要求， 从过去的文牍性、事务性服务转变到为领导提供科学化决策服务， 在更高更深的层次上发挥参谋助手作用。这就进一步要求办公室工作人员不仅要有较强的文字功底， 而且必须掌握一定的现代科技知识， 能够熟练地运用各种现代办公手段， 以适应各级领导多元化的服务要求。

2.2管理科学化。为积极顺应医疗改革、满足社会需求， 许多医院更加强调科学管理， 纷纷学习借鉴国内外先进理念和做法。以往， 由于缺乏完善的制度保证体系和有效的制度监督制约， 医院办公室工作缺少制度化和稳定性， 在不同人员、不同时间、不同条件下， 工作效能经常产生较大偏差。因此，新形势下， 应当根据当前的形势和任务的需要设置相应的工作机构和建立健全以目标管理为核心的各项管理制度。

3. 医院办公室行政效能提升的几点建议

新形势下， 如何积极改善医院办公室普遍存在的问题和矛盾， 建立高效率的适合医院管理特点的办公室运作形式， 真正发挥医院办公室职能作用， 已经日益成为学界、卫生行政部门以及医院共同关注的一个话题。

3.1建立科学的信息管理模式。办公室是医院领导的耳目，是领导获取信息的主要渠道，也是一个单位的信息网络中心，信息管理在办公室工作中处于十分重要的位置。因为，医院领导要根据办公室提供的及时、准确地信息来进行科学决策，使医院工作能适应外界环境和内部运转需要。所以，办公室只有通过各种方式收集丰富、准确地信息，并对大量的信息进行综合分析、加工处理，才能及时为领导提供可靠的依据，发挥领导的参谋和助手作用， 并在决策的实施中，及时进行信息反馈，不断调节， 以达到预期的管理目标。

3.2不断提高工作人员的素质、水平。一是树立奉献精神强化服务意识。办公室是医院的综合办事机构、服务机构和管理职能部门， 所从事的工作更多的是服务型、协调性的， 每一个工作人员都是后勤人员， 必须树立全心全意为病人服务， 为临床第一线服务的思想， 不能以管理者自居， 要有奉献精神。办公室工作人员要主动履行职责， 由被动服务向主动服务转变， 克服过去那种领导布置什么工作就做什么工作，领导没有安排就不去做的状况。要强化服务于决策之内的观念。办公室工作人员应积极参与了解决策的全过程， 做好在决策过程中应由办公室做的事情。不要认为决策是领导行为， 是书记考虑的事情， 与办公室无关。如提供决策信息， 为党委决策落实搞好督促检查， 做好协调服务工作等都是办公室应尽之责。要创造性地开展工作， 克服传统观念和旧的思维方式。二是加强加强业务学习， 不断吸取新知识、充电。目前， 办公自动化正在被不断地运用到办公室的工作中来。这是利用先进的科学技术， 使办公室部分工作逐步物化于各种现代化设备中， 由办公室人员与设备共同构成服务于某种目标的人机信息处理系统。其目的是尽可能充分利用现代技术资源与信息资源， 提高工作效率和工作质量， 辅助决策， 以取得更好的效果。