作为中层管理者的时间

李铁军

概 要：当前的中国，时间的不够用，仿佛是大多数组织中层干部的共识。但问题的实质，不是时间不够用，而是任务目标难以按时完成。因此，解决的关键，是以完成目标为导向，整合一切可以使用的资源，从而跳出时间供应不足的困局。

关键词：管理者 时间 目标完成 整合资源

一、 问题的提出：时间不够用

时间不够用！当然，从组织的角度更准确的说，是工作时间不够用，应该是当前中层管理者的一个共识。管理者对此的应对策略，一般是侵占非工作时间——当前很多公司的考勤记录表明：中层干部的加班量是最大的。此种方式最简单可行，但也会带来一系列问题，首先是工作和生活的平衡被打破，容易积攒家庭矛盾，其次是个人健康的透支，再次是缺少空余时间进行休息和思考，前进的后劲会明显减弱。当然，最关键的还在于：有时，并不是加班就能消除危机！

这就引出时间不够用的实质——目标不能按计划完成！按计划完成目标，或者说，整合一切可以整合的资源按计划完成目标，这才是管理者，或者更为准确的，这才是中层管理者的定义。基于这个视野，解决时间不够用的钥匙，是充分发掘、利用各种资源，完成既定目标！而增加时间，只是其中一种资源而已。

二、 一些前提和事实

一个前提：时间是无偿的财富，更是最宝贵的财富，对每个人都是公平的。这引出两点：一是因为无偿，我们往往忽略、浪费这笔财富；二是虽然是公平的，但不同的人，对时间的使用效率却差距巨大，有人总是疲于奔命，有人却总是游刃有余。这不得不引起我们的深思。

三个事实：一是我们掌握的时间永远比我们想象的要少！时间永远是最短缺的。一般人的工作时间为38年，但扣除各种休息时间后，实际工作时间仅为3166天，合计为8.8年！因此，珍惜时间，是我们任何时候都不能忘记的铁律！二是因为深植于人性的惰性，我们对在完成目标过程中产生的错误和浪费，习惯性的忽略范围，以及遗忘的速度，要比我们想象的要多要大。因此，唯有严格的记录，不停的反思和改进，才能提升我们对时间的利用率。三是管理者的时间实质上是部门时间。作为员工时，你只管理自己的时间；而成为管理者后，你的时间分为两块，一是你自己的时间，二是你员工的时间，二者相加为部门时间。如何使用好这两种时间，特别是使用好员工的时间，是解决时间不够用的一个关键。

三、作为管理者的时间

基于以上的分析，我们可以继续思考如下：

（一）为什么管理者的时间容易不够？

一是因为管理者承担的任务过重。实际上，为了挖掘管理者的潜力，其承担的任务和要完成的目标，一般都要稍微高过，甚至明显高过他的现有能力。因此，利用增加时间投入来解决问题就往往不可避免。但时间对每个人是定量的，你不能无限透支，所以管理者的时间容易不够，就成为普遍现象。

二是因为很多管理者没有充分利用，挖掘各种可以使用的资源来完成既定目标。正如前文所言，完成任务的过程，就是整合投入各种资源并产生效果的过程，时间的投入只是资源的一种。在时间利用效率不变的情况下，其他资源的投入加大和改善，比如人力物力，比如对员工时间的使用率提高，都可以减少时间的使用。

三是因为很多管理者不能高效率的使用自己的时间。对此，我们总结出十条量化评价标准：一是每日工作之前，都能为计划中的工作做些准备；二是凡是可以派下属做的工作都交派下去；三是用工作进度时间表来书面规定工作任务与目标；四是尽量一次性处理完毕每份文件；五是每天应列出应办事项单，按有限排列，先办最重要的事情；六是尽量回避干扰电话，不速只可来访以及突然召开的会谈；七是按照成绩曲线图来安排自己的工作；八是日程表留有余地，以便能应对突发事件；九是努力安排自己的活动，以便首先处理少数至关重要的事情；十是其他人想占用我的时间，而我要处理更重要的事情，我会说“不”。

以上十条，都是技巧性操作，或者说，是精细化操作，但这些操作，的确可以有效提高管理者的时间使用效率。

（二）怎样可以改善管理者时间不够用的情况？

基于以上分析，可以得出如下结论：通过改变思维，提升认识，以整合资源，完成目标任务为指向，降低时间在此过程中的比重；同时，通过精细化操作，时间的使用效率，可以有效改善管理者时间不够用的情况。具体而言，可以从如下几个方面进行思考：

1.坚定意识，跳出窠臼，以非时间资源的调配来应对时间不够用的难题。很多难题，往往在体系的线性发展脉络中，难以得到解决。此时跳出来，反而能找到解决的途径。解决时间不够用，也是如此。因为时间的使用，其根本目的，是完成既定的任务和目标。这需要管理者不断提高自身的管理能力，更高效的整合、挖掘出更多的资源，找到更省力的方法、更简短的道路。

2.使用好员工的工作时间。使用好员工的工作时间，一要做好团队建设，人心能凝聚，不产生内耗，进一步而言，能发挥出员工的潜力；二是在此基础上，知人善任，做好授权，能根据每个员工的特点，把任务合理分拆，及时下发，做好授权。使每个员工的工作时间在正确的方向上得到充分使用。

3.关于控制力。控制力是组织管理的核心概念之一。它的最终指向，不是产品，而是价值。控制力是体现执行力最关键的因素，它可以将战略执行中不可控因素所造成的风险降到最低，同时将已有的优势发挥到最高。

管理者的时间不够用，往往是因为他失去了对时间的控制力，被各种意外事件被动地推着向前；进一步而言，是他失去了对完成这个任务目标的控制力，时间的不足和延误，只是一个表象。

因此，各种凡是可以加强我们对时间的控制的方法，都可以使用。而这些方法，已经很成熟，完全可以采取拿来主义的态度。但其中的关键更在于：我们能否克服人性的惰性，一直坚持，这一是靠我们的意志，但更可靠的，是一个所在组织制度的完备程度和合理程度。