试论事业单位人事档案管理存在的问题与对策

王艳秋

【摘 要】人事档案是人才信息的重要载体，也是人才的主要信息来源，更是知人善任、选贤举能的重要工具。随着人事制度的改革和深入，市场经济的建立和发展，用工形式的多元化。人事档案的现状存在诸多问题，如常见的人事档案管理制度不够完善；人事档案管理人员素质普遍偏低等等。在这样的背景下人事档案管理工作根本不能适应人事制度改革的需要。所以提升人事档案管理水平成为事业单位人事部门迫在眉睫的头等大事。本文主要论述了事业单位人事档案管理存在的问题以及一些对策。

【关键词】人事档案；事业单位；信息化；管理；对策

前 言

人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的宝贵历史材料。人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，它能充分反映出个人经历、德才能绩、工作表现、奖惩情况、行为轨迹、历史背景及其经历的重大事件，是知人善任、选贤举能的重要工具。当前事业单位人事档案管理存在许多亟待解决的突出问题，人事档案管理制度不够完善；人事档案管理人员素质普遍偏低；人事档案管理信息化程度不高等。在这样的背景下人事档案管理工作根本不能适应人事制度改革的需要，所以随着事业单位管理体制的改革和事业单位的快速成长，提升人事档案管理水平成为事业单位人事部门迫在眉睫的头等大事。

1、事业单位人事档案管理工作中存在的问题

1.1对人事档案管理的重要性认识不够。人事档案工作是一项默默无闻的工作，它不像其他工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识都存在一些误区，认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此，往往容易忽视人事档案管理工作，档案问题得不到解决，场所、经费、人员没有保障，档案工作自然就做不好。

1.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。随着人事制度改革向纵深推进，机构调整、内部科室重组，人员竞聘上岗，原有的干部人事档案管理人员的岗位变动，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。人事档案管理大多数是由人事处的工作人员兼职，属于非专业人员管理， 而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，同时人员变动较频繁，管理水平不高，管理手段落后，对档案工作精力投入不足。

1.3人事档案存在弄虚作假。人事档案的生命是真实性，在现有人事档案管理模式下，类似于“弄虚作假”的现象屡屡出现。如高考、职工调动、就业、报考公务员、考研等，个别人甚至通过在人事档案中修改姓名冒名顶替达到读书、工作、参军等的目的。有的为了竞聘较高级领导职务岗位，伪造干部履历、入党材料和学历证书等。也有单位个别领导通过档案打击报复，给职工带来了极大的伤害。不同形式的虚假档案现象的屡屡出现，使档案制度的严肃性、准确性、惟一性屡屡受到挑战。

1.4人事档案利用水平低。对人事档案管理者来说，无论是收集、整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于人事工作，为人事决策提供参考依据，其根本目的就是在于有效的利用。就目前而言，人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识较差。即使是利用，范围也有限，查阅的大部分内容都是自然情况、简历、职称、工资等，而且利用的方式也很单一，只有需要者找上门来才提供利用，工作处于一种被动服务的状态。这种重管理轻服务的现象，使人事档案的利用价值低，功能越来越弱化。也代表着档案管理制度执行的不力程度，本身档案工作是项规范性、保密性较强的工作，没有一定的制度约束，就使得人事档案管理工作无章可循、无所适从，其真正的作用没有得到充分的发挥。

1.5人事档案管理的科学化、信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高。通过分析人事档案的利用工作记录发现人事档案的服务对象已经从过去的组织人事部门、党政机关和各级领导，扩展到多部门，利用目的及形式也从单纯提供政审、鉴定材料转变为提供身份证明、学历证明、办理公证等多形式，单纯靠查阅纸质档案不但工作量大，而且不利于档案的长久性保存。但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，有的单位是把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。

2、事业单位人事档案管理制度的管理对策

2.1提高认识，加强领导。建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，进一步做好人事档案管理工作。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设；积极争取领导的支持，加大对档案基础设施的资金投入，改善人事档案管理条件和设施，比如建立坚固的防火和防潮的专用档案库，配置铁质的档案柜；设置空调、去湿和灭火等设备；设立独立的档案库房、阅档室和档案人员办公室等。同时按照人事档案达标的要求，制定和完善人事档案管理的整体规划，使档案工作顺利进行。

2.2建立健全人事档案管理制度。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。健全管理制度，能大大提高人事档案管理的制度化建设水平。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上下功夫。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。

2.3加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。人事档案的信息具有原始性和完整性，利用计算机建立人事档案不同类型的数据库，通过信息统计，对个人政绩、业绩的评价提供量化依据，实现计算机对人事档案完整、准确和动态、立体的管理体系，可以及时准确、全面的提供人事资料和相关数据，从而极大地提高组织人事部门的工作效率。充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。

结 语

人事档案管理制度存在的问题是较为明显的，在目前还不存在一个完善的体制结构，人事档案的改革势在必行，它所存在的问题也是亟待解决的。通过人事档案管理工作的不断完善，使人事档案焕发新的生机与活力，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

【参考文献】

[1]王建芳.如何提高档案信息自动化的应用水平[Z].河南：河南省档案局，2009.

[2]李莉.影响档案利用的内在因素分析[Z].辽宁：辽宁省档案局辽宁省档案学会，2009.