浅谈高校教学秘书工作存在的问题及对策分析

刘钊慧

摘 要： 教学秘书是高校教学管理队伍的主力军之一，是联系学校、教务处、各学院及师生的桥梁和纽带，是教学工作正常运行的中枢。本文以四川某高校为例分析当前教学秘书工作的现状和存在的主要问题着手，进一步认识教学秘书的角色定位和工作任务，并结合实际提出了对解决教学秘书工作问题的一些思考。

关键词 ：教学秘书 问题 角色定位 对策

一、高校教学秘书工作的现状和存在的问题

1.教学秘书工作没有受到充分重视

当前高校教学秘书队伍的一个现实是，许多高校高度重视师资和科研队伍的建设，对于教学管理部分领导和教师认为仅仅是打电话、签收文件、排排课、管管成绩、安排考试、整理资料等一些简单的事务性工作，对教学管理更是抱有只要不出教学事故就行的态度。从而导致教学秘书无论在职称、职务、评奖、学习、培训等方面都比同学历的教师机会少，例如四川某高校在教学环节方面每年度会评“教学十佳”、“优秀教师”、“优秀实验员”“优秀辅导员”，而在教学管理方面没有设置任何优秀评定；并且教学秘书没有评定职称的机会，导[FL）]

致大部分教学秘书在工作了7、8年后还是初级职称，工资水平一直处于最低水平。这样严重挫伤了教学秘书的工作积极性，造成队伍不稳定，一些高学历、能力强的教学秘书转为教师、辅导员或调出高校。

2.知识结构单一，学历层次和技术职称偏低

下面以四川某高校为例，从2013年6月调查结果来看，教学管理队伍现状颇令人担忧。如年龄结构：35岁以下、35-50岁、50岁以上所占比例分别是51%、47%、1%，学历结构：博士仅占0%、碩士仅占16%、本科占60%、大中专及以下占24%，职称结构：正高占0%、副高占5%、中级占45%、初级及无职称者占50%。由此我们容易发现大多数教学秘书的学历在本科及以下，技术职称多在中级及以下，并且近年来招聘越来越多的编外人员做教学秘书。教学秘书既要参与教学计划的修订，教学任务的安排，教学过程的监督和管理，还要协调教师和学生解决各种问题。因此，专业不对口、学历和职称偏低的现象决定教学秘书很难更好地履行职责。

3.教学秘书的工作程序不规范

教学秘书在行政上属于院（系），在业务上却从属于教学管理部门（教务处），直接接受教务处安排。为此教学秘书工作经常陷入重复交叉的“两难”境地。再加上对教研室、教师和学生的临时性服务工作，使教学管理工作经常处于临时的应急状态，没有计划性和规范性。例如，监考教师在监考的时候没有按时监考，我们的教学秘书不能发挥基层管理者的管理智能，而只有充当“救火员”的角色顶替监考，由此来避免教务处督导的巡查，保证学院的教学管理环节没有教学事故。

4.管理知识和专业知识缺乏，教学管理方法陈旧

教学管理的主要任务是研究教学及其管理规律，改进教学管理工作，提高教学管理水平；建立稳定的教学秩序，保证教学工作的正常运行；研究并组织实施教学改革；努力调动教师和学生教与学的积极性。教学秘书想要顺利的开展这些工作，既要有教学管理知识又要有所在院系的专业知识，但是大多数教学秘书不是教育管理专业出身，不懂教学管理的相关知识，还有的虽然是教学管理专业毕业，但不懂所在院系的专业知识，还有一些教学秘书仍停留在事务型、经验型的管理层面上，教学管理方法陈旧，只习惯于上传下达、被动接受任务，工作上缺少创造性、积极性和科学性。

二、教学秘书的角色定位和工作任务

教学秘书是高校基层教学单位最直接的教学管理人员，是学校教务部门和院系教学主任的得力助手，是联系教务处、各学院、院系领导、教师、督学专家和学生之间的纽带，在教学工作中有着不可替代的作用。概括起来，教学秘书的角色定位和工作任务主要有：

1.教学秘书是服务者

这是教学秘书的基本职能，教学秘书要树立“立足本职、开拓创新、服务至上”的理念，具体体现在为教学、科研服务；为全体师生服务；为领导决策服务。主要是通过学籍管理、成绩管理、考务管理、教学运行的监督管理、日常教务工作管理、教材的征订和发放管理、教学档案管理等工作得以实现。

2.教学秘书是基层管理者

教学秘书是院系教学管理的基层管理者、信息反馈者。一是协助院、系分管领导对教学工作的一般运行进行管理。如对教师调停课的管理、辅导答疑的管理、听课的管理、教学计划的管理等。二是教学质量的保障和监控管理。广泛收集来自学生评教、教师评学、同行互评、教学督导专家和信息员的信息，对教师的教学质量进行全面调查管理和评议，协助院系领导对教学运行的全过程实施全程质量管理。

3.教学秘书是沟通协调者

教学秘书在具体的工作中，既要面临教务处、院系领导、教师和学生等多层面的协调工作；也要涉及到与各教学部门、与有关职能部门之间的协调。具体来讲，既要及时准确的完成教学管理部门和院系领导下达的工作任务，又要客观及时的将教学过程中的一些情况反馈上去。还要做好领导与教师、教师与学生之间的沟通协调关系。例如，每学期要根据教学计划的要求落实各个环节的教学任务，负责教师教学任务书、教师课表、学生课表等相关协调工作；协调课务安排与变动事宜，并及时将课务安排与变更情况通知任课教师和学生；负责选课、考务工作中教务处、各学院、师生之间的协调工作等。

三、对解决教学秘书工作中存在问题的一些思考

为了保障高校教学秘书队伍的稳定性，保证教学工作正常进行，维护良好的教学秩序。笔者针对目前高校教学秘书工作的现状及存在的问题，提出了以下几点对策：

1.重视教学秘书工作，调动教学秘书的工作积极性

学校应明确教学管理在学校管理中的重要地位，各高校应使工作在不同岗位的人员都能够得到相当的待遇，坚持公开、公平、竞争、择优的用人原则和合理的教学秘书人员进出机制。根据工作中的表现，给予教学秘书评优、升职和相当的评职称机会。由此来调动教学秘书工作的主动性和积极性。

2.加强学习，提高教学秘书的专业能力和管理水平

教学秘书既要有一定的理论水平，也要具有较强的实践能力才能顺利的开展工作。具体来说，教学秘书要掌握一定的教学管理知识、所在院系的专业知识、熟悉现代化办公的能力。这就要求各高校给教学秘书提供各种学习、培训和进修机会，着重提高和完善教学秘书的知识水平、管理水平、统筹计划能力、研究问题和解决问题的能力、表达能力、公文处理能力、沟通协调能力、收集和处理信息资料的能力，不断提高工作效益，使教学管理科学化、制度化、规范化、现代化。

3.加强教学秘书思想意识

教学管理复杂、多样，涉及方方面面，即使一个很小的环节衔接不畅都会对教学运行产生一定的影响。因此，学校应鼓励并要求广大教学秘书不断提高思想意识，充分利用空暇时间加强学习，不断提高自身的知识水平和研究能力，使自己在做好日常教学管理的同时，能从一些琐碎的教学事物中发现新情况和新问题，从中去总结经验，摸索规律，让教学秘书从教学管理工作促进教学管理研究，不断提高教学管理工作的科学性、现代化和规范化水平，

4.加强考核管理，引入评优激励制度

目前，很多高校，例如四川某高校，没有教学秘书的考核管理办法，只要不导致教学事故，干好干坏一个样（特别是编外教学秘书在工资水平上与在编教学秘书相差较大），导致了一些教学秘书没有进取心和责任心，极大的影响了工作水平。因此，有必要开展教学秘书之间的岗位争优活动。使教学秘书队伍呈现优胜劣汰的局面，对工作责任心强，业务水平高、业绩突出者给予表彰和奖励；恢复教学秘书的职称评审资格，打破部分教学秘书工作了近10年還是初级职称的境况。这样能增强教学秘书的竞争意识和进取精神，使教学秘书自觉提高个人修养、能力素质、工作水平、责任意识和工作热情等。

总之，进一步提高教学秘书工作质量，就要正确认识教学秘书在高校中的地位和作用，采取适当的对策，加强对他们的思想教育，提高他们的个人综合素质，丰富他们的专业知识，提供合理的发展空间，提高他们的工作积极性、开发创造性，这样才能推动教学手段和教学方法改革，使教学秘书工作进一步科学化、有序化、规范化、现代化。

参考文献：

[1]刘爱华.高校教学秘书队伍专业化建设研究[J].中国电力教育.2011年29期.

[2]李娟；孙雅.关于提高高校教学秘书工作效率的思考[J].教师.2012年26期.

[3]刘缙.高校秘书工作中存在的问题与对策研究[J].新课程（教育学术）.2010年11期.