浅谈新时期的干部人事档案管理工作

关凤明

摘 要： 干部人事档案管理工作，是做好干部工作的基础。我们在干部人事档案管理工作中有许多好的做法和成功经验。但也还存在着一些问题。本文拟从做好干部人事档案管理工作入手，分析问题，提出解决办法，并且就档案管理人才队伍建设谈几点建议。

关键词 ：干部人事 档案管理 人才 队伍建设

干部人事档案工作是组织、人事部门工作中不可缺少的重要组成部分，是做好干部工作的基本前提。因此，各级组织、人事部门应以实行目标管理为起点，扎扎实实地做好干部人事档案的长效管理工作，努力开创适应新形势干部人事档案管理工作的新思路、新方法，争创一流业绩。

本文就从做好干部人事档案管理工作方面谈几点认识。

一、档案管理工作应当做到“严”、“细”、“全”

随着干部人事制度改革的不断深入，干部工作对干部人事档案的质量要求越来越高。为此，应该在实行干部人事档案目标管理工作中，严格按照“全”、“细”、“严”的要求，认真做好收集、整理和管理等环节的工作。

（一）建全制度，档案管理求“严”

从严落实干部档案管理制度，杜绝本人查阅自己档案，亲戚朋友查阅档案等严重违反干部档案管理规定的事件发生。即所谓坚持“五不查阅”（无查阅干部介绍信不准查、非正式党员不准查、本人不准查、未经批准不准查、牵涉到亲属不准查），“四不借出”（未经部门负责人批准不借、非特殊需要不借、手续不全不借、亲属档案不借），“三不转递”（个人带档不转、没有调函不转、接受单位不明不转）。另外，各级组织部门应该结合各地干部人事档案管理工作的实际，建立健全各项干部档案管理制度，并在抓落实上下功夫。对转进转出的档案严格把关，履行登记手续。对由于历史原因造成的极个别的无头档案，必须给予排找线索，一查到底。坚决查处有人无档，或有档无人的问题，做到有档有人、管人管档相一致。

（二）提高质量，鉴别整理求“细”

为了使干部人事档案内容达到中组部档案工作条例的要求，应该在做好正常整理工作的基础上，集中力量，以填写干部履历表为契机，组织档案管理部门进行一次全面核对。在整理过程中，应该力求做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐、严格把好质量关。一是在材料鉴别上，注重真实性。二是在材料分类上，注重准确性，做到卷卷档案分类准确无误。三是在材料装订和外表上，强调整齐美观。从而使干部人事档案的整体质量明显提高。

（三）掌握规律，收集材料求“全”

全面完整地收集材料，是搞好干部人事档案管理工作的起点和前提，只有及时地补充收集，才能使干部人事档案比较客观地反映干部德、能、勤、绩的全貌。具体做法：

一是做好普遍材料的收集。这类材料主要是鉴定类、考核类、党团类、任免类材料，包括干部履历表、民主评议党员考评表、年度考核表、调资晋级表等。鉴于档案管理的特点，应采取经常收集与定期收集相结合、重点收集与普遍收集相结合的方法，通过各种形式催索档案材料，防止缺漏。

二是做好阶段性材料的收集。如党代会、人代会、职称评定、年终表彰及工改方面的材料等，凡材料形成涉及到的各部门、各单位，则采取与有关工作同步进行的方法，统一布置、统一收集。如果材料形成只集中在某一单位，则及时与相关单位联系，做到材料收集及时、全面和完整。

三是做好特殊性材料的收集。这类材料主要是干部审查、违纪处分、落实政策及某些表彰奖励材料，有关单位或当事人容易疏忽入档。针对这类情况，需要我们通过函调与责成有关单位或本人查找相结合的方法，定期、不定期地与有关单位联系，逐一落实，尽量做到不遗漏。因此，为了更好地为新时期干部工作、经济工作服务，还应该重点收集反映干部德、能、勤、绩，特别是反映干部经济工作、技术工作实绩类的考察材料，充实干部人事档案内容，使其使用价值和利用率得到更为明显的提高。

二、对当前干部人事档案管理中的主要问题解剖分析

（一）干部档案材料收集不全、不规范、不真实现象仍然存在。需入档的材料太多，纸张大小不一，以致原规格的档案袋放不下，有的材料内容不够规范，如鉴定、考察材料千人一面，大多是套话，反映不出干部个性、特点及专长：材料不真实，如出生年月不准确，有的档案中甚至有多个年龄，严重影响档案质量。

（二）企业干部档案管理分散，管理条件不完善。就目前状况看，各大企业都管理着干部档案，特别是近几年分配的学生档案，因为企业可直接从人才市场招聘学生，其档案随即交到企业。而大多数企业干部檔案管理设施不完善、制度不健全、无专人管理，特别是那些破产企业和濒临破产企业，干部档案更是长时间无人问津，严重影响了干部档案作用的发挥。

（三）认识不到位，重视程度不够。有些单位的领导干部和部分同志认为档案工作不如其他工作重要，没有把档案工作摆到应有的位置，这是造成设施落后、制度不严、管理不善的主要原因，也导致了档案工作处于被动应付，难以高质量地为干部队伍建设服务的局面。

（四）干部人事档案管理人员数量不足。随着管理体制改革的进一步深化，转变政府职能，调整组织机构，精简人员编制，原有的干部人事档案管理体制受到冲击，有的被削弱，有的被精简，档案人员身兼数职的现象较为普遍，专职管档人员数量严重不足，在一定程度上影响了档案管理工作的水平。

（五）干部人事档案的现代化管理水平不高，制约干部档案作用的充分发挥。当前，材料入档、整理档案任务繁重，档案管理人手不足与管理水平落后之间的矛盾十分突出。《全国组织人事信息管理》软件与新型微机程序不兼容，使输入、打印工作经常出现问题。档案管理的现代化水平不高，不适应新形势下干部管理工作的要求，急需更新。

三、提高干部人事档案管理队伍素质，必须在培养高素质人才上下功夫

各级领导组织部门应该着力把提高档案管理人员的素质放在第一位，努力抓好干部人事档案管理人才队伍的建设。为建设一支具有大学文化程度为主体和年龄结构较为合理，政治上坚定、工作责任心较强的专兼职档案工作人员队伍而加大培养和锻炼力度。树立他们立足本职岗位，忠于职守，淡泊名利，踏实工作的良好工作作风。同时，注重提高档案管理人员的业务水平。将组织学习，集中培训，新老传代，重点授课相结合。其中，就集中培训而言，在培训内容上，突出重点，讲究实用；在培训形式上，采取集中培训、以会代训、观摩学习等。例如，可以利用举办组织人事干部及档案管理人员培训班，专题业务讲座等来提高整体水平。

总之，干部人事档案管理工作是党和国家干部工作的重要组成部分。既是做好干部工作的基础，又是国家干部管理走向正规化、制度化的基础。怎样在新的历史条件下，做好干部人事档案管理工作，是摆在各级组织部门面前需要迫切解决的问题。