浅析信息公开环境下的档案保密工作

王芳

摘要：档案是国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的，有价值的，各种形式的历史记录。档案管理工作是一项管理性、服务性、政治性的工作，不仅对个体单位的工作生产有意义，也对国家建设和国民经济发展具有现实、长远的意义。面对现代档案管理中呈现的复杂化，多样化和具体化的特点，我们对新时期档案管理工作提出了新的要求，尤其是档案的保密工作。本文将从当前档案保密工作中存在问题入手，分析其成因，最后就如何进一步做好档案保密工作提出合理化建议。

关键词：档案保密 存在问题 解决途径

我国档案工作，经历了从“封闭型”管理到开放式服务，从人治到法治、重保管到重服务、传统管理到现代化管理的转变。新时期档案工作的地位和作用日渐凸显，但随之而来也面临着一些挑战：如何管理好档案中一些涉及国家秘密的文件资料、科技成果、经济数据，如何应对办公自动化和通讯技术的发展对档案保密技术手段提出的新要求等。一方面，这需要我们对档案管理工作予以充分的重视，另一方面需要我们不断提高完善档案管理能力。以下是笔者对档案保密工作的一些粗浅的认识与思考。

1 我国档案保密工作中存在的问题

1.1 保密制度还不健全，管理还不规范 目前在档案管理过程中，还存在如下问题：职责不明确、没有落实到位，未明确好档案保管期限与保密期限两个概念，绝密档案的保管工作不规范；调用档案时监督工作存在漏洞。现阶段，国内通用的《档案法》对机关、团体、企事业单位等社会组织档案的移交以及档案信息的开放管理尚有漏洞，致使约束力度不够，而且国家尚未出台关于公民使用机关档案室档案的规定。制度的缺失使机关单位的档案保管行为缺乏正确的认知和有效的约束，各机关对本单位的档案信息的保管与利用有很大的随意性，严重者会在利益的驱使下将本应保密的档案信息公布于众，使国家的档案事业陷入不利的舆论环境中，甚至有可能助长官僚之风，滋生腐败行径。

1.2 保密意識淡薄，缺乏保密安全教育 长期以来，国人对档案缺乏概念和理解，直到1987年9月5日我国制定颁布《中华人民共和国档案法》才对档案的定义有了一个比较一致的认识。但是该法只是对档案管理的专门人员有指导性、约束性的意义，而对于档案开放，使用过程中的相关人员没有起到很好的普及作用。在实践中，档案利用者很多情况下不出示（不带）有效证件，有些单位派工作人员查档不带介绍信；有些利用者认为档案记录与事实有出入，要求档案管理员更改档案记录。有些利用者甚至认为档案中记录了和自己有关的事，本人完全有权利查阅而不必经过管理部门同意等等。这些并非个别现象，在这样的环境因素下，要让档案利用者履行档案信息的保密义务难度是相当大的。

1.3 信息、通讯技术发展带来的挑战 档案是人类历史最重要的载体之一，它通过自己的记载，向后人揭示历史的真相，而档案本身也不断发生着变化。长期以来纸质档案作为我国档案的主要载体一直占据着重要的位置，工业社会后开始出现声像档案，如照片，影片，录音带，录像带等。随着信息时代的到来，档案载体又发生了革命性的变化，产生了以代码形式记录在磁盘、光盘上，并依赖计算机和现代通信手段传播的电子档案。电子档案的产生直接影响档案工作的管理、运作方式，对传统档案保密技术提出了挑战。一些档案在保存和传输过程中很容易出现泄密的情况，例如使用红外线、无线电技术、激光等手段通过互联网窃取档案信息。特别是近几年来，国际上图书馆界与档案界在多项领域均有合作，逐渐强化了图、情、档一体化的发展趋势，随着信息技术和网络的发展，图、情、档三者又出现了融合的趋势，国外许多档案机构与图书机构进行了联合或者整合，目前我国还未建立完善的技术保密手段以应对信息、通讯技术发展所带来的挑战。

2 完善档案保密工作对策

2.1 建立和完善档案保密制度

2.1.1 正确处理好档案保密与利用的关系。作为本国公民，每个人都有责任、有义务保守国家机密，尤其是档案管理者，更应该履行好岗位职责。大多数档案管理人员都具有良好的职业操守，都能对档案资料进行保密管理，但受传统思想观念的影响，档案信息的利用率都比较低。由此产生某些弊端：大部分档案信息虽然保管得当，但实际应用率低下，很多档案虽然有利用价值，但因上级规定等诸多因素长期束之高阁，大量档案资源严重浪费；领导思想观念保守，致使档案不能充分利用；大多数档案管理者始终从事保管等事务性的工作，其专业知识和个人才能无用武之地。鉴于此，要求档案管理者在对档案资料进行保密管理的同时，还应该彻底履行工作职能，多角度、全方位地探寻档案信息利用途径，以提高领导决策的科学性。当前，机密档案往往因高度的保密级别而重管轻用。利用是档案保密的主要目标，在保证档案资料完备的情况下，应该推行开放化管理，可以设定固定的时间、地点或开放范围，有计划地利用，重保轻用，档案资料便如“废纸”一般不再具有利用价值，也就失去了作为档案的价值。笔者建议档案应该有节制的利用。应该基于保密性的要求划分利用的地点和时间段，以确保档案的完整性，避免档案资料破损。由此可见，保密与利用对于体现档案价值来说具有非常现实的意义。

2.1.2 加强对档案使用的保密监督。一般来讲，档案使用规章制度涉及外借制度、阅览制度和复制制度等。基于档案管理机构的现实条件，可将档案利用人群分出层次，依据人员层次设定相应的利用范围及审批流程，以提高档案信息的利用率。在档案信息实施开放性管理的同时，还要注重保密工作，比如开放前的基础工作、档案的审查和解密工作。

①基础工作：将现有的档案资料分门别类整理汇总，确保档案资料编目清晰、组卷科学、排列系统，提高开放档案案卷的内在质量；建立编制检索工具、健全档号，方便检索和管理；重要的档案信息可通过拍照、影音或抄录的方式提前做好备份。②档案的审查工作：档案开放前必须经过审查，这对于保障档案信息的完整性十分关键。审查的目的是准确区分和评定档案的开放程度及其适用范围。一般来讲，审查工作分为初审、中审和终审三个步骤进行。a初审。档案保管人员应根据标准，逐件审查可开放的档案资料，对开放程度和应用范围作出初步评定；b中审。初审环节未作出准确评定的档案资料，交由业务经验丰富的管理人员进行定性审查；c终审。由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。③做好档案的解密工作。根据《保密法》规定，保密的等级的划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，以最大限度地提供利用档案。对划密档案进行解密工作，应当遵循保密法的有关规定明确解密的法律主体。《中华人民共和国保守国家秘密法》第16条：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”即解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。同时，要严格按照档案保密的时效性，对开放的档案进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。

2.2 加强档案保密的宣传、教育工作，建立高素质的档案管理队伍 针对在档案管理工作中存在的保密意识淡薄，缺乏保密安全教育等问题，我们应该一方面对档案使用者加强宣传、教育工作；另一方面，从档案管理工作的内部入手，强化对档案管理人员的管理，建立高素质的档案管理队伍。公民在依法享受公共档案信息知情权、使用权的同时，也要履行对秘密信息保密的义务。在实际档案利用过程中，如何处理好二者的关系，是档案利用过程中“最关键、难度最大”的一个问题，同时也是一个法律问题。加强保密工作不仅需要完善档案法制建设，同时也需要相关管理部门积极作为，落实宣传，严格执法，营造档案社会环境。对于档案使用者应严格禁止其不出示（不带）有效证件、不带介绍信、擅自要求更改档案记录、未经管理部门同意擅自查阅等行为，并将该行为向相关单位或其上级主管单位通报和反应。要扩大《中国档案报》等相关刊物的宣传、普及力度，增加公众对于档案的了解，要积极鼓励、提倡将档案使用、保密相关课程作为选修科目纳入到教学体系中。

档案管理人员，是執行制度的直接贯彻者、实施者，对档案的安全负有不可推卸的责任。这就要求管理人员必须具备较高的素质，要有高度的责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律，有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。档案管理人员要忠于职责，维护档案的完整与安全，做到不坏、不丢、不散、不乱；管理人员要根据不同利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护，防止利用者损毁、涂改、伪造档案。档案管理人员还应分析利用者的情况和利用效果，检查被利用的案卷，督促利用登记制度的落实。

2.3 提高档案保密的技术手段 信息时代的到来对档案管理的运作方式、保密技术影响重大。一方面，计算机在档案管理中得到了广泛的应用，随之产生的计算机文档一体化管理、档案网络以及档案论坛的出现给现代档案管理工作带来了新的要求。另一方面，电子档案在保存和传输过程中很容易出现泄密的情况，传统管理模式已不能适应新形势和新技术发展的要求。面对新时期出现的变化，政府应根据自身实际情况制定，完善，规范，补充相关的法规，对声像档案的收集内容、信息采集时间和方式、整理方法、移交时间、储存格式、条件都做出详细规定，并对管理人员实现问责制，保证实际工作中有法可依；档案管理部门要从源头上控制声像档案接收工作，应明确规定声像档案由形成部门负责收集整理、存储，并要求提供的原始材料符合相应的规定；各级档案管理部门都应重视档案管理现代化，加大对设备的投入，注重复合型人才培养，加强人才队伍建设；引进和学习国际上档案保密的先进手段，完善国内档案网站建设。

3 结论

档案保密工作是党和国家事业的重要组成部分，随着经济和社会的不断发展，新时期档案工作的地位和作用也显得日益重要。目前我国在档案保密工作中还存在制度不健全，管理不规范，保密意识淡薄，保密技术落后等问题。针对这些问题，本文提出了健全和完善保密制度，加强档案使用中的监督，加强宣传教育工作，培养和建设高素质档案管理队伍等合理化措施。我国档案工作还处在建设、摸索中，随着我们的档案工作不断在实践中丰富、完善，必将为国家建设和经济发展做出更大贡献。

参考文献：

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[2]张伟.强化档案保密专业知识，提高档案保密效果[J].价值工程，2012（12）.

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