如何使特教学校的会议开得更有效——一个特教校长的十年反思

田学峰

（秦皇岛市第五中学 河北秦皇岛 066000）

一、学校高层会议主要目标的重新定位

与学校全体教职工会议、部门会议的目标不同，学校高层会议的主要任务不是工作动员部署，也不是工作调度推进和总结表彰。根据苏联教育家苏霍姆林斯基关于学校管理的“学校领导首先是教育思想的领导,其次才是行政上的领导”这一重要观点，笔者曾将学校高层会议主要目标定位为统一思想。其实，高层会议是决策法定化的形式和过程，统一思想只是目标之一，其主要任务是进行决策。因为高层会议不仅限于讨论，只有做出决策，才能真正解决问题。决策不是简单的对错之间的选择，真正出色的决策是在“几乎正确”和“可能错误”之间做出选择，富有很大挑战性。吴邦国曾说：我们国家最大的浪费莫过于战略决策的失误。要避免学校的决策浪费和失误，就要高度重视决策的形式和过程，做到科学决策、民主决策。

二、学校高层会议管理中存在问题的反思

学校高层会议在解决学校难题的同时也存在一些不容忽视的问题，最让笔者“头痛”的问题就是会议效率不高，其突出表现在以下三个方面：

（一）会议次数太多

笔者到特殊教育学校工作不久就建立了领导班子例会制度，固定在每周五上午举行，出现突发或紧急问题还需安排临时班子会议，再加上有时必须参加上级或学校部门组织的会议，容易给老师们留下“领导经常开会”印象。领导经常开会是缺少成本意识的表现，因为开会就不能处理其它的事情，学校领导也就没有更多的时间专心于调研听课、学习反思或与师生谈话等重要但不紧急的工作。高层管理者的时间是学校最宝贵的资源之一，许多学校都正在无意识地将这些资源白白地浪费。

（二）关注常规太多

回顾特教十年主持的学校领导班子会议，主要内容是解决学校日常管理中出现的问题，通常议程是先由分管领导汇报安排近期工作，主持人重点调度工作进展情况，有时也研究专题问题，但大多是无休止地解决一个个常规难题。只有在学期开学前或放假后才开会讨论战略发展，即使这样，会议时间也难以得到充分的利用，最常见的内容就是“通计划”或“通总结”。按照“例内”管理原则，常规问题不是新问题，应该按照原有制度去落实，没有反复讨论的必要，要做的只是重视结果的信息沟通。

（三）权威决策太多

笔者离开特教学校之前，学校有六位班子成员，由于其他五人的政治发展都得到了笔者的培养和推荐，他们对笔者非常尊敬，所以笔者在会议上提出的的提议很少有反对声音，多的只是补充意见，会议甚至成为笔者的“一言堂”。因为会议主持人地位高，行政责任大，往往容易心急，过多或过早地发表意见。一旦这样，那么，其他成员就会缺乏参与意识和激情，只能像“木头人”一样随声附和，不能产生互动共鸣，多人开会一人说，结果只能是“真主意、假商量”，会议如果总是缺少不同意见，就很难形成有效决策。

三、提高学校高层会议效率的建议

笔者通过总结反思担任特殊教育学校校长十年间管理会议的经验教训，就如何提高学校高层会议的有效性，重点从理论和实践两个层面进行过深度思考，经过“否定和肯定”的多次反复，在“扬弃”的过程中有所收获。

（一）严格控制会议次数

现代管理之父——著名的美国管理学家彼得·德鲁克说，“所谓会议，顾名思义，是靠集会来商议，这是组织缺陷的一种补救措施。会议太多是组织不健全的表现。”优秀的团队合作目标是以最少的开会数量达到最有效的成员共识，只有当学校涉及“三重一大”问题时，或者在经过周密考虑以后，实在没有别的（或更好的）解决办法时，我们才召开高层会议，信息反馈和工作调度等其它问题尽量用领导班子成员个别沟通和文字通报等形式解决。

（二）认真定位会议目标

一是坚持“要事优先”原则。能够就重要事项达成共识，是高效会议追求的目标。一次会议只专题讨论一至两个重要议题，议题的目标层级设置须扣紧会议内容，一些会前已经达成一致意见的内容和正式文件，由于几乎没有必要再进行讨论，可以集中至会议结束前利用最短的时间集中予以解决。二是不同会议区别对待。将日常议题和战略议题分开处理，尽量不研究常规问题。因为在管理方面，常规是不需要研究的，是固化的“例内”原则，是自动运行的。高层会议应该关注发展机遇而不是解决问题困扰，将更多的时间放在课程和学生这些价值高的议题上，因为课程是学校的“产品”，学生是学校的“服务对象”，这些才是学校的根本，必须关注其战略发展。三是只研究整体工作。高层会议不研究部门的事，不研究下属的事，不代替部门做方案，不替下属卖力气。最成功的高层管理者，往往是那些不断努力减少自己工作量的人。

（三）会前做好充分准备

一是周密安排会议计划。与班子成员一起协商会议议程，拟定一个向会议主持人提交会议议题建议的截止时间。重大问题有时还需要会前个别酝酿沟通，甚至召开会前会。除非紧急情况，不召开临时会议，不安排临时动议，不讨论议程以外的事项，不依赖即兴发挥开会。二是提前发送会议通知材料。除非招标、人事等保密事项，应将所有的会议材料至少在开会前1天分发给参会者，可以在会议材料上附一张标准封面，标明会议议程和讨论要求等分享信息，让参会者能尽早熟悉重要的议题，能够有的放矢的充分酝酿，深入思考，得出自己独到又相对成熟的见解。三是提交可供选择的方案。一般提供两个以上草案，哪怕是两个草案只在某些关键的局部有不同之处，这样才有决策选择的必要和可能。美国心理学家哈维研究提出了“阿比勒尼悖论”：如果组织成员只向会议提交一个并不是最佳的方案，由于无人提出反对意见，提议成为决议，导致集体决策的迷失，就会给组织带来损失。

（四）加强会议进程管理

一是鼓励不同意见。要想选择更好的决策方案，只有一种途径，即通过对不同意见的讨论比较来不断完善，主持人要注意把握“公开表扬，私下批评”的原则，调动与会者以积极的心态开会讨论，保证与会者在注重方式的同时，能够清楚明确地表达自己的不同见解。二是时间安排精细化。主持人发言必须有时间限制，讨论时要求讲话讲关键、说重点，避免前后重复，避免跑题或议而不决。必须严格控制会议时间，不仅准时开始，更要准时结束，完成议程马上宣布散会，会议时间一般不超过两个小时。三是采取通用的决策流程和标准。会议的记录人要协助主持人总结归纳，会议结束前宣读结论，形成阶段性的决议，并落实到文字上。

（五）将决策进行到底

一是明确会议决议落实的分工。在会议结束前，必须明确决议涉及人员的具体职责、行动时限及标准，才能保证决议的认真落实。二是及时通报会议信息。会议结束后第一时间将书面的会议纪要印发给相关人员，并在适合的地方张贴公示，以强化责任感。将会议的结果通知有关人员或全体教职工，以便执行时形成合力。三是特别重视会议的延伸。必须定期检查追踪会议决议的执行情况，及时进行督促反馈。

[1](美)彼得·德鲁克.卓有成效的管理者[M].北京：机械工业出版社,2011.

[2]李希贵.为了自由呼吸的教育[M].北京：高等教育出版社,2005.

[3]潘竞贤,张兴龙.打造高效会议[M].北京：机械工业出版社,2010.

[4]中等职业学校管理规程[S].北京：中华人民共和国教育部,2010.

[5]王美霞,学校组织会议管理[R].道客巴巴网.