进一步治淮工程档案管理应注意的问题

屈建春，刘晓明,臧志美

（山东省淮河流域水利管理局，山东 济南 250100）

进一步治淮工程档案管理应注意的问题

屈建春，刘晓明,臧志美

（山东省淮河流域水利管理局，山东 济南 250100）

根据山东省进一步治淮工程的实际情况，就如何做好治淮工程档案工作进行了探讨。

治淮工程；档案工作；信息化；规范化；双轨制

目前，进一步治淮工程建设已全面启动。在山东省新一轮治淮建设中，省淮河局作为项目法人，负责洙赵新河徐河口以下段治理工程、沂河沭河上游堤防加固工程、北胶莱河治理工程、淮河流域重点平原洼地南四湖片治理工程、南四湖湖东滞洪区工程的建设管理工作。治淮工程档案管理工作是治淮工程建设管理工作的重要组成部分，因此，应注意以下几个问题。

1 档案资料的收集整理与工程建设同步

水利工程档案作为工程建设的历史记录，包括水利工程前期工作档案、建设管理档案、竣工档案、试运行（使用）档案4类。每一类档案，都应随着各项工作的进展及时收集、整理、归档，如果档案工作与工程建设管理不同步，以后将很难将项目提出、立项、审批、勘探设计、建设准备等工程前期工作形成的档案材料以及工程施工、监理、竣工验收等建设阶段形成的重要文字、声像等档案材料收集齐全。

2 档案资料收集整理应达到规范化标准

没有标准化，就没有规范化。产生于治淮工程建设全过程的治淮水利工程档案，能够真实地反映和记录治淮重点工程的全貌和建设过程，这些有价值的文件、资料，对工程竣工验收、建成后的运行管理、维护以及将来的改建、扩建等技术工作的决策、设计有着重要的作用,对其他相关工程也起着借鉴与参考作用。因此，应认真做好工程档案资料的收集整理工作，使山东省治淮工程档案规范到位，符合水利部《治淮工程建设管理办法》的有关规定，达到工程档案工作的规范化要求，为其在今后的治淮工程建设管理中充分发挥作用、更好地促进山东省治淮事业的发展奠定良好基础。

3 治淮工程档案应达到信息化要求

目前，在工程档案的收集、整理、鉴别、检索、利用及其他管理方面计算机信息技术得到了充分应用。按照治淮工程档案工作的新要求，在山东省进一步治淮工程档案工作中，要切实增强数字化意识，使工程档案工作达到信息化要求。同时，要不断加强档案管理培训工作，提高工程建设各参建单位档案工作人员的业务素质、工作能力和工作水平。根据工程进展情况，制定切实可行的工程档案工作计划，有步骤、分批次地逐渐实行档案的数字化，通过计算机输入、扫描等方式，将文件、图纸以及声像（照片、录像、录音、光盘、磁盘）等档案资料变成数字信息，既推进了档案的数字化进程，又确保了档案资料信息的原始性和真实性，同时为日后的编研、开发、利用提供便利。

4 治淮工程档案实行双轨制归档

为保证治淮工程档案的原始性，治淮工程档案归档时，必须是纸质档案和电子档案并行并存、同时归档。由于纸质档案与电子档案在载体寿命、环境条件影响、技术寿命、信息保护等方面存在着保护技术上的重大差别，为保证档案的安全，在具体的档案工作中，应以安全为目的，采取“双轨制”管理与归档，即将电子档案以原始状态转换成纸质档案，或将纸质档案以原始状态转换成电子档案，纸介质与磁、光介质两种档案一起归档，形成内容相同的两套档案。

（责任编辑赵其芬）

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1009-6159（2013）-12-0067-01

屈建春(1964—)，女，副研究馆员