建设项目档案管理探析*

林凡琪

(通化矿业集团 档案馆，吉林 通化 134001)

随着我国经济的持续快速发展，工程建设项目逐年增多，规模也在不断扩大，基础设施建设和技术改造项目及众多新建、续建的建设项目应运而生.如何管好、用好建设项目档案成为摆在建设单位面前的一个重要课题.建设项目档案是建设项目的宝贵财产，记载着建设者智慧的结晶，是历史的真实见证.档案工作者要有超前的思想，项目管理者要本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，共同做好建设项目档案管理工作.

1 建设项目档案管理主要内容

建设项目档案是指从工程项目的提出、调研、评议、决策、规划、征地、拆迁、勘测、设计、施工、生产材料、竣工投产、交付使用全过程中形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、计算、声像等各种形式的材料，它是生产、维护、改扩建的重要依据，是建设项目质量管理的重要内容和质量问题追溯的重要凭证，是工程竣工的重要内容，是项目管理、稽查、评价的重要基础.建设项目主要包括建设项目文件材料、基建档案和科技材料.建设项目文件材料是记录和反映基本建设活动的文字、图表、声像等技术文件的总称.基建档案是在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及音像等各种载体的材料.科技材料是指为了工作参考的目的搜集来的，对科技活动具有参考作用的科技文献材料.

建设项目档案是一个有机整体，其特点有三：第一，整体性，记载建设和活动的过程及结果，与建设程序及内容相连接，使项目形成一个完整的整体；第二，专业性，建设项目档案反映从技术的酝酿到竣工的全过程，包括工程的酝酿、决策、设计、施工、竣工等专业技术活动；第三，现实性，作为考核建设工作设计质量、工程质量的重要环节，竣工验收的依据，建设项目档案具有较强的实用性，是工程建设、使用、维护以及技术改造不可缺少的现实性依据.

2 加强建设项目档案管理的意义

建设项目档案不仅静态反映项目全貌，更动态反映建设过程及发展情况，记录了建设过程中的每一个环节，是对工程建设的客观真实记录，对总结建设项目工作经验、分析失误和提高项目管理水平都有十分重要的意义和作用.如我集团公司八宝工业园建设项目工程，在初步设计阶段，预算为8个亿，经过2年的矿建施工，由于各种因素，造成增加3个亿的投资，经省发改委批复确定投资为11个亿，档案管理人员在现场及时掌握投资的批文去向，跟踪从技术部门索回修改初步设计的批文，合理的分类整理，在省国资委前来验收投资项目时，档案人员及时提供了省发改委的初步设计修改的批文，使得八宝工业园工程顺利通过了省国资委的验收.根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收.由此可见，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性.此外，项目档案对项目建成后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益.项目管理团队要从态度上注重此项工作，从项目设立之初，就应安排专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作.因此确保项目档案与项目施工和实施过程相符，保证建设项目档案的齐全、完整、系统，是科学管理建设项目档案的基础.

3 加强建设项目档案管理的具体措施

(1)加强建设项目档案的领导.加强建设项目档案管理的关键是领导重视，将建设项目档案管理工作纳入到领导的工作议事日程，才能够有效提高各类人员的档案意识.领导要根据建设项目的规模、特点和需要，合理配备档案管理人员或建立相应的档案工作人员网络体系.

(2)制定和落实符合实际情况的档案管理规章制度.加强项目管理制度和管理建设，结合实际确定工作程序，制定明确的岗位责任制，进行考核并与奖惩挂钩.建设项目由于大规模、长工期、多资料、单位和环节众多，在档案管理工作中要想做到规范化、标准化，仅靠几个工作人员的力量是很难完成的.因此，依据不同项目特点制定档案管理组织，建立不同的方案，就成为做好建设项目档案管理工作的根本保障.可以以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作，即项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步.

(3)对项目管理人员进行档案知识业务培训.档案管理人员应有建设工程项目相关的专业知识，应了解建设项目产生的前期阶段、设计阶段、施工阶段、竣工阶段等各阶段所形成的技术文件的特点，掌握基本建设相关的专业知识.一个单位档案制度的建立不仅与领导的思想观念有关，更与管理者的水平有关，同时也离不开管理手段和技术.项目建设单位应根据实际情况，定期对各有关人员进行档案知识的业务培训，提高整个项目工程管理人员的档案意识，让项目管理团队从思想上重视档案管理，掌握项目档案分类管理、组织归纳、保管要求等.做好技术档案的前期管理工作，保证档案在形成过程中的完整性，为最终建设项目的验收打下基础.

(4)制定建设项目档案收集整理的办法.档案建设的科学性和及时性是工程质量的直接反应，制定结合实际的管理办法特别重要.档案收集方法要坚持全局性，对大投资、长周期、参建项目多的文件，材料种类繁多，建设单位在与设计、勘察、施工、监理、设备供货安装等各参建单位签署各类合同、协议时，要明确规定工程档案应具备的质量和数量要求、移交时间等，或在工程招标合同中设专门条款说明对工程技术文件的要求，把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，明确图纸资料移交的具体要求和处罚条款.项目档案管理人员应对上述移交资料进行检查、核对、鉴定和验收工作，符合存档要求的才允许办理移交手续.据以往经验，一些重要的声像材料是收集的难点，因此，在工程开工之前，就应及时跟进、追踪，以确保此类技术文件的及时归档.

(5)定期开展技术文件整理的检查与指导.考虑到技术文件的琐碎性和施工现场的繁忙，工人都集中精力于施工，而对技术文件就是应付研究，或工程进行到一定阶段后补，这样就不能够真实的反应施工过程，如不认真进行督导检查，到最后很可能出现技术文件不全、不真实、不完整，甚至有大量文件资料流失的现象.所以档案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在项目开工之前打好提前量，及早做好各类技术文件归档的准备，发放技术文件整理分类方案及规范表格，统一标准.对各施工单位技术文件的归档工作定期或不定期进行检查指导，发现问题及时纠正、解决.

(6)注重档案验收的质量.做好项目档案验收工作是保证项目档案质量的重要步骤.档案部门在工程档案验收工作中，要把工作的重点放在档案初验阶段，各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备.在正式验收前，要组织预验收小组，按照国家档案局的有关规定和要求，认认真真地进行抽查，发现问题及时查缺补漏，纠错改误.项目档案验收时抽查重点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等.项目建设单位一定要把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，采取有力控制措施，明确要求各有关单位及时收集项目建设有关文件材料.根据近年项目档案验收的工作经验，一些重要的声像材料，如项目开、竣工仪式的照片、录音(像)带等也是收集的难点.另外，竣工图章的签署也是不容忽视的.对初验中发现的问题，要求相关部门及时解决.在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求，不马虎迁就，以确保项目档案的质量.

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