论高校档案信息化与数字档案馆建设

黄少芳，刘晓鸿，张俊芳

中国地质大学（北京）档案馆，北京　100083

教育管理

论高校档案信息化与数字档案馆建设

黄少芳，刘晓鸿，张俊芳

中国地质大学（北京）档案馆，北京100083

摘 要：在全面推进信息化进程的时代背景下，高校档案信息化建设不断深入，加快高校数字档案馆建设成为高校档案工作的重要内容和命题。本文分析了当前高校档案信息化建设的现状，以及应对大数据时代的挑战，对新时期高校档案信息化建设的主要任务、建设数字档案馆的目标与措施进行了探讨，对推进新时期高校档案信息化建设具有一定的意义。

关键词：高校；档案；信息化；数字档案馆

当今社会，信息技术渗透到社会活动方方面面，各领域都面临着加快信息化进程的形势，档案信息化更是如此。档案作为记载人类社会活动的真实记录，伴随着时代的变迁，在形成、传递、存储和利用等过程中必然发生相应变化。档案工作是高校管理工作的一个重要组成部分，它承载着学校的发展历史、人文精神、校园文化、科学素养等，在高校工作中起着默默无闻的后台保障作用，在一定程度上反映了高校的现代化管理水平。当前高校档案管理的主要任务是充分应用信息技术推进档案信息化建设，开发利用档案信息资源，不断创新档案管理与服务机制，满足教学、科研和管理等方面的需要。加快高校档案信息化进程，建设基于数字校园环境下的数字档案馆给高校档案管理模式创新与工作机制变革等带来了机遇与挑战。

一、当前高校档案信息化的现状与问题

新时期加强档案信息化建设，探索和建立基于大数据时代档案信息化新理念、新模式和新机制，首先需要认真梳理当前高校档案工作中存在的问题，分析现状，结合实际，制定科学的应对措施。以中国地质大学（北京）为例，学校档案工作在校领导的科学决策、领导的鼎力支持下，各方面工作取得了显著成效，信息化工作更是积极稳步推进，走在北京市高校档案信息化的前面。对档案信息化建设有明确规划、分步实施，近期目标是完成档案全文数字化工作，而建立数字档案馆是我们奋斗的目标。特别是近两年来通过学习、交流、观摩、培训等积极措施，档案信息化迈上了一个新的台阶，为数字档案馆建设奠定了基础。目前，在北京高校中已率先实现了人事档案全文信息化管理，并与职能管理部门实现资源共享。综合档案全文数字化已完成60%，启动了照片档案管理系统，更新了服务器等基础设施，维护和完善了档案馆网页，扩展了部分开放档案在线查询功能，提高了为教学、科研和管理的服务效率和水平。但是与社会上其他同级单位的资料档案信息化建设相比较，档案信息化程度还不高，距离数字档案馆的发展目标还有很大的差距，还有很多空白需要填补，这也是我们未来工作的方向。概括起来，当前高校档案信息化发展现状表现为以下三个方面。

1．现行管理方式及理念与当前信息化发展不相协调

高校档案信息化建设包括档案资源数字化建设、档案信息数据库建设、档案信息资源的有序组织、档案信息资源的开发利用以及档案人才的培养等。在档案管理理念与方式方法方面，还没有脱离传统的档案工作方式，据作者调研掌握的情况，部分高校的档案工作还是采取传统人工纸质的管理理模式，对一些档案信息还是人工笔录、归类以及统计，使得档案管理的整体效率不高，且易出错。另外，档案信息化建设在多数高校已经开始实施，但是由于工作人员对传统档案管理模式的沿袭，加上对当前信息化手段的陌生，使得档案信息化工作模式难以成为档案工作的主流，造成档案信息化建设滞后，与当前信息化发展趋势不相协调。

2．档案信息化程度不均衡且总体偏低

近年来，在数字校园建设的带动下，高校档案信息化建设得到了较快的发展，但从总体情况看，高校档案信息化发展不均衡，且程度偏低。受各种主客观因素的影响，各高校档案信息化发展情况不尽相同。在档案管理方法和技术方面，依旧依赖传统纸质档案管理，其工作模式仍以实体档案为主，虽然已经开始采用计算机与信息技术进行辅助管理，但多数仅限于对档案目录的信息化管理，档案全文信息化管理还处于起步阶段，信息化建设滞后于时代的发展，以数字档案馆和档案知识服务体系建设为发展目标来衡量，高校档案信息化发展还有很大的发展空间。

3．实现数字档案馆的基础建设尚不到位

基础设施建设是档案管理信息化的重要保障条件，必须大力加强基础设施建设，改善软硬件环境条件，使档案管理实现标准化、规范化、科学化。增强创新意识，运用先进的技术手段，实现档案制度创新，建立健全应对信息化大发展环境下的档案工作机制。

二、大数据时代档案信息化面临的挑战

随着我国信息化建设的快速发展，档案工作呈现出新的特点，信息量的海量增长，结构化和非结构化档案数据并存，存储模式向着网络化和电子化转变，应对当今大数据时代的发展和要求，档案信息化面临着新的机遇与挑战。

1．应对信息化发展和大数据时代档案内涵在拓宽

档案是承载社会发展的必然产物和历史记载，原始记录性是档案的自然属性。在知识经济和发展信息化的大数据时代，能够以档案形式存储的信息，是人类知识与信息高度浓缩的精华，档案内涵与范围大大拓展，信息属性已成为体现档案价值的重要因素。档案信息分析产生的价值具有较强的社会竞争力，给档案信息化发展带来机遇与挑战。

2．知识经济和知识服务体系推动档案事业大发展

知识经济是当代科学智能化、信息化的结果，信息技术已经广泛应用于档案管理，在当今信息爆炸的大数据时代，档案馆也汇集了海量数据信息，公共决策最重要的依据将是全面系统的数据和信息，系统采集的数据和科学分析的结果对决策更为重要，新时期的信息化建设将推动档案管理理念的变革和技术进步，顺应大数据时代，创新培育“用数据来说话、用数据来管理、用数据来决策、用数据来创新”的档案工作理念和档案数据文化，促进档案事业大发展。

三、新时期高校档案信息化建设顶层设计

数字档案馆是高校档案信息化建设的发展目标，是现代信息技术所支持的数字档案信息系统，是一种信息环境和基础设施构建的表征。与传统档案馆相比，数字档案馆有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、开放的理念和信息共享等特点。推进高校档案信息化和数字档案馆建设成为高校数字校园的重要组成部分，起到承载历史、服务社会、展示高校人文精神、发展脉络和文化底蕴的重要作用。高校档案数字化和信息化建设本着科学管理和挖掘档案信息资源的原则，以服务于高校教学、科研和管理为宗旨，实现其在决策咨询、宣传教育、技术服务、信息传播、考证利用、学术交流等方面的服务功能。

1．数字档案馆业务流程体系

基于数字档案馆定位，以数字资源为对象，以档案数据为基础，在一体化管理系统支撑下，采用基于网络环境的信息系统对档案资源进行精细管理，通过在线服务系统和到馆服务系统，向用户提供不断更新的档案信息服务。数字档案馆业务流程体系主要包括以下环节。（1）接收：以实体档案馆为中心建立数字档案接收平台；（2）鉴定：对所接收的档案进行系统的鉴定和分类；（3）存储：将所有结构化数据和非结构化数据数字档案集中存储在实体档案馆；（4）管理：对数字档案分门类分权限建立统一管理平台；（5）安全维护：围绕实体馆建立安全管理系统；（6）检索分类：数字档案资源聚合程度高，分类检索方便准确；（7）档案编研：对档案信息进行组织、存储、共享和创新，构建以满足用户知识需求为目标的档案知识服务体系。

2．档案资源数字化与档案信息资源集成

档案资源数字化是数字档案馆建设的基本条件和前提，主要包括目录检索数字化与档案全文数字化。档案数据库系统建设是构建数字档案馆的核心任务，此外电子文件归档和管理也是档案信息资源建设的一项重要工作。依据国家技术标准《电子文件归档与管理规范》，加强档案信息网络建设，实现基于网络环境下电子文件的实时接受、归档、管理和利用，确保档案信息的电子文件及时、完整、真实、有效地存档入库，不断丰富和完善档案信息资源。

3．档案综合管理信息系统建设

高校档案综合管理信息系统是实现档案信息资源采集、管理、开发与利用等功能的枢纽系统，按照工作需求与推进信息化建设的要求，开发建设集档案综合管理与应用服务为一体的案综合管理信息系统，提高档案现代化水平与服务能力。

4．档案信息的安全保障体系建设

档案信息化建设的安全保障包括档案信息的存储安全和档案信息的利用安全，建立完备的安全保障体系，为网络、计算机、存储设备和管理系统提供安全保障。网络系统安全要保障和支撑所有系统的正常运行，数据存储系统的安全主要包括操作系统、数据库管理系统、档案数据储存、数据备份及转换的安全。

5．基于数字档案馆的基础设施建设

基础设施是档案信息化建设外部环境条件，主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器、操作系统、数据库管理系统、安全系统等软硬件条件，涵盖了档案信息化的整个硬件平台和网络体系建设。硬件设备应当能够保障信息化管理的需求，软件系统能够满足数字档案馆的智能化管理与在线应用服务的要求。

6．档案人才队伍建设

档案管理是一项技术性和专业性很强的工作，从事档案工作既要具有档案管理的专业知识，还要具备一定的信息技术和电子政务等理论知识，要加强培养锤炼适应高校档案管理的复合型人才，保障档案事业可持续发展。

四、加快高校数字档案馆建设的对策与措施

据国内外数字档案馆的定位与建设情况分析，数字档案馆模式主要有基于实体档案馆信息化的数字档案馆和基于档案信息资源共享的数字档案馆两种。结合当前我国信息化发展形势和高校档案工作实际，本文提出推进高校档案信息化建设、实现数字档案馆的方针与对策。

1．面向数字档案馆的信息资源建设

数字档案馆信息资源来源多样化，主要包括传统载体档案的数字化、接收的电子文件档案、馆外各立档单位现行电子文件的直接导入，以及利用知识管理和知识服务理念获取数字图书馆等其他信息服务机构的信息资源。信息资源建设是数字档案馆建设的基础，馆藏资源的数字化是信息化建设的核心，直接关系到数字档案馆的建设质量与成败。数字档案馆信息资源建设要以档案用户需求为导向，以信息技术为手段，拓宽档案信息资源的来源渠道，运用知识管理的理念，多角度、深层次整合档案信息资源，建立信息资源共建共享的开放机制，为不同层次多样化的用户提供超越地域、时空限制的便捷化、多样化、个性化的信息服务。

2．一体化管理系统是数字档案馆建设的关键

数字档案馆是存储和控制档案信息的数据中心，完善的档案信息一体化综合管理系统是数字档案馆的中枢指挥系统，对数字档案馆建设具有极其重要的地位和意义。应用当代先进的信息技术建立档案信息综合管理系统，对文字、图像、音频、视频等结构化数据和非结构化数据进行数字化存储与管理，对多元数据和信息资源进行图、文、声、形并茂的集成与加工，丰富档案信息资源的利用和表现形式，实现档案信息自动化处理和一体化管理，实现档案信息高速检索、远距离无障碍的传递、交流与共享，提升档案利用服务能力与现代化水平。

3．重视档案工作标准化

档案标准化是信息化的基础，标准化和规范化是数字环境下档案有序组织与管理的必要条件，档案信息化发展方向是国际化、标准化、专业化与集成化，实现档案信息化和现代化管理必须建立在档案工作标准化的基础上。在档案信息采集和利用实现数字化和网络化的条件下，要保障存取海量数据信息的有效性，必须采用统一的数据格式和元数据标准。应对档案文本、图像、音频、视频等信息资源的多样性，只有按照统一的标准规范进行制作，才能使多元的档案信息资源得以顺利存储、管理和应用。

4．建立档案工作开放与共享机制

数字档案馆主要保存三种数据信息资源，完全公开的档案信息、需授权才能利用的保密档案信息、从外界采集的其他数字化档案信息。传统的档案信息资源的管理和利用是相对封闭的，档案信息化为档案工作由封闭型管理向开放型管理提供了技术条件。衡量档案工作水平，对档案信息资源的收集、加工整理和保管状况仅是其中一个方面，更重要的还要看它对馆藏档案信息资源的传递和开发状况，是否可以将档案信息资源快速、准确、完整地提供给用户共享与利用。通过专用管理系统，建立档案工作开放与共享机制，实现对各类档案信息资源按不同要求进行分类排序、价值鉴定、数据校验、目录生成、数据统计、自动标引、检索利用与信息发布。

5．创新培育知识服务体系

档案信息化是一项颇具前瞻性、战略性的艰巨任务，建立科学的档案服务体系是考核档案工作成效的依据之一。创新培育档案知识服务体系，需要拓展服务领域、创新服务机制，把科学服务、规范服务、高效服务贯穿到档案工作全过程。

五、 结束语

档案信息化水平是衡量高校档案管理现代化程度的重要标志，加快高校档案信息化，建设数字档案馆既是当前大数据时代的需要，也是高校档案工作不可回避的任务，更是推动档案事业发展的契机。在新的历史时期，党的十八大报告把信息化摆在了更加突出的位置，明确把信息化水平大幅提升纳入全面建成小康社会的目标之一，在大力推进信息化进程的时代背景下，高校档案信息化建设需要进一步转变观念、不断创新，紧跟时代的步伐，运用现代管理的理念和信息技术，按照档案规范化和标准化的更高要求，推进高校档案信息化水平跃上一个新的台阶，也以此为契机全面提升我校档案工作水平和服务能力。

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[5] 黄少芳，刘晓鸿.高校地质资料管理信息化建设若干问题的思考[C]//全国地质资料馆.第八届全国地质档案资料学术研讨会文集（2012).北京：地质出版社：151-154.

中图分类号：G642

文献标识码：A

文章编号：1006-9372 （2013）02-0076-04

收稿日期：2013-03-02；修回日期：2013-04-15。

基金项目：北京高校档案研究会2012年研究课题。

作者简介：黄少芳，女，讲师，主要从事档案管理与信息化的研究工作。

Discussion on Archival Informationization and Digital Archives Construction in University

HUANG Shao-fang, LIU Xiao-hong , ZHANG Jun-fang
China University of Geosciences, Beijing 100083, China

Abstract：In the times of promoting informationization comprehensively, archival informationization construction is deepening and continuously pushing forward in university. How to accelerate digital archives construction in university becomes an important mission. By the analysis of current situation about archives informationization construction in university, the main task of informationization construction, the development goals and measures of digital archives were discussed in this paper.

Key words：university; fi le; informationization; digital archives