电子政务环境下区域档案信息资源的整合

李 斌 闫 明

1.河北省唐山市妇幼保健院，河北唐山 063000；2.河北联合大学，河北唐山 063000

所谓电子政务是指政府机构运用现代网络通讯与计算机技术，将政府管理和服务职能通过精简、优化、整合、重组后到网上实现，打破时间、空间以及条块的制约，为社会公众以及自身提供一体化的高效、优质、廉洁的管理和服务[1]。

1 背景和意义

在电子政务条件下，政府服务手段和服务形态的改变必然会对政府的组织机构、功能设置等方面产生影响。在这种新型的社会管理模式下，政府系统的各要素之间、政府系统与社会环境之间的信息联系更加密切，相互之间依存度更高，而信息资源在电子政务的发展与建设之中，起着无可替代的重要作用。事实上，我们可以将电子政务的实质归纳为对信息资源的在深度和广度上的开发与利用，若无信息资源的支持与支撑，电子政务也无从谈起。其中，档案作为政府部门在政务活动中形成的历史记录和文件信息，是支撑起电子政务的信息资源的最重要部分。

档案作为一种信息资源在分布上存在着条块分割、行业分割的特点，在分布上它主要是依存于各个政府部门、企事业单位而存在。这种分布的分散性和孤立性与电子政务环境下社会对档案资源的信息需求之间的矛盾日益突出。电子政务的实施不仅要求政府充分利用和开发自身掌握的内部信息资，更要求政府机构充分利用内部的智力资源，并于外部进行信息交流、协作。因此，能否有效的整合起分散在社会上的和政府部门中的信息资源，建立一种能够有效满足电子政务需要的信息资源模式，是电子政务成败的关键[2]。就我国目前档案资源开发与建设的现状而言，存在着三个方面的问题：（1）档案资源信息化的水平不一，普遍的水平不高；（2）档案数据库的建设虽取得一定的成效，但与档案室、档案馆的总数相比，比率明显偏低，而且质量不一，缺乏统一的数据标准，系统兼容性差；（3）档案资源全社会范围的共享缺乏宏观的规划，联机在线的文件服务中心还处于探索阶段[3]。全国范围内的档案信息资源缺乏有效的合理配置，难以与其他信息资源进行集成与融合。因此，在我国电子政务环境下，档案信息资源开发与档案信息化的核心，在于对现有档案信息资源的整合，以满足社会对档案信息资源的信息需求。

就目前档案资源整合及档案资源信息化的研究现状而言，在宏观层面上的国家的总体规划与管理，政策的引导与法律保障等方面的理论准备已经较为充分；在微观层面上，各种档案信息资源系统的建立与实施的案例也已屡见不鲜，反而是在中观层次上，关于各级档案机构以及其他社会信息服务机构之间的相互协调，以及建立起档案资源的整合与共享的保障与运行机制，还缺乏较为深刻的理论与实践认识[4]。特别是在区域档案资源整合上，关于区域档案资源的规划与认识，还没有专门的研究。专门针对区域档案信息资源整合的研究，有效的规避了在档案信息化中所普遍存在的发展程度、水平不一的问题，更具实践意义，更能够回应理论的呼声，是对档案信息化领域研究的一大补充，并且在实践层次上，区域档案信息资源整合与微观层面上档案信息资源系统的研究，前后想承紧密联系，自下而上的改革实践，更具体有实际意义。此外，这也是档案信息化研究思路的一次自我调整，一次新的实践尝试。

2 国内外发展趋势

进入新世纪以来，在档案学的研究中，档案学的研究当中存在着三大研究热点：（1）有关电子政务的研究；（2）档案信息化的研究；（3）电子文件的研究。在这三大热点之中，电子政务的研究与档案信息化的研究紧密交叉。事实上，档案信息化建设与电子政务的建设有着密切的关联。首先，档案信息化建设可为电子政务建设的可持续发展提供信息保障。第二，档案信息是电子政务高效化、科学化、民主化实施的依据。第三，档案信息是电子政务个性化服务，有效满足信息用户信息需求的前提。因此，这两个研究热点相互促进，相互关联，构成了近十年来档案学研究领域的主流。在这其中，电子政务涉及到了电子政务中的信息资源共建共享、信息资源利用模式、信息整合机制、电子公文流程分析与涉及、信息平等与政府信息公开等内容，信息资源的共建和共享、信息资源整合是研究的重点。而档案信息化的研究则集中在档案数字化、档案网站、数字档案馆和档案信息安全等方面。这些研究涉及到了档案信息资源整合的宏观、中观、微观三个层次。

以1999～2008年档案学领域获得的国家社科基金立项项目统计来看，档案学总计获得立项60项，其中电子政务内容的19项，档案信息化内容7项，分别占到总立项的31.6%和11.6%，合计占到43.3%，足以证明其理论关注度之高。但在获得立项的单位统计中前五名分别为中国人民大学、苏州大学、武汉大学、安徽大学、上海大学，国家档案局、国家信息中心仅以两项与湘潭大学、湖北大学、浙江大学、解放军南京政治学院上海分院、天津师范大学并列[5]。高等院校的各个档案学院系在其中占了绝对的比例，这一方面说明在我国档案学研究中，从事档案学教育的高校教师是主体；另一方面，在立项单位中作为档案工作实践场所的档案馆、室的缺失，也在一定程度上说明了理论与实践之间的脱节。

以档案学领域2003～2012年以来关于电子政务的文献情况来看，也同样能够说明这样的问题。在中国知网中以“档案”和“电子政务”为检索词，以标题为检索项，共检出167篇文献。这其中核心作者如：何振、冯慧玲、黄春等多是高校教师。核心研究机构中，武汉大学、中国人民大学、湘潭大学、上海大学等举足轻重。而就研究的层次而言基础研究101篇，占60.5%；行业指导44篇，占26.4%，在这其中仅有极少部分是依托实际案例的分析[6]。

所以从整体上来看，尽管此类研究在我国已经发展了近十年的时间，但从研究的内容和研究层次、研究队伍的构成等多方面来看，还是处在理论的探讨阶段，实践应用已经开始发端，但离大规模的普及还有不短的距离。

从国外的发展状况来看，关于“电子政务”“档案信息化”“档案”的研究与讨论可以上溯到有关“书目控制”的讨论，作为能够套用到文件著录领域的“MARC”已经得到广泛的应用，并且有关文件著录规则的“元数据”的讨论主要集中在欧美等国家。在实践领域中，联机书目控制中心已经在世界范围内推广，而大型的“文件控制中心”还鲜少能够听闻[7]。从研究的层次以及实践应用上来看，我国与信息化程度较高的美、英以及北欧等国存在着3～5年的差距。

3 研究内容

区域档案信息资源的整合包含两个层次的含义：一是区域内的档案信息资源的整合；二是区域性的档案信息资源的整合。前者或者以城市，或者以行政区划，或者以地理概念为划分，是对在其区域之内的档案信息资源的总和的整合，而后者指则指的是，带有区域性的档案信息资源的整合。这种区域性体现在档案信息资源的来源，档案信息资源发挥效用的范畴等方面。在表现形式上，或者表现为某一特定行业的档案信息资源，或者表现为某一特定档案门类的档案信息资源。当然，对于一般性的档案信息资源也可以以方便利用，方便整合为目的，按照特定的行政区域化或者档案产生、发挥功效的范畴来划分范围。但这两种划分的整合前提是在整体上统和在一个统一的信息资源系统平台之中。这个信息资源平台采用统一的技术标准和服务标准，以同一种界面和服务手段向用户提供各种信息服务。

在辨析清楚这两个层次的含义之后，就可以看出，区域档案信息资源的整合的实质，就是通过对区域内的行业、档案门类或者某一特定范畴内的档案信息资源的有效配置，来达到充分满足用户需求并最终推动档案事业信息化的快速发展的目的[8]。它的研究视角是自下而上的，关注的重点在于区域内的档案信息资源的现状，组织程度，信息化的程度，管理方式和管理手段，区域内各个不同档案信息机构之间的协调方式等方面，注重实践的发展与运用。在具体的研究内容上，应当包括以下内容。

3.1 区域内档案信息资源建设和档案信息服务的评价指标

这是本研究开展的基础，档案信息资源的整合首先应有的题中之义就是对于档案信息资源现状和档案信息服务的现状进行调研，而在判定这两方面的状况时，必然要涉及评价的标准。这既涉及服务的标准，有涉及资源建设的标准，这两项评价指标高度统一，共同构成档案信息资源的评价指标体系[9]。

3.2 区域档案信息资源整合的规划和发展战略

区域档案信息资源的整合包含两个方面的含义：一是对原有资源的优化配置；二是对新的以电子形态为主的档案信息资源的规划与建设。也就是说，档案信息资源的整合是在兼顾现有配置与管理状况的条件下开展的。这两个方面的含义在整体上又统和在一个统一的信息资源系统平台之中。在区域之内开展档案信息资源的整合同样需要有明确的规划和发展战略。

3.3 电子政务的发展对特定区域内档案信息资源和档案信息服务的影响

针对特定的部门或行业或档案门类，电子政务环境的影响的程度是不同的。同样，在不同的部门或行业或档案门类之间，档案信息化的程度也存在着差异。这种差异性不仅现在已经显现出来，并且随着社会信息化的发展还会日益的加深。

3.4 区域档案信息资源整合的实现形式

电子政务环境下档案信息资源的整合是一个综合性工程，涉及社会的方方面面，政府、档案机构、用户三方都参与其中，是选择以用户需求作为驱动，还是选自政府推动作为主导，亦或是档案机构发挥更大的主观能动性，在档案信息资源整合的实现形式上，必然会显现不同，从而在根本上对，资源整合程度、服务方式、服务效果产生影响。

3.5 电子政务环境下区域档案信息资源服务实现的运行机制

电子政务环境下区域档案资源的整合既是社会信息化背景下档案信息资源开发与利用的有效途径，也是电子政务环境下档案信息服务部门谋求进一步发展的核心战略和根本出路。在运行机制上，也要向着便于整合方向倾斜。

3.6 不同区域档案信息资源和档案信息服务的比较

不同区域之间，档案信息资源状况和服务水平存在着差别，分析特定区域快速发展的关键，找出制约某区域发展的根结，为实现档案信息资源整合的提供参考。

3.7 区域档案信息资源整合的协调机制

电子政务环境下档案信息资源的服务涉及政府部门、档案机构、用户三方的参与，用户与政府部门之间、档案机构与档案机构之间、档案机构与政府部门之间，需要有效的协调机制，以保障服务的有效运行。

3.8 区域档案信息服务用户信息需求调查

电子政务环境下档案信息资源整合的实质是服务的整合，整合是为了便于共享，共享是满足服务的有效手段，而服务又是服从于用户的需求。用户需求才是构建整个档案信息资源系统和体系的立足点、出发点和最终归宿[10]。

4 结论

区域档案信息资源整合的研究，有效的规避了在档案信息化中所普遍存在的发展程度、水平不一的问题，更具实践意义，更能够回应理论的呼声，是对档案信息化领域研究的一大补充。针对区域档案信息资源整合的研究还有更多的研究潜力可挖。

[1]刘康.浅析我国电子政务的发展现状及完善对策[J].科技致富向导，2010（23）：50.

[2]李颖鹏.关于电子政务信息资源整合与共享研究[J].信息系统工程，2012（3）：154.

[3]蒋冠，何振.我国电子政务环境下档案资源的整合与共享[J].档案学通讯，2004（6）：44-47.

[4]何振，蒋冠.试论电子政务环境下档案资源整合与共享的实现形式[J].档案学研究，2004（4）：40-43.

[5]伍玉伟.1999～2008我国档案学研究特点及未来的展望——基于国家社科基金立项的统计分析[J].档案学通讯，2009（3）：7-10.

[6]张帆.档案工作电子政务文献统计分析[J].办公自动化杂志，2012

（227）：15-16.

[7]朱莉.美国联邦政府电子文件管理政策和标准发展[J].电子政务，2012（1）：2-9.

[8]杨灵芝.档案系统政府网站评价及发展对策[J].管理工程师，2011（4）：9-12.

[9]余厚洪.网络环境下档案信息资源整合探究[J].档案管理，2012（198）：37-39.

[10]金鑫.论电子政务对构建服务型政府的影响[J].中小企业管理与科技，2011（2）：89-90.