经费使用与设备采购进程信息化管理的探索与实践

荆明伟

（北京大学实验室与设备管理部，北京 100871）

经费使用与设备采购进程信息化管理的探索与实践

荆明伟

（北京大学实验室与设备管理部，北京 100871）

经费使用和设备采购是科研人员和管理人员共同关注的业务流程，其开展的顺利与否直接关系到经费使用效率、资金安全及国家相关法律法规的执行效果。通过对相关业务流程的梳理、整合与设计，北京大学实验室与设备管理部在管理信息化领域进行了探索与实践，设计开发了基于网络的“经费使用与设备采购进程管理系统”，实现了经费的动态管理、设备采购的流程管理和相关数据的共享，利用信息化手段落实相关规章制度的执行，优化了设备采购业务处理流程，提高了经费的使用效益。

信息化管理；经费使用；仪器设备采购；北京大学

仪器设备是高校完成教学任务、承担科研项目和提供社会服务的物质基础，是培养高素质、创新型人才的有力保障，是拓展研究手段、促进科研创新的必要条件，也是推动成果转化、满足社会经济文化发展的前提之一［1-3］。仪器设备配置在一定程度上标志着一所高校的办学能力、科研环境及社会服务水平，是综合实力的体现［4］。设备采购是仪器设备进入高校的主要途径，是仪器设备全生命周期管理的第一步。随着国家科教兴国战略的稳步实施和创建世界一流大学工作的不断深入，国家和高校自身都不断加大投入，以改善和提高教学、科研仪器设备的水平。因此，仪器设备采购工作需要面对越来越多的新压力、新挑战，对相关方面的管理也提出了越来越严格的要求。

高校仪器设备管理部门作为仪器设备购置经费的管理部门和采购的执行部门，需要持续思考和不断研究如何加强和规范经费的使用管理、提高经费的使用效益、完善设备采购的监管机制、理顺流程等一系列问题［5-6］。从2000年开始，国家陆续颁布、实施了《中华人民共和国招投标法》、《中华人民共和国政府采购法》及各种实施细则。经过多年的实践与总结，各高校仪器设备管理部门在国家法律法规的原则框架下，结合自身工作实际，制定出了相应的规章制度［7］。然而，制定规则只是管理工作的开端，更为重要的是规章制度需要通过好的运行机制和先进的技术手段来确保落实，其中，信息化建设是落实规章制度执行的重要举措之一［8-10］。

高校仪器设备采购流程中的各个环节对应管理部门的各个科室，从职责出发，各科室在流程设计和信息采集等方面各有侧重，并基于多年实践形成了相对稳定的业务流程，也分别建设了相应的业务管理信息系统，如仪器设备经费管理系统、设备项目管理系统、合同数据库、进口采购系统、论证管理系统等。由于采购流程的各个环节有着明确的先后控制关系，且分散的系统之间难以实现及时的数据共享，使得在传统的管理模式中经常会出现更新不及时、信息不对称、沟通不顺畅等情况，难以实现经费管理和采购环节的高效运转和有效监管。因此，建立一个统一的、满足仪器设备采购流程中各环节需求的信息化系统，将有助于实现仪器设备采购的全流程管理，可以为各级管理部门、院系负责人和项目负责人提供准确、便捷、及时的设备采购信息和经费使用信息，同时，也将为促进学校建设与发展提供相关的决策依据［11-12］。

1 系统的建设目标及思路

北京大学经费使用与设备采购进程管理系统的建设目标主要有以下3个方面：

（1）经费动态管理。实时地对设备经费的立项、审核、支出、冲账的全过程进行监督、记录和管理，为学校相关经费安排提供准确依据。

（2）设备采购流程管理。实现对设备采购从立项到拨款、论证、招标采购、合同签订、免税、付款、结算等多环节、全过程管理。

（3）数据资源共享。实现项目负责人、院系负责人和管理部门对设备经费使用情况、设备采购进程以及论证相关文件等的实时查询，并依据查询者权限，设置查询范围。

总之，系统在实现设备经费动态管理的同时，兼顾仪器设备采购流程管理和各种数据资源归类、统计与共享，保证了数据的准确性和及时性。在提高管理效率和效益的同时，更充分体现了国家和学校各项相关制度的内涵。系统的设计涵盖了经费使用和仪器设备采购流程中的各个环节，包括项目与拨款、项目拟购计划及变更、设备论证、国内设备采购（进程管理和合同管理）、国外设备采购（进程管理、海关监管、结算、外贸代理商管理），以及与此相关的查询统计和用户管理等。通过不同角色的权限控制，实现采购流程各个环节按时间顺序的无缝对接。

2 系统主要功能

系统按照用户所需的功能侧重不同，分为业务和信息查询2个部分。业务管理部分采用C／S结构，面向经费与设备采购的管理部门，支持设备经费的立项和设备采购的全流程管理；信息查询部分采用B／S结构，面向项目负责人、院系负责人等具有不同查询需求的人员，通过Web界面查询项目拨款及设备采购进程的详细信息。系统中设备采购的具体流程如图1所示。根据项目拟购设备的预算金额，分级进入采购的不同程序。

图1 仪器设备的采购流程图

系统按照业务功能划分，主要包括以下6个子系统。

（1）项目的立项、预算及拨款子系统。项目立项是进入采购进程的先决条件，通过立项的项目信息将被录入系统，主要包括负责人信息、拨款信息、子项目拨款分配信息和拟购设备清单等。其中，系统流程要求项目拟购的设备必须包含在“拟购设备清单”中，否则系统将无法执行采购程序，保证了各个项目严格按计划执行。此外，系统还具备“拟购设备清单”变更记录功能，这个功能便于项目负责人在项目执行发生变化时，可以提交拟购设备变更的申请，经管理部门审批通过后，及时调整“拟购设备清单”，从而确保经费预算与执行的一致性。

（2）国内仪器设备采购子系统。

①设备采购的分级管理：根据“拟购设备清单”中设备预算金额的不同，按照相关管理办法中对不同金额、不同种类设备的采购流程的规定，自动进入相应的采购环节。

②合同管理：在系统中录入合同详细信息，包括设备名称、金额等，以便建立付款信息与相应合同的联系。

③付款信息的实时更新：系统会实时建立付款信息，付款信息与合同金额对应，付款方式按照合同约定，由系统记录预付款、货到付款或分期付款等不同付款方式的全过程。

④财务冲账的监督管理：通过邮件方式督促项目负责人及院系设备管理员及时完成财务的冲账流程。

（3）仪器设备进口采购子系统。

①根据仪器设备采购的分级管理模式，拟进口的仪器设备预算金额大于限定值时，须先论证，再进入采购流程。

②提交采购申请及相关材料，包括《进口仪器设备购置申报表》、《进口设备用途说明》、设备彩页和报价单等。核对申请购置的设备是否已有预算，在系统中建立采购信息。

③选择外贸代理，签订外贸代理合同。

④办理免税。

⑤预付款、到货、仓储、清关、送货、商检、安装、验收、与外贸代理公司结算、与用户结算、索赔等。

⑥过程提醒，包括“即将到货及逾期到货设备提醒”和“免税将到期设备提醒”：按照合同约定的交货期，系统可显示1个月内将要到货和逾期到货的设备，逾期15天以上，将通过邮件方式提醒；从通过审批之日起，免税证明有效期一般为6个月，系统在免税证明将到期时通过邮件方式提醒。

（4）大型仪器设备论证管理子系统。

①提交论证申请，填写《大型设备可行性论证报告》，按照论证报告内容在系统中建立论证信息。

②组织校内外专家进行论证，形成专家意见，上传论证报告和专家意见。

（5）公共查询统计子系统。包括项目信息查询、拟购清单查询、采购信息查询、支出查询、国外设备信息查询、国外合同信息查询、减免税进口设备使用情况查询和外贸代理商业务量与合同数统计等。通过业务子系统实现经费管理、执行部门和设备采购流程各环节所涉及科室之间的数据共享、查询，以及生成各种统计表格。

（6）分角色的Web查询功能。根据不同角色所赋予的不同权限，用户可以通过Web界面浏览、查询、统计其权限范围内项目的详细信息，包括拨款及分配信息、拟购设备清单、经费的支出明细、采购中和已采购设备的信息等。主要角色包括：

①经费管理、执行部门可以查询、统计项目经费使用和设备采购的所有信息；

②项目负责人可以查询、统计本人名下项目经费使用和设备采购信息；

③项目负责人所属院系负责人可以查询、统计本院系名下项目经费使用和设备采购信息。

3 系统特色

系统着重考虑了设备采购业务流程的全面管理，创新性地设计和开发了多个简洁易用、注重实效的功能模块，极大地提高了系统的使用效益。

3.1 提高查询准确率的“别名库”功能

不同语言、不同专业方向甚至不同习惯都会导致对同一种设备的称谓不同。通过对所有拟购设备清单中设备名称的统计分析，并根据多年仪器设备管理的经验，系统创新性地设计了“别名库”功能。例如：计算机、笔记本、电脑、PC机等在查询时均能对应到计算机，实现了对同一设备、多种名称的查询，从而大大提高了信息统计和查询的速度和准确率。

3.2 防止经费使用超预算的“经费预留”功能

为确保资金安全，大型设备的采购一般以分期付款的方式结算。经费预留功能确保在第一次付款时预留设备所要付款的总额，确保已进入采购环节的设备有足额经费支持，经费预留后分期付款界面见图2。

图2 分期付款界面图

3.3 确保采购流程按规定执行的“红绿灯”功能

仪器设备的论证、采购、付款等环节均采用红、绿、黄3种颜色反映其进程。根据学校管理规定，只有完成了一个环节的工作，并向系统提交相应的文档文件，该环节标志颜色变为绿色才可进入下一环节，如果没有完成或正在进行的工作将分别显示红色和黄色，并且不允许进入下一环节的工作。设备采购信息查询界面见图3。

图3 设备采购信息查询界面图

3.4 保证项目按计划执行的“计划控制”功能

在建立采购信息时，系统会将拟购设备所属项目的“拟购设备清单”全部显示，并且只有通过从拟购设备清单中选择设备（见图4），才能开始采购进程。系统的这项“计划控制”功能将保证所有项目均能按计划执行，严格控制了计划外采购。

图4 国内采购设备基本信息录入界面图

3.5 “所见即所得”的Excel数据导出功能

系统支持“所见即所得”的Excel数据导出，用户可以利用Excel强大的数据统计和分析功能，对导出数据做进一步处理。项目信息查询界面见图5。

图5 项目信息查询界面图

4 结束语

仪器设备采购管理往往是复杂、繁琐的。北京大学经费使用与设备采购进程管理系统通过经费使用控制采购的各个环节，实现了经费的动态管理、设备采购的全流程管理和数据信息的共享查询。经过几年的应用，在实际管理中发挥了良好的作用。

采购是高校仪器设备全生命周期管理的第一步，本系统中仪器设备的详细信息在建立固定资产档案时也是必要的数据信息。因此，我们将通过系统间的接口开放和数据抓取，将本系统中的信息直接引入固定资产管理系统，从而大大简化固定资产登记的流程。此外，我们还将以此为开端，不断利用发展的信息化手段，通过对各流程的梳理与整合，建立一个将经费使用、设备采购、设备管理、设备报废处置等环节完整统一的管理信息系统，真正实现经费使用与设备资产的全流程信息化管理，在完善高校固定资产管理的同时，更好地发挥对学校教学、科研的支撑和服务功能，为学校的发展建设做出积极贡献。

（References）

［1］田传军.仪器设备经费与采购管理系统的设计与实现［J］.实验室研究与探索，2010（11）：351-354.

［2］王占东，李柏桐.试论高校设备采购管理人员的素养［J］.中国现代教育装备，2008（1）：8-9.

［3］王晓华.高校设备采购工作实务探讨［J］.中国现代教育装备，2011（13）：20-22.

［4］刘全菊.探讨高校实验仪器设备的采购及有效管理［J］.中国市场，2007（32）：108-109.

［5］宋永杰.科研经费全过程管理的探讨［J］.中国科技论坛，2009（11）：3-7.

［6］郑继辉.科研经费管理制度的缺陷与创新［J］.财会通讯：学术版，2007（5）：113-114.

［7］牛晓巍，采振祥，潘世炜，等.深圳大学采购监督机制的构建与成效［J］.实验技术与管理，2009，26（12）：149-152.

［8］黄凯.实验室与设备管理廉政建设工作探索与实践［J］.实验技术与管理，2008，25（10）：176-178.

［9］任志强.浅谈通过采购信息化提升采购管理水平的必要性［J］.商场现代化，2012（5）：9.

［10］杨道宏，臧小敏.加强物资采购信息化专业化管理［J］.中国商界，2010（5）：129-130.

［11］权利宁，陈光，邓昌明.北京大学经费使用和设备采购进程管理系统的设计与实现［J］.中山大学学报：自然科学版，2009（9）：4-7.

［12］卞晶.基于经费控制的设备采购管理系统实现［J］.中山大学学报：自然科学版，2009（9）：204-206.

Exploration and practice of informationization management in use of funds and equipment procuring process

Jing Mingwei
（Office of Laboratory and Equipment Management，Peking University，Beijing 100871，China）

Processes of use of funds and equipment procurement have been paid much more attention to by both scientists and administrative staff.Smooth development of the processes can improve efficiency and safety of the use of funds，and performance of execution of relevant laws and regulations.After years of exploring and practicing in the field of management informationization，the“use of funds and equipment procuring process management system，”based on the network，by rationalizing the processes，is developed.Using this system，the dynamic management of funds，equipment procuring process management，and sharing of the relevant data are realized.Furthermore，informationization can ensure the execution of the relevant laws and regulations to optimize the equipment procurement process，and improve the efficiency of use of funds.

informationization management；use of funds；procurement of equipment and instruments；Peking University

TP302

A

1002-4956（2013）03-0102-04

2012-09-20

荆明伟（1982—），男，山西长治，硕士，助理研究员，研究方向为实验室建设与管理、经费使用管理与设备采购.

E-mail：mwjing＠pku.edu.cn