人力资源信息化的应用现状及对策研究：以重庆烟草公司为例

重庆市烟草公司销售分公司 蔡华

近年来,随着烟草行业人事制度改革和用工分配制度改革的不断深入,重庆烟草在建立人力资源管理体系、加强人才队伍建设的过程中积极的引入信息化手段，已基本建立起覆盖重庆烟草行业的人力资源管理信息系统。但重庆烟草目前仍处于传统人事管理向现代人力资源管理的过渡阶段，在管理理念、制度以及管理技术创新等方面都有待提升，人力资源信息化建设相对滞后于生产经营业务系统。

1 人力资源管理信息化的意义

人力资源管理信息化是指将先进的信息技术运用于人力资源管理，为企业建立人力资源服务的网络系统，使人力资源管理的各个流程电子化。一方面,人力资源管理信息化可以缩短管理周期，减少人力资源工作流程的重复操作，使工作流程自动化。减少不必要的人为干扰因素，使员工自主选择人力资源信息和服务。另一方面，人力资源管理电子信息化可以使人力资源部门从提供简单的信息转变为提供人力资源知识和解决方案，随时随地向管理层提供决策支持，向管理层提供分析工具和建议，建立支持人力资源部门积累知识和管理经验的体系，大幅提升企业的人力资源管理水平。

2 人力资源管理信息化带来的变化

2.1 降低管理成本

首先，由于人力资源管理电子信息化是企业信息化的组成部分。它能使企业实现办公无纸化，在办公用品等方面可以减少开支；其次，人力资源管理电子信息化可以成功地通过软件和网络来完成一些原本需要大量人手来做的行政性工作，使企业减少行政性管理人员的费用开支；最后，对于重庆烟草而言，人力资源管理信息系统通过网络实现人力资源管理。可以大幅减少通讯费用。

2.2 标准统一、业务规范

人力资源管理系统提供的统一的表格、数据标准，已成为重庆烟草事实上的标准。通过人力资源管理系统建设必然梳理出若干规范统一的业务流程，成为行业共同的业务规范。规范带来的是人力资源管理效率和管理准确性的大幅度提升。

2.3 数据显性、管理透明

高层管理者可以通过系统清晰概览人力资源全貌。既可以微观观察某一专业、某一区域人力资源状况，找出管理症结，又可以全面分析、掌握人力资源结构数据，掌握流动与变化规律，为人力资源决策有效实施调控手段提供有效手段。中层管理者也可以及时有效掌握上级的意图和目标，管理指标、管理数据更加刚性，可信度更高。

2.4 决策更有科学依据

通过信息化数据展示平台，可以及时掌握诸如企业领导班子、组织机构、队伍结构、薪酬结构等各类人力资源统计、分析数据，进一步提高人力资源部门的数据分析水平，提高企业人力资源决策的有效性、可靠性和决策支持能力。

3 人力资源管理信息化在重庆烟草应用中存在的问题

3.1 企业文化与人力资源管理信息系统的问题

利用企业文化管理来获取竞争优势已经越来越成为共识，重庆烟草的企业文化建立于2011年，而人力资源管理信息系统建立于2009年，在没有建立起一个真正深入人心的“以人为本”的企业文化之前，就建立人力资源管理信息化项目，这对重庆烟草而言，没有真正从企业文化的角度对人力资源管理信息系统去进行宏观的规划，企业文化和人力资源管理信息系统无法达到真正意义上的和谐与统一。

3.2 不断增长的信息需求与信息维护的问题

信息内容管理是信息化管理的基础，信息内容的完整、准确、规范是信息化系统长期稳定运行的前提。而在管理系统实际应用中，大多数的用户对信息内容的需求远大于维护信息的热情，他们只是关注职责范围内的业务工作，对信息结构体系和维护信息内容不感兴趣。对于他们来说，有了信息管理系统以后，信息数据唾手可得、准确可靠是顺理成章的，但是维护信息是痛苦和难以承受的，总希望别人维护信息，然后方便自己使用。因此，重庆烟草虽然制定了比较详尽的信息管理制度，但难以有效的执行，使得数据库的信息内容得不到及时、有效地维护。

3.3 非结构数据与结构数据关联的问题

重庆烟草目前应用的人力资源信息管理系统以管理结构化信息内容为主，很少涉及非结构化信息内容。按照业内的普遍看法，在实际的业务工作中，文档、图片、表格等非结构化信息占总信息量的80%，能够被加工整理成结构化信息的只占20%左右，但人力资源管理系统在应用过程中，80%的非结构数据都有其关联性。例如：干部任免过程中相关的任免表、任免文件等数据都与其人员信息、岗位信息或是职务信息等相关联。

3.4 与其它业务系统集成的问题

人事信息数据是单位和企业信息化的基础，一方面可以为人事和人力资源管理工作提供工作的依据；另一方面也可以为各方面的管理提供有力的支持。例如，在单位和企业建设各种信息化系统时都需要实时、规范、准确的组织机构信息、职责岗位信息、人员信息等，而这些恰恰是信息化人力资源管理系统的管理内容，但重庆烟草大多数项目建设者需要面临的实际问题是其它业务系统建设在前，人力资源管理系统建设在后，为做到企业数据的集成，理应作为基础依据的数据被本末倒置。

3.5 精准数据与人员信息标准化的问题

人员信息基础数据是人力资源管理信息系统的核心，数据的准确程度在很大程度取决于人员信息项标准化的采集与录入，人员基础信息数据涉及成百上千项基础数据项，如学历信息、简历信息、职务信息、岗位信息等，其中有些数据项是有国家标准或行业规范的，如：机构、学历、学位等；还有50%以上的数据项没有相关标准或规范可以参照的，必需由业务人员根据业务实际情况从下至上的逐级汇总、归类形成企业标准或规范，如：岗位名称、人员状态、员工状态等。

4 人力资源管理信息化在重庆烟草应用的对策研究

4.1 建立深入人心的企业文化

“行动者创造未来”不是一句口号，而是重庆烟草潜移默化的各个部门和员工都认可的企业文化精神，围绕这个精神.全行业员工都一致的去想达到“三诚服务，以心换心”的这个行业共同的服务理念，在此前提条件下.才能为人力资源管理电子信息化的实施创造有利的文化环境

4.2 建立业务流程信息自动更新维护的设计目标

首先，在建立信息内容维护的相关制度的同时，还需要建立有效的信息维护机制和业务流程；其次，在制度层面解决谁来维护的问题，在业务层面解决怎样维护的问题，尽量通过合理的业务分工和自动化的业务流转、存取机制实现信息维护，将人为的因素降至最低限度。可以考虑采用把信息更新维护机制与业务流程相结合的办法，在用户使用业务流程办理业务的过程中，由系统后台按照预定的规则自动获取新产生的业务信息项，并自动、实时地更新维护到数据库中，使计算机能够代替人工完成大量的枯燥的信息维护工作，一方面保证了信息维护的及时和准确；另一方面减轻了信息维护的工作强度。

4.3 关注非结构化数据的管理

在人力资源信息化管理系统中应高度关注非结构化信息的新建、编辑、存储、传递和使用，需要把非结构化信息与结构化信息进行有效的关联，并实现两种信息形式的统一检索。如在人力资源系统中通过干部任免业务流程操作形成标准化的干部任免审批表，从审批表中检索关键数据直接同步到相关的信息分类中。

4.4 实现人力资源的共享和集成

在目前人力资源管理信息系统基础上，应尽快完成与其它应用系统的接口，以资源服务的形式为其它应用系统提供机构、岗位、人员等方面的信息，在扩展人力资源系统应用范围的同时，充分发挥人力资源管理系统的综合效益。

4.5 制定规范的人员信息数据标准

首先，结合已有最新的国家标准及行业规范制定出符合本企业实际业务需要的各类人员信息数据项标准；其次，通过业务规范统一所需报表取值统计口径，以免同一类型不同方式下统计数据的不一致。如对在岗人员的分业务类型统计；分岗位类型、序列统计；分学历、年龄结构统计等，保证同一类型不同方式的数据一致，并将信息数据标准扩展至日常业务中，如企业人员信息表、员工履历表等，做到数出一门，同宗同源。

从上述情况可以看出，重庆烟草要将人力转变为企业的竞争优势，不仅需要企业建立完善的人力资源管理策略，还需要充分借助技术性的手段来保障人力策略的有效落实。从未来的发展趋势看，人力资源管理信息化在我国企业人才战略实施中的功效会更加明显，理解并运用在人力资源管理信息系统中所蕴涵的管理理念，将会对企业的发展起到举足轻重的作用。

[1]邢芳.企信息化求高务远[J].中国信息化,2006(3).

[2]朱勇国.信息化人力资源管理[M].动社会保障出版,2006.