从学士学位评估谈系部教学档案管理——以长江大学工程技术学院为例

黄小荣

(长江大学工程技术学院，湖北荆州434020)

2012年，长江大学工程技术学院(以下简称”我院”)顺利通过了湖北省教育厅组织的“学士学位评估验收”。在此次评估中，丰富的系部原始教学档案材料起到了特别重要的作用。因此，做好系部教学档案管理，规范系部教学档案工作是高校档案管理亟待解决的问题，也是提高高校档案管理工作的有效保证。本文就如何提高系部档案管理人员的综合素质、健全各项系部档案管理人员规章制度等进行探讨。

一、系部教学档案在学士学位评估中的比重

我院在2012年的学士学位评估中，资料是按照五项大类指标体系来整理的。在五项一级指标体系中，每项指标体系中都包含系部教学档案材料。其中四项指标体系都是从平时的系部教学档案管理中体现出来的。四项一级指标体系包含了13项二级指标体系，40项三级指标体系。其中，师资队伍、科研情况、专业建设结构、实验教学(实验报告)、试卷、毕业论文(设计)、课程设计、实习报告、调、停课记录表等各种系部教学档案资料，都是供专家组随时抽查调阅的。由此可见，系部教学档案在教学评估中占据着相当重要的位置，丰富、规范、完整的系部教学档案是教学评估中不可或缺的重要组成部分。

二、我院系部教学档案存在的主要问题

第一，档案管理人员不稳定。我院的系部档案管理人员都是由教学秘书兼任，教学秘书工作繁杂，平时没有专门的时间来收集和整理档案，只能抽时间断断续续的来整理。长此以往，导致了系部档案凌乱、没有系统性和科学性，一旦要用时，如教学评估抽查，就只能集中人员和时间来突击整理，无法确保档案的完整和质量。同时系部教学秘书更换频繁，严重影响了系部档案材料的收集、立卷工作。系部档案人员的工作表现和工作业绩也缺乏相应的监督机制和奖惩制度。

第二，档案资料收集不齐全。档案资料的收集是一个连续积累的过程，实际工作中常会出现有些资料没有及时整理、及时归档的情况出现。如教师信息表、教师的教案存档、教师的各种学术会议、论文记载等;学生各类竞赛的过程资料、学生学籍异动资料、实验室过程记录、还有毕业论文(毕业设计)没有指导过程记录、新开专业办学条件方面的可行性报告与论证等等都没有及时归档，没有按档案要求形成文件。

第三，档案整理缺乏规范。档案管理人员没有经过专业的档案管理培训，对档案管理专业知识缺乏了解，对于档案的整理缺乏规范性、统一性。各档案管理员根据自己的方法整理档案，没有整理前的集中清理和整理后的及时补充，导致档案遗漏，不规范，缺乏统一性，缺少经常性的、内外结合的定期或跟踪收集，影响了档案的完整性和连续性。［1］

三、系部教学档案管理改进方法

第一，稳定档案管理队伍，加强档案法的学习。学院要给系部档案管理人员创造条件，保持系部档案管理人员的稳定性，关心和激励他们，定期开展档案工作评比，实施明确的管理分工，奖罚制度。充分调动管理人员的积极性、主动性，培养他们乐于奉献的精神，安心本职工作。不定期集中档案管理人员学习《中华人民共和国档案法》。根据《档案法》的要求和学院的实际制定一些制度措施，如《档案管理工作制度》、《工作人员职责》、《档案借阅制度》、《移交制度》等，派有经验的优秀档案管理人员到相关部门学习、考察。定期开展档案管理人员经验交流等。使各系部档案工作正常化、规范化、科学化。确保档案管理工作有序开展。

第二，重视系部档案管理工作，健全各项规章制度。重视系部档案管理人员的岗位培训和专题培训，不断提高他们的业务素质。把系部档案管理同学院的各项规章制度结合起来。把系部档案管理检查同开学初的教学检查结合起来，同学期末的工作总结结合起来，纳入教学管理制度，纳入管理人员职责。制定一套适合学院发展的档案管理工作制度和考核制度，责任到人，奖惩分明。对那些落后于形势发展和标准要求的管理制度要进行及时修改和补充，使各系部档案工作逐步走向规范化、科学化、标准化。［2］

总之，从我院的两次学士学位评估来看，系部教学档案占据着相当重要的权重。系部教学档案管理是一项具体细致，连接过去、现在和未来的重要工作。档案管理人员不但要有严谨的工作态度和良好的服务意识，而且要有高度的责任心和较强的综合能力。做好系部教学档案管理是提高高校档案管理工作的有效保证。

［1］ 张维玲.由高校教学评估谈档案管理［J］.华北水利水电院学报，2006，21(3):66 －68.

［2］ 王育东.高校教学档案的归档范围与管理［J］.浙江档案，2004，(4):39.