试论高校档案管理科学化

李桂英

(湖南环境生物职业技术学院保卫处，湖南衡阳421005)

高校档案是学校人事工作、教育工作、教学科研活动、经济往来的客观记录.实现档案管理科学化，使高校档案切实发挥服务于教育教育、服务于社会经济发展的作用，是高校档案管理工作应当永远追求的目标.

1 高校档案管理科学化的依据

党中央倡导的科学发展观是高校档案管理科学化依据的根本.科学发展观是我们党执政六十年的经验总结，是我们党指导全面建设小康社会和推进现代化建设的基本战略思想.要实现高校档案管理科学化，必须在高校档案管理工作中，始终不渝坚持贯彻落实科学发展观这个根本.也只有始终不渝坚持落实科学发展观这个根本，高校档案管理工作才能与时俱进，实现价值.

高校档案管理科学化的法律依据.我国现行法律的制订和实施，为科学发展观战略思想的贯彻执行提供了法律保障.其中，《中华人民共国和档案法》(1987年7月5日颁布、1996年7月5日修正)、国务院《科学技术工作档案工作条例》(1980年12月9日国务院批准)、《中华人民共和国档案法实施办法》以及《高等学校档案管理办法》等关于档案管理工作的法律法规，为包括高校档案管理在内的国家档案管理工作实现科学化提供了法律依据.在高校档案管理工作实务中，坚持依法建档、依法治档、依法用档，是实现高校档案管理科学化的前提.失去了这个前提，高校档案管理科学化就只能成为空话和套话.

除了科学发展观这一战略思想依据和法律依据之外，我国高校档案管理工作历史经验、教训的总结以及国外高校档案管理工作所积累的成功经验和所形成的科学理念，也是高校档案管理科学化的依据之一.

2 高校档案管理科学化的内容

笔者认为，高校档案管理化科学化的内容大体包含:

2.1 高校档案管理人员的专业化

很长一段时期以来，高校档案管理工作在高校管理工作中的状况是“说起来重要，做起来次要”.形象而言，如果将高校管理工作视为七十二行，则其中的档案管理工作就是第七十二行.这一状况长期存在的客观性，导致高校档案管理人员严重非专业化现象的发生.

高校档案管理本身所具有的科学性，决定了高校档案管理队伍必须是一支具有高度专业素质的队伍.组成这支专业队伍的管理人员，应当具备高校档案管理工作的专业素质.可以断言的是:不懂得档案录入准则的人，收录的材料必然是鱼龙混杂，甚至是买椟还珠;不懂得档案分类标准的人，其所管理的档案资料必然是一团乱麻;而不懂得科学编制目录索引的人，其所管理的档案资料基本上没有利用性可言.因此，人的因素第一.管理人员的专业化，是实现高校档案管理科学化内容的第一要素.

根据江泽民同志“现代的档案工作者一定要有丰富、广博的知识，政治、经济、科学、文化方面的知识，都要掌握一点，还要学习一点外语.这样才能不断适应新时期、新形势对档案工作者的要求”的指标精神，高校档案管理人员专业化的标准应该是:

具有较强的档案专业理论知识;相关知识面广;知识更新快;熟悉馆藏与管理系统;能够熟练操作计算机;具有一定的写作能力和外语读写能力.

为达到以上标准，高校管理层不仅要重视档案管理人员的配置和使用，还要高度重视对档案管理人员的岗位技术能力的培训，使档案管理人员真正具备获取、判断、运用纷繁复杂档案信息资料的能力.从而真正实现高校档案管理人员专业化.

2.2 高校档案管理业务基础建设标准化

基础业务建设是高校档案管理科学化的基础.要实现高校档案管理科学化，关键在于按技术标准要求进行档案资料整理和计算机系统的标准化工作.要按标准化要求对档案资料进行技术处理，使得档案资料始终处于科学化管理状态之下.严格按照高校档案实体分类办法和规范要求进行操作，才有可能为实现高校档案管理科学化奠定良好基础.

2.3 高校档案管理技术应用现代化

档案管理技术应用现代化是实现高校档案管理科学化的必要条件.目前，高校的档案管理工作离技术应用现代化的要求还有相当的差距.档案管理的整个过程基本上由手工完成.档案管理人员的绝大部分精力消耗在收集、整理、立卷、分类保管这些基础业务工作中.这种传统的档案管理工作状况，难以实现高校档案管理科学化，因此，这种状况亟待改变.高校档案管理部门应当立足于科学发展的需要，努力改革传统、落后的档案管理方式.本着积极进取、科学适用的原则，致力于引进新设备、新技术、研究开发出适应本校实际需要的档案管理软件系统.从而为实现高校档案管理科学化提供必要条件.

2.4 高校档案管理服务社会化

档案服务社会化是实现高校管理科学化的重要内容.高校档案管理的终极目标，是要实现档案资料的可利用价值.高校档案资料，大多为教育、教学和课题科研资料.这些资料，一般具有较高的科学技术含量.科学技术是第一生产力.因此，高校档案管理实现服务社会化，就是为了促进科学技术转化为生产力.为了真正实现这一终极目标，笔者认为应当强调的是[1-3]:

①要致力于高校档案服务项目的社会化.需求，是社会发展的永恒主题.适应社会需求，就要求高校档案管理人员及时准确掌握社会需求信息，适时推出符合社会需求的档案信息服

务项目.在这方面，高校档案管理人员要做有心人.既要在日常工作中有意识有目的地进行相关文献的整理和汇编工作，还要把广泛收集社会需求信息作为日常工作内容之一.只有做好了这两方面工作，才有可能实现高校档案服务社会化的目的.

②要致力于高校档案服务宣传的社会化.科学技术一旦转化为生产力，必将创造出巨大的物质财富.而要真正实现科学技术向生产力的转化，重要手段之一就是宣传.高校档案管理人员在提供档案资料服务过程中，应当采取多种方式，通过各种渠道向科技人员及相关社会人士进行档案服务宣传.只有这样，才能疏通科技档案信息流通的渠道，也才能加快科技档案信息流通的速度.从而真正实现高校档案资料的利用价值.

③要致力于高校档案服务形式的社会化.首先，高校档案服务一定要走出去.在当今信息网络化时代，建立本院校档案服务网站，在网站上发布本院科技档案资料目录及相关内容简介，应该是实现高校档案服务形式社会化最为行之有效的手段.充分利用好这一手段，就可以使得高校档案服务工作走出去.其次，高校档案服务还要引进来.通过网站发布科技档案资料信息，目的在于将科技档案资料利用者吸引到本院校档案馆(室)来.为此，高校档案馆(室).应当面向利用者开设档案信息服务窗口，为档案信息利用者提供快捷、有效的档案服务.

④高校档案管理工作规范化.收集归档工作是高校档案管理工作的起点和基础.只有及时、完整、系统地收集档案资料，才能为高校档案管理科学化创造前提条件，也才能为高校档案资料利用者提供及时、完整、系统的服务.

档案收集归档规范化，必须建立、健全必要的档案制度.以成文制度约束档案资料的收集归档工作，是实现高校档案管理工作规范化的重要措施.从这个意义上来说，规范即制度.制度健全了，制度落实了，高校档案管理工作规划化的目的也就实现了.

⑤高校档案资料整理分类科学化.系统整理、科学分类，是高校档案管理工作至关重要的内容.只有对所收集的档案资料进行系统整理和科学分类，才能为档案资料的保管、鉴定和利用奠定良好的基础.根据档案资料形成的过程，维系其来源、产生时间和内容之间的联系，合理选择分类标准、设置类项，力求分类准确.使得整理出来的档案资料不仅全面、客观、系统，而且便于查阅和利用.

3 领导重视，是保障高校档案管理科学化的关键

保障高校档案管理科学化，领导重视是关键6毛泽东同志提出的“干部是决定的因素”这一著名论断，同样对保障高校档案管理科学化有着绝对的指导意义.

笔者认为，所谓领导重视，应当包含以下几方面内容:

1)要真正解决好高校领导对档案管理科学化工作地位的认识问题.毋庸置疑，教学和科研是高校工作的核心.高校档案多为教育教学、科研活动的历史记录，确实能够为学校教育教学和科研活动发挥咨询、借鉴和参考作用.因此，应当认识到:高校档案管理科学化建设，就是院校教育教学和科研活动的重要组成部分;高校档案管理科学化建设工作，应当始终是院校核心工作内容之一.

2)要真正解决好高校领导对档案管理人员的使用和培训问题.首先，院校领导要按照档案管理人员专业化相关标准配置档案管理人员，切忌滥竽充数;其次，院校领导应当根据不同时期档案管理工作需要，适时组织实施对档案管理人员的继续教育和培训工作，以促使档案管理人员不断更新知识，提高技能，真正做到与时俱进;再次，院校领导应当高度重视档案管理人员的职评工作，切实改变档案管理人员职称偏低的现状，以充分调动档案管理人员的工作积极性.

3)要真正解决好高校领导对档案资料收集负责的问题.高等院校拥有众多教学人员和科研人员.这些人员在日常工作中所形成的文字、图表以及声像材料，往往具有较高的档案价值，应当及时收集.否则，极易散失.要解决好这个问题，院校领导应当制订行之有效的档案资料收集制度和办法，明确规定档案资料收集的对象和责任人，以确保档案资料及时、完整归档.

4)要真正解决好高校档案馆(室)硬件设施资金投入问题.俗云，巧妇难为无米之炊;又云，兵马未动，粮草先行.高校档案管理科学化，同样面临资金投入问题.我国高校档案管理工作的历史和现状，决定了为实现科学化管理就必须投入相当数额的资金.这种情况，还必然会持续很.长一段时间.因此，高校领导在制订预算时，应当为学校档案管理硬件设施建设的资金投入留有一席之地.同时，还应当保障对档案管理的资金投入真正做到专款专用.

高校档案管理科学化，本身就是一个重大科研课题.完成好这一科研课题，需要高校档案工作者穷尽毕生精力，不断探索研究.笔者相信，通过广大高校档案管理者和档案工作人员.长期不懈共同努力，一定能够实现高效档案管理科学化.本文不过是抛砖引玉，以求教于方家.

[1] 王莉华.高等教育如何适应社会主义经济发展需求的思考[J].辽宁教育研究，2004，(3):43-44.

[2] 罗宏斌.高等教育新理念的探讨[J].湖南第一师范学报，2005，5(2):21-22.

[3] 王淑敏，慰迟荔.关于加强档案信息化建设的几点思考[J].档案天地，2002，(5):7-8.