高校学生档案管理问题及对策研究

努吉娅

（长治学院 外语系，山西 长治 046011）

高校学生档案管理问题及对策研究

努吉娅

（长治学院 外语系，山西 长治 046011）

高校学生档案跟随大学生的一生，对大学生就业上岗有着深远的意义。但是，由于高校本身或学生等各方面的原因导致高校学生档案在管理和内容上存在着很多的问题。文章根据高校档案的一些问题提出了相应对策：一、健全学生档案管理制度；二、丰富和完善学生档案内容；三、确保学生档案安全。

高校；学生档案；问题；对策

高校学生档案对高校本身和学生来说都很重要，不仅是高校人才培养过程的真实记录，记录了大学生在校期间的学习、生活、工作及个人身心健康等信息，而且反映了学生德智体美等各方面的重要信息，是大学生就业、深造、出国留学及今后各级组织选拔、任用、考核的重要原始材料和依据，跟随大学生的一生。高校学生档案同时还能推动高校发展，促进大学生的就业，对大学生适才上岗有着深远的意义。

一、高校学生档案工作存在的主要问题

（一）对学生档案缺乏重视，管理体制漏洞

近几年，国家下发了不少学生管理相关文件，但是针对学生档案的管理却很少提及。缺少具有规范性的建档标准，导致高校学生档案管理体制不一。另外，由于学生档案只能反映学生在校期间的一些情况，有很强的阶段性和流动性，因此，不少高校对学生档案管理的重视不够，认为学生档案只不过是在学校暂时存放一段时间，管理的好坏对学校本身也没有太大的影响。同时，高校学生档案管理部分归口不一，教务处、学生处、招生就业处还有基层教学单位，各院系都存有部分档案，也很少有沟通。各个部门的档案都不齐全，有的重复采集，影响档案管理的质量和效率。甚至有的学校还没有安排专门的编制人员负责管理，很多院校下设的档案管理人员大多是兼职人员，由于教学档案内容杂、涉及范围广，所以导致他们工作量大，工作繁忙，同时又要兼收集、归档、立卷工作，更加重了他们的工作量，使他们当中部分人不愿意从事，甚至有的管理人员不能用很好的态度完成这项工作。此外，不少高校临时聘用档案管理人员，频繁换人，导致管理人员对业务始终不熟练，这给教学档案的收集和管理带来了不利影响，也势必造成学生档案管理混乱无序。

（二）学生档案内容老套，信息过于简单

由于目前高校师生档案管理意识普遍比较薄弱，[1]很多材料还散存各处或者没有及时收集整理，从而导致相关材料不齐全，不完整。其实很多活动在平时的教学过程中都开展了，其中有些还很不错，只是由于活动开展时没有及时以文字形式记录下来，或者缺乏系统整理，最终则无证可查，影响了材料的真实性和完整性。而且，目前很多高校关于学生的信息记录仍是采用传统的模式，归档形式涉及的材料一般为以下内容：政治表现（一般包括学生的奖惩情况、入团入党相关政治材料等）；学习成绩（包括在校期间各科成绩册、毕业成绩单、）；学位授予情况（授予学位证书以及各种奖励证明）；身体健康状况（新生入学、毕业体检表）；家庭政治及经济状况的少量材料等。在市场经济高速发展，信息化逐步深入的21世纪，学生档案材料中很多内容已经严重过时，根本无法满足用人单位的需求。

（三）档案管理技术落后，利用率低

近年来，随着全国高校的扩招，学生数量迅速增加，学生档案也随之增加了几倍。目前，虽然大部分高校的档案管理部门都配备了计算机，但是真正能实现信息化档案管理的却不多。在信息化时代，专业的档案管理人员应该是兼具较强的计算机运用能力和专业基础知识的复合型人才，如外语系的档案管理人员最好包括外语专业毕业或外语水平较高的人员。由于目前档案管理人员的基本素质普遍没有达到这个要求，因此学生档案的管理基本上还是运用传统模式，计算机也仅仅是作为简单的辅助工具，在管理方式上并没有实现质的突破。另外，由于学生档案管理技术的落后，学生档案的利用明显不足。从新生入学开始，基本档案就存放在学校的某个部门中，很少有老师会通过档案查询的方法来了解学生。在学生就业的过程中，学生档案也没有发挥其应有的作用，给用人单位作很好的参考。[1]其原因有多种，比如，学生档案内容死板，流于表面，学生档案查询不方便等。这些情况，某种程度上影响了大学生就业。

二、如何加强高校学生档案管理

（一）健全学生档案管理制度

高校领导应加强对学生档案管理工作重要性的认识，转变思想，加大教育力度，通过对学生档案进行有效的宣传来提高大家的档案意识。高校还应努力建立和健全学生档案管理规章制度，逐步完善学生档案在收集、整理、归档、查询等方面的流程管理制度，加强素质教育与学生管理的联系。首先，对学生进行档案教育，了解档案的重要性，从而提高他们自身的档案意识，使学生在填写档案的时候能尽量做到准确完整。同时，号召广大的教职工强化档案管理意识，促使学生档案的管理工作走向规范化和制度化的轨道，使学生档案能真实全面地反映学生的综合素质。此外，落实档案管理的组织机构和人员配置。不论学生档案是放在招生就业处、学生工作处还是各院系，一定要按照学生的数量，配备相应编制的专业人员负责学生的档案管理工作，并且在人力、物力、财力等方面都需加大支持力度。另外，加强对管理人员的培训，积极引进既具备专业的档案管理知识，又有不错的计算机和相关专业技术的多面手，这样才能很好地完成信息化时代下的学生档案管理工作。[2]

（二）丰富和完善学生档案内容

在高度提倡素质教育的信息化时代下，档案的主要作用就是能全面反映学校的素质教育，为用人单位提供一个平台来全面了解毕业生在校期间的学习、工作和生活等各方面的综合表现，这就要求我们在管理好学生学籍档案的同时，必须得丰富学生档案的内容，这样才能真正满足用人单位的需求。具体来说，一般高校的学生档案在以下几个方面比较欠缺，应该着重增加：1、信用档案。作为中华民族的传统美德，诚实守信一直是我们评价一个人最重要的标准之一，也是人格中最重要的因素，历来就备受用人单位的关注。因此，高校应该增加一些关于学生诚信的资料，这样用人单位就可以通过档案材料对学生的品德有所了解。2、学生能力。大多数的高校学生档案材料中只是包含了学生在校期间各科成绩和学位授予情况，对于学生在工作及其他技能方面的表现却少涉及。此外，学生在社会实践和各项竞赛中的荣誉也可以成为优秀学生上岗就业的法码。3、建立心理档案来反映学生的心理状况。现代社会，在校大学生面临着来自社会各方面的压力，近些年在高校也出现了一些因心理问题而导致的刑事案件，给社会造成了不良影响。随着高校对心理健康的逐步重视，很多关于大学生心理素质的材料也应该及时收集，为高校学生管理提供参考，同时也为用人单位提供有效的信息。[2]

（三）确保学生档案安全

随着信息化的逐步深入，计算机在各个行业已被广泛运用，各高校的录取、毕业登记等环节都已逐步实现信息化，促进了电子化学生档案的形成和推广。[2]因此，要定期对档案管理人员进行计算机网络及相关管理知识的培训，帮助管理人员进行信息化管理。同时，档案管理人员一定要确保学生档案在转递过程中的安全。学生档案转递的时间大多是在每年的六七月份，时间比较紧促，内容较多且极其重要，因此，必须设置合理的、严格的转递方式以确保学生档案的安全。[3]尤其是毕业生就业方案确定后，学校要仔细核对毕业生的毕业去向，确保每个学生的档案都能准确地送到对应的用人单位，或者生源所在地人事或教育部门。

［1］张绍英.新形势下加强高校学生档案管理工作的思考［J］.才智，2008，（19）：115.

［2］姜海燕.新形势下高校学生档案管理工作的现状及对策思考［J］.时代人物，2008，（02）：22-23.

［3］罗春叶.高校学生档案管理存在的问题及对策［J］.百色学院学报，2008，（8）：138-140.

（责任编辑 单麦琴）

G472.4

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1673-2014（2012）04-0118-02

2011—05—23

努吉娅（1973— ），女，内蒙古库伦旗人，助理馆员，主要从事档案管理研究。