高校档案管理者的职业走向

张庆杰，顼迎芳

（1.长治学院 组织部，山西 长治 046011；2.长治学院 人事处，山西 长治 046011）

高校档案管理者的职业走向

张庆杰1，顼迎芳2

（1.长治学院 组织部，山西 长治 046011；2.长治学院 人事处，山西 长治 046011）

随着信息化时代的日益发展，档案由纸质时代逐步向电子时代迈进，高校档案信息的提供利用也越来越朝着电子信息化方向发展。让年轻化、专业化的管理人员介入，新老之间相互交流，实现传承、创新与突破；让信息化、技术化的方法手段介入，兼顾纸质档案和电子档案，实现档案管理的衔接与蜕变，是高校档案管理者的职业走向。

高校；档案；四化两介入

随着信息化时代的日益发展，档案的纸质时代已经逐步向电子时代迈进，高校档案信息的提供利用也越来越朝着高效信息化方向发展。我们在传承、保留与创新之间要凸显“高效”、“利用”和“安全”，所以年轻化、专业化、信息化、技术化是高校档案管理者的职业走向。

一、高校档案管理者的现状与存在的问题

目前处在“夹缝时代”的高校档案管理者有许多观点、理念、知识、技能上的“缺氧断电”现象，存在的问题需要高校领导层关注和重视。

（一）低学历、老龄化致使其知识、技能不能及时与当前形势接轨

许多高校都习惯把学历层次较低或年龄偏大的教工安置在档案馆（室），认为档案管理者只是收集、登记、整理、装订等一些简单工作，他们更能安得下心，更能坐得住，而年轻人不适合这样的岗位。除了思想上的不重视，笔者认为这种观念已经远远落后于档案事业的发展速度了。低学历的人在学习和把握一些抽象理论与技术含量较高的技能上（如软件的开发与利用）会比较吃力。年龄偏大的人对于接收新观念、新思想、新事物、新技术、新手段从心理上会有排斥感，从掌握程度讲也会滞后于年轻人，如果再谈及转化和创新应用会有更多的障碍。当然笔者这里说的是普遍性，不代表所有个体、个案。

（二）非专人、非专业导致档案管理水平和信息化水平低下

目前许多高校并没有建立起综合档案馆，教工人事档案、学生档案、文书档案实质上都由其相关部门独立管理，如人事档案在组织部或人事处，这些档案的管理人员多半都在本部门兼职，在日常工作中常常都是其他事情赶在前面做，档案放在最后管。日积月累，许多人事档案不能及时处理，出现了手续不完备、信息不齐全，不能及时归档等现象，所以专人专管很重要。

高校档案缺乏专业性的人才和团队。冯惠玲教授提出档案管理要“推行文档一体化全程管理、使文件、档案工作由点为线；提高信息管理、知识管理水平，提高智能化信息服务，使文件、档案管理由线到面；开展社会化服务，使文件档案信息服务由面为网。”[1]而要实现点、线、面、网的结合必须要有专业化的管理人才和管理队伍，需要专业化的管理者以他们的专业知识为契合点，结合实际，在实践中连成专业技能的线，从而串成档案信息的面，织成社会服务的网。

（三）管理重心未变降低了学校各项工作的速度

由于传统的档案管理理念在许多档案工作者心中根深蒂固，档案管理没有真正从传统的“手工管理”模式中解放出来，缺乏“现代化管理”的理念和技术。加拿大档案学家特里·库克指出：一个全新知识体系及相应的工作模式的建立”，“不是旧事物的简单修补，甚至不是新策略的谋划，而必须以基本概念、基本理论、基本定义的根本性转换为前提”，同时倡导“必须停止扮演实体保管员的角色，而成为概念、知识的提供者”。[2]

（四）技术滞后影响档案实体及信息安全

“制度防线、环境防线、技术防线、人员防线、保密防线”[3]这五道防线是实现档案实体与信息安全的重要保障。目前许多高校档案管理者在建立档案安全体系上仍然停留在过去简单的制度建设和八防措施上，对于新的诸如“异质备份”、“异地备份”技术手段不理不睬。对于档案软件的开发利用维护技术依然陌生。管理队伍老龄化又从另一方面削弱了信息化档案安全的壁垒。

二、高校档案管理者的职业走向

通过分析当前高校档案管理的现状，笔者认为目前许多高校的档案管理人员存在低学历、老龄化、非专业、少技术等问题，这些问题的存在不仅会直接影响到高校档案事业发展，同时也会影响到学校教职工的利益，影响学校发展的水平和速度，所以高校档案管理者必须确立新的职业走向——“四化两介入”。即让年轻化、专业化的管理人员介入，新老之间相互交流，实现传承、创新与突破；让信息化、技术化的方法手段介入，兼顾纸质档案和电子档案，实现档案管理的衔接与蜕变。

三、“四化两介入”走向的具体实施

“四化两介入”的模式走向需要“以人才引进为契机，以扎实技能为核心，以信息建设为动力，以档案安全和开发利用为目的”，从而实现高校档案管理的良性运行机制。

（一）制定合理的人才引进计划，分阶段引进人才

高校档案工作不是一蹴而就的，需要分阶段、分步骤进行。各个高校可以根据本校的具体实际，既要照顾到“老人”，也要适时补充新人，分批次、按比例为高校档案馆（室）引进学历和专业层次较高的年轻教工专门从事档案工作，逐步实现高校档案管理队伍的年轻化、专业化，不断优化管理队伍的年龄结构、专业结构、学历结构。

（二）启动档案管理人员培训进修机制

各个高校应该定期安排档案管理人员外出学习，尤其是上级部门召开的重要会议和培训班要积极参加，从而领会国家新的政策、法规和文件精神，及时指导工作。还可以通过个人进修，或去其他高校、企业、行业观摩学习，或在各类档案学会论坛中交流等方式不断提高档案管理者的理论素养，强化专业知识和业务能力，提高管理水平。

（三）“软硬兼施”，加快高校档案信息化建设步伐

档案管理必须要走信息化的道路，实现手工管理向现代化管理的转变。首先，高校领导要从思想上高度重视档案信息化工作，然后划拨资金为档案室配备档案电子化所需要的硬件和软件形成电子档案，实现档案馆藏“物理空间”与“逻辑空间”的对接和转变，实现档案“实体整合”与“概念整合”[4]的对接和转变，以更快的速度、更有效的方式为学校干部选拔任用、职称晋升、工资变动等涉及教工利益信息及时传递给相关部门。

（四）强化技术防线，保障档案实体与信息安全

在档案的开发利用过程中要坚持“预防为主、防治结合”的方针，对于实体档案要注意物理的、化学的、人为的因素，对于电子档案要有效运用电脑加密、防止病毒入侵、异地异质备份等技术手段，强化制度防线、环境防线、人员防线、技术防线、保密防线，保证实体档案和电子档案的信息安全。

［1］冯惠玲.拓展职能——“夹缝时代”档案职业的生存之策，中国首届档案学博士论坛论文集［M］.北京：中国人民大学出版社，2001.105.

［2］特里·库克（加）.电子档案与纸质文件观念：后保管与后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命［J］.山西档案.1997，（2）：8-9.

［3］杨冬权.在中央和国家机关档案工作会议上的讲话［J］.中国档案，2011，（5）：19.

［4］覃兆刿，叶海燕.现代档案职业观与档案工作者角色［J］.档案.2003，（5）：9.

G270

A

1673-2014（2012）04-0114-02

2011—05—08

张庆杰（1983— ），男，河南信阳人，助理馆员，主要从事档案管理与研究工作。

顼迎芳（1980— ），女，山西怀仁人，档案馆员，管理学硕士，主要从事档案管理与研究工作。

（责任编辑 单麦琴）