对高校学生档案管理工作的三点反思

郭海霞

（长治学院 历史与旅游文化管理系，山西 长治 046011）

对高校学生档案管理工作的三点反思

郭海霞

（长治学院 历史与旅游文化管理系，山西 长治 046011）

高校学生档案的管理工作涉及到学生思政素养、专业特长、潜在能力等各项指标，是社会各部门首次择取毕业学生最权威、最直接、最实际的依靠资料。按照规定，无论是个人、集体，还是国家企事业部门，凡所涉及的各种文字、声像、图表等形式多样的信息载体，都是我国档案法界定的档案内涵。高校是实践党的教育路线的重要部门，为了更好地在新形势下执行党的教育路线，高校的学生档案工作必须做到与时俱进，在十七大精神的指导下，为更好地完成新世纪的人才培养任务而不断奋斗。

学生档案；管理；长效机制

按照《中华人民共和国档案法》的规定，档案工作属于我国现代社会的政治、经济、文化等事业发展中的人事历史纪录范畴。这项工作涉及到人才思政素养、专业特长、潜在能力等各项指标，是社会各部门首次择取毕业学生最权威、最直接、最实际的依靠资料。按照规定，无论是个人、集体，还是国家企事业部门，凡所涉及的各种文字，声像，图表等形式多样的信息载体，都属于我国档案法界定的档案内涵范围。高校是我国社会主义文化事业的重要组成，高校学生档案的管理工作对高校的科研、教学和学生思政、学习、生活以及就业等工作意义重大。对之进行行之有效的管理，这不仅是我国档案法赋予高校的权力，也是高校在社会主义建设事业中应尽的义务。但是，从现状来看，高校学生档案工作与社会发展水平存在一定差距，对此，笔者重点探讨以下三点内容。

首先，在社会发展过程中，高校学生档案存在问题。从改革开放以来，四十多年了，专门以高校学生档案为中心的法律条文却不多。在档案法的框架下，有不少相关条文只是“兼顾”或“涉及”的性质，专门为之立法的则不多。[1]这种情况是不符合我国当前社会的发展要求的，尤其是在高校扩招政策实施之后，当“包分配”等旧政策废止，人才市场、岗位竞聘等新事物出现之后，原有的不足与弊端就显得非常突兀，有些地方甚至到了影响正常工作的地步。可以说，在我国经济改革与社会发展的“动”的态势下，与意识形态关系较紧密的高校的改革步伐就显得略微滞后。但是，笔者认为，高校是一个非常复杂、多面的文化机构，所承担的社会角色不止一面，在思政、理论之外，它还有经济、改革、民生与建设和谐社会的另一面。因此，高校学生档案——这个在改革之前和之初主要以记录个人政治成分、家庭出身、思想状态等政治诉求为主的工作，在今天应加上、突出时代赋予的另一方面内涵，即适合信息化社会和和谐社会建设的全方位、长期的信息管理。

现代社会要求高校学生档案必须确保以学生为主体的信息建设工作全面、准确、及时、方便和实用。学生档案不只是学生阶段性的纪录，一旦过时就作废为一堆“废纸”，而是一个个人在学生阶段的学习、生活、考试成绩的可靠文件。这项工作说到底是对社会主义人才的培养、使用、交流和发展的全程监督和管理，是对每一个个人的成长的历史纪录，也是社会对人才的择取、归类、适用于管理的原始依据。简言之，高校学生档案不但是高校为“学生”走向社会之前所作的一份思想政治鉴定书，也是高校为其“产品”走向国内、国际两个市场之前所制定的产品说明书。从后者的意义上来说，我们的高校学生档案工作还有许多亟待完善之处。

其次，对学生档案工作的认识有待改变。正如前文所说，随着改革开放的推进，高校学生档案的内涵变得更加丰富。高校在从事教育工作的同时，也在无形中参与社会经济的管理工作，这里不但有理论的纯正、意义的严肃，也有个效益的提高的问题。我们难以想象在人才发现、使用、交流十分重要的当今社会，作为人才培养与管理的重要环节的高校，却不能及时、准确地提供行之有效的学生档案。而这正是当前高校学生档案工作的不足之处。当然，从程序上来说，学生走入高校时有学籍档案，从高校走向社会时也有，当这些装在袋子里的文件更多时候只是一种手续，甚至形式，只例行公事地有“十多个公章、七八张相片、一些手印”[2]之类，未能充分发挥其信息交流、人才择取的凭依的作用。在此类程序化的档案之中，常见的不足是很多的，不健全的管理制度是其中之一。现在，不少高校的档案管理模式为师生二分制：认识、组织等部门主管学校老师员工档案，学生处、各系和就业指导中心主管学生档案。前者受重视程度明显大于后者：有明确的制度建设，而且不断在更新之中；有专人专事专款，软硬件设施齐全；有统一的模式要求，有方便的录入与查询渠道，有物质与虚拟两套系统，有专职专业管理人员等等。而这些正是后者所缺少或者不全的地方，只要改变对学生档案意义和重要性的认识，那么从制度建设到档案管理诸环节的不完善之处就容易发现，并能及时改进了。

最后，应建设高校学生档案的专门化的、长效管理机制。学生档案的管理，与社会经济效益密切相关，管理者应积累经验，科学探索，结合各高校特色走出一条便捷高效的管理之路。首先在时间上必须是长效的，应从学生在高中时的体检、思政、学习成绩、高考试卷到大学时期的军训考核表、各科成绩表、奖惩情况表、入党材料、社团活动、科研成果表、毕业登记、工作去向等内容对学生的个人发展信息做一“动态”纪录。在此过程中，从中学到大学，从学校到社会，学生档案的管理与学生培养必须是同步的，环环相接的，不能因时、因地而有形式上或重视程度上的差别。这就不仅仅是高校一家的职能范围所能做到的事，这里要求政府牵头，多部门协作，统一管理，全面全程落实。只有这样，学生档案的建设和管理的长效机制才能真正建立。其次，学生档案管理必须走专业化之路，有学有专长的专业人员从事此项工作的理论和实践，而不能仅仅由学生处或系办工作人员“顺便”兼管。在此基础上，应具备专门的硬件设施，专款运作，有专业化的工作流程和制度保障。这些专业化的要求，可以确保此项工作从建档到查询的可靠、便捷，避免人财物的浪费，避免重复劳作和低效率使用等现象。在形式上，比如纸张规格、填写时的笔墨要求、签章与否、图表模式、相片大小、页面模式、日期方位与大小写区别等等细节，都应有详细的规定。这样，行之既久，渐成行规，专业化也就是职业化，就是习惯乃至文化。这样，学生档案的管理就走出了高校围墙，成为信息社会建设的一分子了。

党的十七大对我国新形势下的教育路线有明确规定：“要全面贯彻党的教育方针，坚持育人为本、德育为先，实施素质教育，提高教育现代化水平，培养德智体美全面发展的社会主义建设者和接班人，办好人民满意的教育。优化教育结构，促进义务教育均衡发展，加快普及高中阶段教育，大力发展职业教育，提高高等教育质量。重视学前教育，关心特殊教育。更新教育观念，深化教学内容方式、考试招生制度、质量评价制度等改革，减轻中小学生课业负担，提高学生综合素质。坚持教育公益性质，加大财政对教育投入，规范教育收费，扶持贫困地区、民族地区教育，健全学生资助制度，保障经济困难家庭、进城务工人员子女平等接受义务教育。加强教师队伍建设，重点提高农村教师素质。鼓励和规范社会力量兴办教育。发展远程教育和继续教育，建设全民学习、终身学习的学习型社会。”高校是实践党的教育路线的重要部门，为了更好地在新形势下执行党的教育路线，高校的学生档案工作必须做到与时俱进，在上述精神的指导下，为更好地完成新世纪的人才培养任务而不断奋斗。

［1］这类常见的规定都以学生管理规章为主，比如普通高等学校学生管理规定、高等学校学生行为准则、高等学校校园秩序管理若干规定等，此外涉及到学生档案内容的还有各校制订的学生守则之类的“内部文件”.

［2］王万森.新时期文学作品选读［M］.北京：高等教育出版社，2006.25-26.

G472.4

A

1673-2014（2012）04-0116-02

2011—06—07

郭海霞（1979— ），女，山西长治人，助理馆员，主要从事办公室档案管理的理论和实际工作。

（责任编辑 王建华）