基于质量工程背景下的高校教学秘书工作的探究

杜庆才

（蚌埠学院 应用化学与环境工程系，安徽 蚌埠 233030）

基于质量工程背景下的高校教学秘书工作的探究

杜庆才

（蚌埠学院 应用化学与环境工程系，安徽 蚌埠 233030）

教学管理是高等学校管理工作的主要内容之一，教学秘书作为教学管理的一线执行者，其管理水平直接影响教学与人才培养质量.笔者结合自身工作经验，分析从个人素质、制度保障、工作环境三个方面提高教学秘书的教学管理水平，进而推动高校教学质量的整体提升.

教学秘书；教学管理；工作方法

2007年1月，教育部、财政部实施“高等学校本科教学质量与教学改革工程”，高等育教步入质量教工程的时代[1].而教学质量提高离不开教学管理，教学秘书是高校院、系级教学管理的实践者，其教学管理水平的高低直接影响着教学和人才培养质量.

1 高校教学秘书主要的工作

1.1 教学准备工作

在每学期开学前，教学秘书必须协助院系领导为实施具体教学计划做好开学前的准备工作，包括预订教材、填报教学任务申报表、编排课程表、组织学生选课、打印理论与实验课表等.

1.2 教学资源分配

课程授课教师的选课与落实，进行排课、教学场地的确定、征订教材等工作能够体现高校教学秘书协助教学部门领导对教育资源的分配，而教学资源的分配能够从侧面反映出高校对该课程的重视度，反映出该课程在具体专业中的影响力.

1.3 维持教学正常运行

教学秘书要根据教学计划管理日常的教学活动，如教学计划的修订、排课、调课、期初补考、期末统一考试、英语与计算机等级考试、成绩单发放.另外，收集教学运行过程的意见反馈，把收集到的信息及时反馈给院、系领导，便于教学工作的及时改进，提高教学质量，保证教学工作顺利完成.

1.4 开展教学督导与评教

高校教学秘书组织教学督导工作的实施，按照学校教学工作要求，开展有效的期初、期中和期末的教学检查，教学质量评价、教学资料的收集与管理等一系列繁杂的工作.使督导务实、严谨、高效、有序地进行，使教师开展规范教学、教书育人和完成教学工作任务，最终达到良好的授课效果.组织学生评教是高校教学秘书的具体工作内容之一，教学效果评价是提供科学的教学决策，加强教学管理，优化教学过程的依据和手段.学生评教活动能从学生方面获得任课教师授课情况、能力、态度与教学效果的信息反馈，客观评价教师授课工作的质量，能促进教师提高授课效果，提高教学质量.

1.5 解决类突发事件

教学秘书就像院系教学工作的“消防员”与“急救员”，在教育教学过程中有任何事情发生教学秘书都要冲到最前沿.授课教师在教学活动中可能会遇到一些与教学工作有关的困难，例如：多媒体设备无法正常工作，教师会在第一时间向教学秘书反应情况.教学秘书应当具有高度责任心，积极与高校其他相关责任部门协调、沟通，争取使影响教学的情况能在第一时间得到解决，从而使教师教学能够顺利开展.

1.6 教学过程的资料管理与存档

教学秘书还要充当各种教学档案材料管理员角色.例如：学生考核成绩统计表，此表在一定程度上反映出教师授课效果；学生学籍异动情况的资料；学期结束时，各种教学材料、教学相关文件及时进行分类归档，留下珍贵教学过程资料，对学校的教学历史有典藏功效，对教学改革有根本参考依据.

教学秘书的工作具体事务之繁多，李红研究得出教学秘书日常工作有60项之多[2]，丁晓芳总结有63项[3]，确实能印证教学秘书工作任务之重，加之多数学校就教学秘书工作职责范围没有明确的规定，使领导、普通教师、学生无论大事小事，都会找到教学秘书处理，更是增加了教学秘书的工作量，影响了教学秘书正常的工作效率.那么教学秘书如何才能更有效的为高校教学服务呢？下面笔者结合自身的工作经验谈谈本人的一些体会.

2 提高教学秘书工作质量的对策

随着高等教育从精英向大众化转变，高校办学规模与招生人数不断增加，学生在校学生数普遍比较多，如蚌埠学院10个教学系部，除音乐与舞蹈系学生三百多人外，其余9个系部学生人一般都在一千四百人以上，有的甚至达一千八百多学生，教学管理的业务量和信息量激增的情况，教学秘书都只有一人，如何才能真正提高教学秘书工作质量，应从如下三个方面考虑.

2.1 自身素质与能力的要求

教学秘书的工作之繁重，工作范围之宽泛，要求其高质量完成工作，必然要求教学秘书自身具备较高的素质.传统的思维认为教学秘书无非是传传话，收收发发文件等一些鸡毛蒜皮的小事，已远不能胜任今天高等学校教育教学管理的需求.以蚌埠学院应用化学与和环境工程系为例，2010年1月底新系成立，当时系部学生人数为七百多人，而2012年9月份开学后，在系的学生人数可达一千八百人左右，教学秘书需要直接服务的学生人数增加到近两倍半，而教学秘书工作岗位既没有配备教师助手也无指定的学生协助，工作量激增是摆在教学秘书面前实实在在的问题，那么如何才能顺利开展工作，完成本系的日常教学运行任务，笔者本人结合工作的经验是必须具备较高的自身素质与能力.

首先，教学秘书要有明确的工作理念.作为系部的教学秘书应该是系部领导的得力助手与参谋，协助系部领导顺利践行学院和系部日常教学运行，实施既定的人才培养方案；作为教务处与系部沟通交流的关键结点；是系部领导、教师、学生三方面的纽带；同时也是系部与兄弟系部以及学院其他相关部门沟通的桥梁.这些方面就要求教学秘书较高的业务素质，熟悉教学管理各项规章制度，较高与人沟通能力，和善于总结工作经验的能力提升自身应对工作中各种困难.

其次，合理利用时间.由于教学秘书工作性质、工作时效强、工作任务繁多，所以，客观上需要教学秘书掌握科学工作方法.总体上来说教学秘书的工作还是有一些规律性的，一般说每个学期教学秘书有三个时间段特别忙，即开学、期中、期末三个阶段.开学前后大量提前准备工作需要教学秘书完成与落实，如补考的安排，补考试卷批阅与成绩的提交、存档；任课教师的理论与实验授课课表、班级学生课表发放与通知必须要落实到系部的每一位师生员工以及兄弟系部与本系有业务往来的师生；教材与教本的发放等等一系列具体问题的落实都要靠教学秘书具体落实.期中阶段主要是教学检查、学生毕业设计（论文）落实、师生有关教学座谈会的召开与意见的征集与反馈、下学期课程的落实、教材的预征订、期末考试卷的征集等工作，虽然时间要求不是过于集中，但是相关教学事务具体内容较多，必须提前落实而不能遗漏.期末事务更多更杂更急，期末阶段的陆陆续续的课程考试就是一项系统而复杂的工作，如试卷的收集、初审、制样卷、校对、打印，密存、考试的时间与场地的安排、试卷分分发、成绩的催交、核对与存档；教学材料的归档等工作都是件件时间紧、任务重、工作量大.除了正常的三个时间段的工作外，还要不时接到教务处、系部领导布置大量临时工作，说是临时工作，可是临时性工作往往时间要求急，往往必须马上就做、就完成.如教师临时的调停课、班级课程的临时变更，必须马上通知到当事各方，教室临时借用、文件领取、打印资料和紧急通知等事宜.高等学校教学工作无小事，所以，教学秘书就必须学会科学合理分配工作时间，“三期”工作抓紧做，临时工作马上做，平时工作挤时间做.

再次，工作方法的转变.教学秘书工作性质最突出的特征就是及时与领导、教师、学生沟通.因此，教学秘书应该熟练掌握现代化的办公技术，在与人的沟通上，更多的要学会搭上网络技术的通讯方式如飞信、QQ、E-maile、手机和电话等方式方法，这样会极大地提高工作效率和工作的质量.

2.2 保障机制的建立与完善

在质量工程为主题高等教育的背景下，高等学校教学管理的要适应这个主题，就必须具备一支既懂教学又懂教学管理的教学秘书队伍，是高等学校教育发展的必然趋势.怎样才能形成一支专业化程度高又十分稳定的教学秘书队伍呢？笔者以为只有切实的从保障机制上的建立与完善上下功夫，才能形成这样良好的局面.

领导支持是基石，现在大多地方院校由于种种原因，对教学秘书多是重使用轻管理，教学秘书面工作顺利开展并且还能取得一定的成绩，主要是学院领导、教务处、系部领导对教学秘书工作的大力支持.怎样才能获得连续性的支持呢？就必须建立与完善保障制度，有了保障制度，不会因为领导变更而使支持出现忽冷忽热的现象.

2.2.1 使用与管理并行.教学秘书的顺利成长为专业教学管理人才，不但靠自身勤奋不断的学习，而且还要靠制度强力保障去学习.教学秘书成天忙于具体事务处理中自然也能从中学到一定管理知识，但是，随着高校教学管理的理念、模式以及知识的更新，学校就必须在使用教学秘书的同时，不断的给予教学秘书一定培训与交流的机会.就像蚌埠学院对辅导员队伍的管理与使用一样，每月至少全院辅导员在一起学习与交流经验，至少每带完一届学生不少于1次以上外出学习与考察的机会，这要靠制度保障实施，而近几年学院几乎没有顾上教学秘书培训与学习，主要就是没有制度作为保障的原因.只重使用而不管理提升教学秘书的专业素质，如何才能快速的开阔他们的视野、更新观念，借鉴先进的教学管理经验，提升业务能力呢？所以，只有始终重视教学秘书的管理，把在岗前培训与在岗培训相结合，把外出学习与考察学习相结合、把聘请校外专家与校内专家介绍最新教学管理与教育发展趋势相结合的办法，才能更好培养与建设一支专业的教学秘书队伍，才能提升本校总体教学管理的水平.

2.2.2 激励与惩罚并行.教学秘书工作的激励与惩罚，其先决条件是工作职责的明确，一个工作范围不明、责任不清岗位，不相干的工作都推给教学秘书去做，要保质保量完成这样的岗位工作是不现实的.量化工作、责权明晰、按劳取酬并结合岗位特征进行激励与惩罚.教育部2006年24文规定辅导员与服务的学生比例不超过1:200，而现实的情况确实教学秘书服务对象往往是几倍甚至十倍辅导员，收入却比辅导员低的多，明显不合情理.以蚌埠学院为例，同级的辅导员比教学秘书多百分之十岗位津贴，另外有交通补贴以及按学生人数每月的人数补贴，并且年终考核辅导员单列优秀指标，这些方面都与教学秘书无缘.干好干坏一个样，工作积极性得不到调动.只有做到奖罚分明,按劳结合岗位取酬,从而才能加强教学秘书的管理意识、服务意识、学习意识,才能真正落实科学发展观中以人为本的管理观念.

2.2.3 提升与淘汰并行.高校应尽快建立和完善各项管理制度，加强教学秘书的科学管理，完善岗位考核管理，学校领导尤其是教务处主要领导与系部领导，在充分肯定教学秘书工作的地位和作用，切实提高教学秘书的政治待遇.对于称职的教学秘书，应该在职称评审、干部的选聘给予一定提升机会.而对于考核不称职的，及时调出岗位，保障教学秘书的岗位在用人上形成严格挑选，合理流动，从而使其成为一个有吸引力、有前途的岗位，才能培养形成一支稳定的教学秘书队伍.

2.3 营造良好的工作环境

高校教学秘书既要完成大量繁琐的工作，有要求较高的工作质量，就必须营造一个良好的工作环境.良好的工作环境不外乎两个方面最为重要，一是办公硬件的设施，一是良好的人际关系.

前者一般很好实现，有办公地方、办工桌、电脑、打印机、若干个文件柜与文件盒即可，很容易实现.而后者实现却主要靠教学秘书凭借自身素质营造了.教学秘书能否营造出良好的工作环境，主要是处理好与下面人群沟通与交流的关系.(1)教务处.教务处是高等学校教学的主管部门，一切有关教学指令的出处，也是教学秘书打交道最为频繁的部门，教学秘书在执行教务处下达教学安排，有任何不清楚或不明白，应及时咨询.教务处是教学秘书的“娘家”，教学秘书的在为教务处做好服务工作的同时，要始终同教务处管理者们保持紧密的信息交流与反馈，为教务处提供可靠地教学信息.(2)系部领导.尤其是主管教学的领导，教学秘书工作过程中获得最直接的支持首先是系部的领导，没有系部领导支持教学秘书工作可以说寸步难行，如何遇到工作理解上把握不准的情况，务必要上报与请示，擅自做主可能造成工作失误出现被动的工作局面，不利于形成良好工作氛围.(3)辅导员与系部教师.教学秘书的工作离不开本系教师的支持，特别市本系辅导员的支持，因为辅导员们比教学秘书与学生关系更为熟悉，所以教学秘书在平时的工作中要善于同辅导员们打交道，始终保持通畅的信息沟通.(4)兄弟系部的同行.从事相同性质的工作，由于工作年限、个人阅历的不同，个人对于同样的事情使用的方法、手段不尽相同，相互之间的借鉴是促进教学秘书业务能力提升的一个很好的平台.(5)学生.教学秘书的工作最根本的宗旨就是服务学生，当然，不了解服务的对象，很难做好服务工作，教学秘书要善于同学生打交道，尤其同学生干部们保持密切的联系，了解学生，知道学生的心声是教学秘书做好工作的分内之事，必要的时候可以请学生为自己分担一些重复性高而又不涉及保密的工作.

3 结语

教学秘书是高校教学管理中最基层的实践者，其工作质量和效率直接影响高校教学管理工作水平，对教学效果影响作用不容忽视.充分肯定教学秘书工作，并培养其高效工作能力与创新素质，营造宽松工作环境，才能在高校建设一支稳定精干的教学秘书队伍；才能使其激发工作热情与主观能动性，才能激发其开拓创新意识，才能促使高校教学管理步入规范、科学、高效的方向发展.

〔1〕教育部.财政部关于实施高等学校本科教学质量与教学改革工程的意见(教高[2007]1号文.

〔2〕李红，查晓荣.从本科教学水平评估谈加强教学秘书工作[J].湖南工程学院学报,2007,17(1):80-82.

〔3〕丁梅芳.浅谈高校教学秘书的素质及提高工作效率方法[J].皖西学院学报,2004,20(1):146-147.

G647.2

A

1673-260X（2012）11-0236-03

蚌埠学院教育教学研究项目（JYLY1206）资助