论新形势下对高校教学秘书素质的要求及队伍建设

刘燕华

（东莞职业技术学院，广东 东莞 523808）

论新形势下对高校教学秘书素质的要求及队伍建设

刘燕华

（东莞职业技术学院，广东 东莞 523808）

高校教学秘书是学校院系、教师和学生沟通的桥梁和纽带。教学秘书是高校教学管理成员之一，是基层管理者，在新形势下，教学秘书的工作在教学管理中随着高校的发展日益突出.本文结合自己近5年在高职院校从事教学秘书的工作实践和体会，分析新形势下高校教学秘书应该具备的教学管理素质，并提出了建设教学秘书队伍的措施.

高校教学秘书；教学管理；管理素质；队伍建设

“教学是立校之本，科研是强校之路”，教学工作是高校重中之重的工作，而教学管理的好坏直接影响着教学工作的好坏，而教学秘书又是教学管理好坏的关键所在，显而可见，教学秘书素质的高低、能力的大小、工作质量的好坏直接影响到高等学校的发展和未来.因此，教学秘书必须在新的形势下，不断提高自己的综合能力和业务素质，发挥助手秘书、组织协调等作用.而且，作为高校必须重视教学秘书工作，提高教学秘书的职业素质，让教学秘书工作成为高等院校实施教学管理可持续发展的重要保障.

1 新形势下教学秘书在高校教学管理中的“角色”及定位

教学秘书是高校教学管理基层的管理者和执行者，它是接受院领导和教务处的业务指导，是系领导实施教学管理的得力助手，是联系老师与学生之间教学活动的桥梁和纽带，起到承上启下、协调沟通学校教学管理工作信息渠道的作用.

总的来说,教学秘书扮演的是“服务教学、服务教师、服务学生”的角色，其定位应该是高校中的教学管理者，即协助系主任和教务处做好教学常规管理工作.在新时代下，教学秘书不能仅满足于做一般教学管理工作，而且还要充分发挥自己的主观能动性，不断提高自己的综合能力和业务素质，做好院系领导的“助手秘书”，同时发挥组织协调、教学改革等作用，特别对学生进行“管理育人”的等作用：

1.1 发挥助手秘书作用

教学秘书主要协助院领导管理全院教学工作，院（系）领导是决策人，而教学秘书是决策执行者.作为院（系）领导，在管理上不可能面面俱到，那么，教学秘书在执行决策以及处理一些突发性、偶发性事件时，根据当时的情况，在不违背原则的情况下可以灵活处理.如临时调课、停课等

1.2 发挥组织协调作用

教学秘书的组织协调的目的就是使学校的教学资源的有效配置和教学效应得到最佳发挥，所以在学期开始，就要完成上令下达，下情上报工作，要将学校、教务处的各项规章制度以及相关规定传达到学院各位老师或学生，而且要做到及时准确，使教学工作井然有序.处理师生关系上，要使全院成为一个坚强的整体，拧成一股绳，不仅要靠领导的力量，还有赖于教学秘书发挥组织组织协调作用，协调各种关系，缓和矛盾，营造和谐、友善的工作氛围.

2 新形势下对高校教学秘书的素质要求

综上所述，教学秘书不只是服务教学、服务教师、服务学生的“通信员”、“勤杂工”，教学秘书对高校的教学质量管理起了相当大的作用.在新形势下，高校教学秘书工作内容多，范围大，且不限于一般教学管理工作，协调、服务、监督和管理等工作要做得面面俱到.在繁重但又看似平常的工作中，要认真细致，如果协调不好，可能造成教学事故，严重影响教学质量和教学秩序.因此，在新形势下对一位优秀的教学秘书应具备良好的职业基本素质可概括为：具备四种能力，树立两种精神，认真履行好岗位职责.

2.1 具备四种能力

2.1.1 具备过硬的文化专业知识和计算机操作技能.高职院系专业多，专业性强，课程又各具特色，这就要求教学秘书除了应具备本学科专业知识以外，还应熟悉本部各专业的人才培养方案、培养目标、培养要求、主要课程、主干学科和实训环节、教学进程安排、各课程的学分分配等，以便更好的协助系主任制定开课计划和有关课程设置及相关问题做出合理的解释，因此教学秘书还必须熟悉的应用计算机进行相关的教学管理工作，既能提高工作效率，又能降低误差.

2.1.2 具备高水平的表达能力.教学秘书必须具有良好的书面表达能力，如起草清晰、简明的文件，整理材料写出概括、严谨的报告等等;同时应具有口头表达准确、简洁、生动、流畅的能力，并能将二者有机地结合起来，产生良好的整体效应.

2.1.3 具备较强的组织和应变能力.教务秘书经常要组织一些教学辅助活动，如召开期中教学质量评估座谈会，期末考试动员会等活动，这就要求教务秘书要表达清晰，善于把握时机，组织安排妥当，形式要多样，内容要丰富，期待达到理想的教育、教学目的.同时，高校教学秘书要注重提高自身在教学管理工作中的应变能力，对于突发的教学事故采取有效的处理办法，可以在一定程度上给教师、学生挽回不利的局面.

2.1.4 具备良好的沟通协调能力.沟通协调能力就是要做好信息传递，处理和反馈工作；做好上情下达，下情上呈的工作.教务秘书在处理系内外的教学管理事务中处于核心地位.这就要求教务秘书既要坚持原则，又要在原则允许的情况下做出灵活的处理，注意处理个人与领导和外界的关系，做到自觉地服从上级，主动地配合同级.不能简单地把自己看成是“传声筒”和“收发室”，尤其是要努力创造一个良好的环境，化阻力为动力，更好的实现工作目标.

2.2 树立两种精神

2.2.1 既要有奉献精神，又要有方法.教学秘书扮演的是“服务教学、服务教师、服务学生”的角色，面对性格迥异、受教育程度、生活环境不同的教师和学生，使教学秘书的服务对象有了特殊性，服务的难度加大.由于教师和学生是学校的主体，因此，教学秘书的工作必须具有奉献精神，建立在真心诚意服务的基础上，急教师所急，解学生所难，任劳任怨，全心全意为教师和学生服务.同时，教学秘书的工作又有必须有方法，就是要求教学秘书必须具有弹性的人格魅力，具艺术性的说话口碑、与时俱进的创新思维，能高标准、高质量的全力以赴保障好、组织好、完成好各项工作.

2.2.2 既要有敬业精神,又要有服务意识.教学秘书的工作主要是服务性工作，很多是琐碎的，任务繁重，这就要求教学秘书既要有敬业精神，又要有服务意识.教学秘书必须把服务作为基本职能，充分认识和理解服务的崇高伟大，树立自觉服务的角色意识，在教学活动中甘当配角，真诚热爱配角这一角色，把自己的全部热情和精力投入到服务活动中去，像春蚕吐丝一样一丝不苟、严谨认真，富于主动精神和责任感.

3 建设高素质的教学秘书队伍之可持续发展措施

由上面我们可以看出，教学秘书队伍作为教学管理队伍的主力军，发挥助手秘书、组织协调、教学改革等作用.但是在高校中，教学秘书总是处于弱势群体，无论在职称评审上，还是业务学习和干部选拔上都得不到应有的重视；另外，教学秘书的思想政治意识谈薄，综合素质参差不齐.因此，建设一支可持续发展的教学秘书队伍，提高管理水平，是高等院校迫切急需研究的课题，也是高等院校实施教学管理可持续发展的重要保障.具体措施如下:

3.1 转变观念，重视教学秘书工作，完善教学秘书管理体制是先导

教学秘书责任大，精神压力大，但是长期得不到重视，更有甚者说：教学秘书的工作就是“跑腿的差”和“传话筒”，为此教学秘书队伍的思想波动，工作中，看不到自己的未来和希望，因此，明确教学秘书相应的职责和权利，确保工作的顺利进行，稳定教学秘书队伍，激发教学秘书工作的积极性和主动性都起来非常重要的作用.

首先，建立健全绩效机制，细化绩效考核，从定量和定性两方面进行评价和评估，重点考核教学秘书的“绩”，给予优秀的教学秘书双重奖励即物质奖励和精神奖励，让每一位教学秘书都能感觉到有良好的发展前途与方向，增加其优越感和归属感.

其次要明确教学秘书的职责范围,赋予其适度的管理权限,以体现教学秘书岗位的重要性；使其感觉到重视，更好的稳定教学秘书队伍.

再之,必须建立人才队伍合理流动机制，高校应及时补充新生力量，为教学秘书的晋升和转岗提供储备力量.因此，要预先做好培养开发,以“老”带“新”,缩短新秘书进入角色时间,这将对教学管理工作起到非常重要的稳定作用.

3.2 严格要求，加强学习提高，强化教学秘书的综合素质是关键

高校教学秘书工作不同于一般的行政管理工作,是一项科学性、知识性和实践性很强的工作，所以教学秘书不仅要有思想理论知识而且要有熟悉的业务水平.在新形势下，要建立健全这样一支专业水平过硬的教学秘书队伍，就要求教学秘书要系统地掌握教学管理的知识,熟悉学校教学管理的各项规章制度,还要熟悉掌握本部门的教学特点,了解相关部门的教学特点.只有具备以上的教学管理知识，才能不断更新教学理念，才能更好的提高管理水平，实现“内行”管理.

同时，各级领导应给予教学秘书提供一系列的培训，外出参观学习的机会，定期研讨、组织学术活动、接触新思想、新理念，共同提高业务水平；给教学秘书进修的机会，加强理论知识的学习和综合素质的提高，关注前沿的教育教学方面的动态，提高自身的综合素质，提高管理水平.

3.3 注重规范管理,强调教学管理的创新能力的提升是质的飞跃

教学管理的创新是教学秘书顺利完成教学管理工作的重要条件，也是教学秘书工作能力强弱的重要体现，有了科学的工作方法，教学秘书工作才能收到事半功倍的效果.从教学秘书工作的特点看，配合新时期高校教学管理改革和发展的需要，教学秘书要从以下几方面努力探索教学管理的新途径、新方法和新思路：

3.3.1 首先，工作方法要创新，教学秘书要打破传统的、呆板的工作方法，提高应急处理能力，不断更新教学管理知识和理念，努力探索科学的方法，便自己的工作能力和水平不断提高.科学的管理方法为教学管理工作的顺利完成提供了重要条件.

3.3.2 其次，工作手段创新,在日新月异的网络时代，教学秘书要充分计算机和网络技术，使之成为教学管理的重要途径,，通过校园信息平台发布教学管理文件等，培养师生每天上校园信息平台去查阅相关信息的习惯，从而提高工作的效率,使教学管理工作更快捷、更高效.

总之,了解教学秘书的工作内容，明确其应具备的基本素质，重视教学秘书队伍建设,注重对他们的培养与提高,支持和尊重他们的工作，提供合理的职业发展空间，创造条件激发他们的工作积极性和能动性,提高工作效率,使他们增加工作的优越感和归属感，对稳定教学秘书队伍,保证教学活动的顺畅进行起到非常重要的作用.与此同时,教学秘书也要注重自我完善,这样才能真正为提高高校教学管理水平和培养高质量的学生奠定坚实的基础.

〔1〕贾玲.浅议院系教务秘书工作在高校的地位与作用——兼谈教务档案工作 [J].江苏教育学院学报 (社会科版),2005(11).

〔2〕孙静.浅析如何做好新时期高校教学秘书工作[J].太原大学教育学院学报，2009（B06）.

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