电子文件与纸质档案在保护技术上的差异

曹文波

（内蒙古医学院附属医院 人事部，内蒙古 呼和浩特 010000）

电子文件具有其特殊性，那就是以载体和载体与信息结合方式储存信息.所以，传统的档案保护理论在现今的电子档案的冲击下，怎样保存电子文件成为档案管理者的当务之急.传统纸质档案和电子文件在保护技术上有很大的差别，这些差别将一个新的领域摆在档案管理者面前，成就了档案保护技术的新的课题.

相对而言，传统的纸质档案文本较为安全稳定，而电子档案文档载体的稳定性就较差差，非常容易损毁或缺失.因此，选择归档方式是至关重要的.经多年实践检验证明，脱机采集数据或利用磁盘等介质移交转移电子文件的方式容易造成数据的丢失.特别是如过遇到质量比较差的磁盘，就会造成文件的可读性受到影响.因此，为了防止电子文件数据的的缺失，只能以制作多分电子文件备份保存，在本是利用简便的电子文档的时代，却增加了档案工作中的工作量，磁盘的储存数量也随之增加了.为了解决这个问题，继而产生了用网络移交归档的方法储存，合并光盘存贮.

1 网络移交的途径

1.1 借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线

随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网.这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点.对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统.将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门.档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.D B F、.D O C、.T X T、.E X E等文件.

1.2 选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档

为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统.计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件.由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一.清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网.注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输.计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享.随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档.

2 电子文档与纸质文档载体保存时间的差异

纤维素的性质直接决定了纸张保存的耐久性，在一定的条件下，纤维素尽管在高湿、高温、霉变、酸、氧化剂等诸多因素下，可发生化学反应而产生变质，但是，只要我们排除了水解和氧化反应这两关，杜绝了纸张文档发生变化的条件，纸质档案的保存时间就可以延长到百年千年.

磁性物质和光盘是电子文件的载体材料.磁盘和磁带的支持体是聚酯底基.静电是吸引尘埃的主要因素，而聚酯底基极易产生静电，因而吸引尘埃后就会导致磁带卷曲，造成与磁粉脱离，当伸长后就不易恢复原状，这是磁带的最大缺点.另外，连接底基和磁粉的粘和剂具有容易易磨损、脱落、粘连、热胀冷缩、甚至生霉等缺点，当有信息再现需求时就不易完整清晰再现.记录和再现信息的决定因素是磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度，外界磁场的影响会使磁带消磁或退磁等等.而光盘死是利用激光技术来存储的，其由圆盘状的盘基、记录介质和保护层等组成的.目前光盘的常用记录介质主要是能在激光热效应作用下能产生物化性质变化的材料，如碲、硒、碳铝化合物、碲合金等.这些材料也不是很稳定，容易氧化，且易遇碱溶液会发生化学反应.因此，光盘与纸质档案载体相比而言，电子文档载体材料的保存时间要短得多，一般仅保存5-15年.

3 环境条件对电子文档与纸质文档载体的影响差异

3.1 温度和湿度的影响

不论是磁性载体、光盘或纸张，在不适宜的温度和湿度条件下，均有影响.纸张保存过程中，高温高湿条件下，可引起纸张发生水解——氧化反应现象，使纸张内部的不利化学成分加速了纸张的化学变化，材料中的字迹会发生洇化、扩散现象.而电子文件载体也会受温湿的影响，但方式是不同的.聚酯底基会在温度过高或过低的环境下收缩变形或膨胀，制作光盘所使用的载体材料主要是塑料、铝和多碳，也会随着温度变化而弯曲变形，从而影响数据的读写和激光束精确定位.通过实践发现，纸质档案的保存温度标准为14℃—24℃，相对湿度是45%—60%，而电子文件的保存理想温度是16℃—20℃，相对湿度是40%±5%，由此可见，温湿度对纸质档案和电子文件的影响程度是不一样的.

3.2 灰尘对纸张和电子文件的影响.

灰尘对纸质档案的危害主要表现在机械磨损上，灰尘会使纸张发生霉变或粘结等，由此会形成“砖块纸”.电子文件载体被灰尘的损坏主要有物理性损坏，化学性损坏及生物性损坏.物理性损坏是指划伤磁盘、磁盘污染、磁带污染、光盘表面污染等.由此可以造成记录信息损毁；化学性损坏是空气灰尘中含有的化学成分对磁带、磁盘、光盘等进行腐蚀或降解，直接是这些载体发生化学反应而损坏.因此记录信息消失就是难免的了；生物性损坏是指霉菌孢子被灰尘颗粒到处传播，使长期不动的档案载体成为了霉菌的培养基和繁殖场所，霉菌的分泌物会损坏磁带盒光盘，使之丢失数据.

由此可见，灰尘损伤电子文档的载体是不可逆的，一旦损坏就无法修复.但是对纸质载体而言，及时灰尘对档案载体产生了一定的损坏，比如磨损、霉斑、色斑等等……，仍然可以通过修复恢复纸质载体上的信息.但是，电子文件载体一旦遭到回春的危害，就将损失局部或全部信息，无论采取什么样的手段也没用办法在计算机上读出原始信息资料.这样，电子文件载体就失去了保存价值.因此，无论电子文档载体的使用还是电子文档载体的保存都要严格防尘措施.

3.3 机械振动和外来磁场对档案载体的影响

众所周知，机械振动和磁场对纸质档案载体不会产生任何损害，而对电子文档载体来讲，危害却不可忽视.磁性载体在外来磁场的作用下，使之发生消磁或磁化，直接造成信息失落，破坏载体信息，很大程度上影响了读出效果.另，机械振动会使磁性载体材料中的磁分子排列次序发生变化，造成剩磁的衰减，从而破坏记录的信息资料.因此，磁性档案载体的保存一定要远离磁场，并将磁性载体保存在具有抗磁化的金属容器当中，也要避免强烈的机械振动.

3.4 有害气体和光源对档案载体的影响

有害气体对纸张的影响主要表现在纸张发生氧化反应和水解反应，致使纸张的强度韧度降低.光线影响，特别是紫外线光波，使电子文档收到的损害更多.对档案载体保存有害的气体主要是硫化氢、二氧化碳、氯气和二氧化硫等等，都具有酸性，起氧化反应.可腐蚀破坏光盘和气体磁性载体，使光盘的盘基、磁带的带基老化和磁粉脱落，使电子文档的信息丢失.光线、特别是紫外线也能使电子文件载体发生光氧化反应，致使带基、盘基老化而强度下降.除此以外，紫外线的能量也足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，直接使磁性载体中的记录信息的丢失而影响读写效果.

4 技术因素对电子文档载体和纸质载体寿命的影响

纸质文件的形成有一定的稳定性，其形成的材料——纸张的特点是：纸质、字迹材料和字迹三者永远地结合成一体，其寿命与环境条件以及其内部因素紧密相关.而电子文件载体的寿命与其内部诸因素相关外，还和保存环境条件相关，更与电子信息技术革新密切相关.电子文件的形成是要通过计算机来完成的，通过电子计算机程序将信息与载体相结合在了一起，因此，要识别电子载体的信息必须要通过计算机才能识读.但是，计算机技术是日益更新的技术，一旦保存技术过时，载体上的信息也相当于保存过时了，信息就无法读出.电子信息技术过时表现在每天都有的技术革新；另一方面是技术的革新，旧的储存技术无法在更新的计算机中长久保存，还有商业性的因素，每个电子产品或电子文件设备的生产都是由没有同意标准的很难有配套的，单个厂家一旦破产或转型，那么识读这种电子载体的可能性就极小了.就一般情况，绝大多数的电子文件载体的预期保存寿命都超过了能识读它的硬件和软件的技术期限.因此，极易出现的技术过时对电子文件安全性的影响是非常大的.所以说，电子文件载体的信息如果要长期保存而言，技术过时比环境造成的载体损坏的影响更为严重.就技术过时问题，欧美国家只在理论上提出了几种办法来解决：（1）将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；（2）在纸与缩微胶片上制作拷贝；（3）将电子文件转换为尽可能中性格式的文档.这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力.最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换.这种方法不失为解决技术过时的新途径.

5 纸质载体和电子信息载体保护的差异

纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张，以文字记录的信息就得以保存.对电子文件而言，信息与载体是可分离的，使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险.此外，电脑病毒通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染.因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题.

目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等.其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为难于识读的数据；数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志，如印签、花纹等隐藏于电子文件中，这些标志是不会被拷贝的.这些保证了电子文件信息的唯一属性.数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害，电子文件的加密和解密技术都在不断地发展.