关于高校办公室工作的几点思考

陈良

(泉州经贸职业技术学院，福建 泉州 362000)

关于高校办公室工作的几点思考

陈良

(泉州经贸职业技术学院，福建 泉州 362000)

高校办公室是学校党政机关的枢纽，起到上情下达、下情上传、内外沟通的作用。这其中，办公室人员的作用无可取代。然而，当前高校办公室工作处于一种较为僵化的模式运转状态，长期沦为后勤服务机构，陷于吃力不讨好之境地，大部分工作人员也陷于跑腿打杂之中，严重淡化了真正的工作职责。笔者对高校办公室的工作现状与问题进行了简要分析，并思考和提出了改进的对策。

高校；办公室现状；困境；改进对策

一、办公室现状与困境

当前，高校办公室工作处于一种较为僵化的模式运转状态，主要表现在以下两个方面：

（一）办公室职能不清楚，人员职责较为混乱

当前，办公室人员把大部分的精力放在草拟领导讲话、敷衍日常公文、机械地进行各类检查等方面，并没有能够真正地将办公室综合、协调、参谋等主导性作用充分发挥出来，严重混淆了办公室的职能和降低了办公室的真正作用。

（二）办公室人员整体素质参差不齐，影响了发挥作用的效果

办公室工作人员的素质主要体现在政治素质、业务能力和工作作风三个方面。由于平时办公室人员多数时间忙于处理各类事物，难以进行较为系统的政治理论学习，而疏于学习，自然影响政治素质的提高，也难以真正发挥其整体素质，真正做好领导参谋助手的角色。

二、思考与对策

新时期的高校办公室工作亟需以创新的精神，加大改进力度，以期扭转态势，打开新的局面。

（一）重新重视调查研究的实证精神，夯实行动根基

1.以务实求真的作风赢取尊重与信任

毫无疑问，这是调整自身、提升实力、扭转态势的必要步骤。长期以来，办公室工作之所以遭受误解，吃力不讨好，其重要原因即在于办公室多有务虚之工作，常常扰动四方，还落个徒劳无功，久而久之便使人厌倦。更为严重的是，在这种运转态势下，办公室自身的职能作用因为长期没有充分发挥而产生了退化，甚至许多办公室工作人员基于现实情况而将机构职能定位于退化后的纯后勤服务状态，进而陷入无法调动热情、疲于应付的尴尬境地。故此，当前首要的工作就是要经常深入学院、部门，深入教学一线进行调查研究，及时掌握第一手资料，搞好综合分析，善于从大量的信息中选择与学校全局工作关系密切和急待解决并具有典型性、倾向性和苗头性的问题，向学校党政领导提供有情况、有分析、有建议的调查报告，为整个综合协调职能的发挥提供强有力的支撑，以极具针对性的意见催生说服力。

2.与其他专业学科在底蕴精神上达成一致

众所周知，现代学科普遍重视实证精神，讲究以强有力的证据来巩固论点。而对于高校办公室而言，道理是一样的，“没有调查就没有发言权”，更难以切中时弊，从而统筹全局。因此，就目前情况而言，在调查研究上着力发扬实证精神，在底蕴精神上与其他专业学科达成一致，是办公室工作打开局面的重要前提，也是扭转尴尬局面、重新回归稳健轨道的必然要求。同时，基于目前一般高校都多少存在的学术造假行为的情况，高校办公室方面若重新倡导和重视实证精神讲求务实作风，则无疑是积极而有益的。

（二）应以文本的自觉，力行和倡导踏实矫健的文风

1.在文本上去务虚之气，以文本之优秀重立威信

所谓的办公室工作的务虚性，很大一部分就是从文本上表现出来的。文本的务虚气以及频繁的文来文往，不仅消耗了办公室工作人员的精力和热情，而且使一线教学研究单位不厌其烦、不胜其扰，更反映出了办公室职能作用能量的匮乏。虽然这与社会总体环境等各方面因素存在密切关系，但是各方面的实践经验表明，通过自身主动性的发挥是可以改善局面的。在应对外来的压力之后，高校办公室在对内方面应有文本的自觉，在文本上下大工夫，逐步克服虚浮冗繁的文风和八股模式，进而以文本的优秀推进文风的转变，树立起威信，亦有利于协调各方面工作。

2.在文字上彰显思想与战斗力

目前的在办公室文本上普遍存在的两个主要毛病是冗长和大而无当。在当前党中央国务院号召各级干部要有文化自觉的形势下，克服办公室文本普遍存在的一些毛病，着手转变办公室文风，是有着良好的契机的，也是文化自觉的体现。毛主席当年就曾主张反对新的八股文——党八股，邓小平同志也号召各级领导干部自己动笔。当我们重新阅读《毛泽东文集》和《邓小平文选》，其简洁深刻的语言所彰显出的思想和战斗力依然令人敬佩。所以，文本的冗长与大而无当无疑是一个急需改变的毛病，办公室文本有必要在彰显思想和战斗力方面下大力气。

（三）打破专业界限，是发挥功能、提升效率的必要途径

长期任用相对固定的文秘人员从事办公室工作，是办公室工作水平弱化、退化的重要原因。繁杂损耗精力至疲软至激情的丧失，工作敷衍了事。文秘人员的能力发展与其工作环境有着密切关系，文秘人员最好能工作在一个优化群体中。群体的优化是按照异质结合的原则，由不同的专业、学历、年龄、性格、性别的人科学组合起来的集体。在这样的集体中，可以充分发挥各人某方面的优势，避开某方面不足。一段时间要对办公室人员进行流动，输入新生力量，这样才能让办公室更有活力。

另外，办公室工作不应当成为文秘专业人才的专属之地，而应当成为培养综合能力的中转站。此举可避免将文秘人员长期锁缚于此，而产生消极怠惰的作风与文风，陷办公室工作于艰难境地。而其他学科专业人才的轮番上阵，不仅有助于对一线教学工作的调查研究工作的深入开展，从更为专业的角度发现问题解决问题，而且将为办公室工作的作风、文风都起到积极有益的影响。同时，对于专业人才而言，也是一个学习写作、调查研究实践的良好契机。

（四）加强自身修养，提升服务水平，是当好领导的参谋和助手的核心

1.加强对政策理论的学习和研究，是辅助领导决策的重要前提

胡锦涛总书记在纪念中国共产主义青年团成立90周年大会上提到，要加强青年思想政治工作。作为青年人聚集的地方，高校办公室人员更要以高度的自觉性加强自身政治修养，同时还要努力学习市场经济知识、科技知识、法律知识、时事政治，拓宽知识面，不断提高自身的理论水平、政策水平、知识水平和工作水平。平时要养成阅读报刊杂志和相关网站的习惯，了解社会动态，把握时代脉搏，使自己的思想与社会发展的步伐合拍，更好地发挥领导的参谋和助手作用。

2.熟悉工作，掌握规律是发挥办公室人员参谋作用的必要条件

一是要做到胸中有数。不仅要了解高校各个科室、系（部）等方方面面的情况和问题，而且要通过多种渠道洞悉其在新形势下发生的细微的变化，掌握最新的情况和信息。在掌握本质的基础上，依据事物的发展规律，准确预测事物的发展方向和结果，夯实参谋的基础。

二是要做到脑袋中有清晰的工作思路。作为办公室人员，要善于把握好分析、梳理和推断三个环节，要理清哪些是问题产生的原因、哪些是原因的结果，以及哪些是制约和影响问题的主要因素、哪些是次要因素，制定决策时根据轻重缓急的原则，明确首先应干什么、随后再干什么。

3.强化服务意识，提升服务水平，是实现办公室人员服务作用的有效推进

全心全意为人民服务是我们党的根本宗旨。作为高校办公室人员，一定要深刻领会这一重要思想的精神实质。办公室作为综合服务协调部门，办公室人员更应强化服务意识，把搞好服务作为工作的出发点和落脚点。面对不同的服务对象要保持主动服务的意识，对待领导要急领导之所急，对待同事要有团结协作的团队合作意识，对待来访者要有热心的服务态度。总的来说，办公室人员要有不怕苦不怕累的奉献精神，将服务真正体现在工作上，才能更好地体现参谋职能和助手角色。

三、结语

当前，随着国家教育改革的持续深入，高校的职能愈发凸显，不仅仅体现在单纯的教书育人方面了。作为高校的核心中枢的办公室，其职能的回归是大势所趋，而作为办公室活动的参与者——办公室人员的素质提升，也是提高办公室活力的必然要求。站在新的历史起点上，办公室工作和办公室人员任重道远，更需要创新思路，才能无愧于中枢之称号，服务和推动学校不断前行。

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1673-0046（2012）7-0103-02