惠州市卫生系统人事电子档案使用情况调查

曾雪兰 罗丽云 曾怡婷 吴海新 彭文强

广东省惠州市中心人民医院，广东惠州 516001

惠州市卫生系统人事电子档案使用情况调查

曾雪兰 罗丽云 曾怡婷 吴海新 彭文强

广东省惠州市中心人民医院，广东惠州 516001

目的调查惠州市卫生系统医疗单位人事档案中电子档案的使用情况，推进惠州市卫生系统人事电子档案的使用。方法对惠州市卫生系统医疗单位进行调查摸底，查看人事电子档案的使用情况。结果调查显示惠州市卫生系统医疗单位人事电子档案的使用率为82.35%，大部分医疗单位都实行了人事电子档案的管理，但使用情况不太理想。

人事档案电子档案卫生系统

人才与人力资源的充分开发与利用是推动社会发展的关键环节，而人事档案作为人才信息的重要载体，毫无疑问地成为人力资源管理工作的重要组成部分。经了解，目前我市卫生系统医疗单位人事档案仍以纸质文件方式作为主要的保存方式，计算机仅仅作为辅助手段加以管理，远远滞后于人力资源管理的需求。因此，在新形势下，人事档案管理也要与时俱进，创新管理模式以更好地服务并满足与人力资源管理工作。笔者认为，建立人员信息数据库，实现人事档案信息化建设就是人事档案管理工作改革创新的突破口。那么，如何准确地把握新时期管理现代化的新趋势，如何科学地利用现代化手段，建立人事档案信息化管理的新模式，就是我们需要面对和探讨的问题。

本文通过调查惠州市卫生系统医疗单位建立人事档案的情况，调查在新形势下人事档案电子信息化的程度及安全保护措施的情况进行总结。

1 方法

在惠州市卫生系统医疗单位中调查人事档案使用的情况，从中筛选出使用人事电子档案的单位，考查电子信息化的使用及对电子信息档案的安全保护情况。

2 结果

在调查的17家医院当中，有三级甲等医院2家，二级甲等医院4家，县级医院3家，乡镇卫生院3家，妇幼保健院5家。在17家医院中只有3家未使用电子档案，人事电子档案使用率为82.35%。

在使用人事电子档案的医院中，大部分都是使用单机版，只有个别极少数使用了网络版，配置的电脑设备也不是高稳定性、高性能的计算机，出现这样的原因是使用单位对人事档案数据的安全性要求缺乏必要的认识。

3 结论

在使用人事电子档案的医疗单位中，存在的问题和使用的现状基本与国内大部分单位的人事档案使用情况相近，基本情况如下。

3.1 人事档案软件无统一开发标准，缺乏通用性

目前使用的人事档案软件多为运行在PC机上的单机版，即使使用网络版单位也没有为其配置更专业的服务器。软件更是各医疗单位自行购买，品牌众多、所含功能差别较大，没有统一规范，数据格式不一致，查阅人事档案信息材料的手段缺乏通用性。

3.2 人事档案信息管理功能单一，缺乏灵活性

目前各医疗卫生单位使用的人事信息档案系统，仅有存储人事信息功能，没有一个功能较为全面的、能够涵盖文件检索、数据统计、人事档案信息管理等功能的计算机信息系统。由于信息处理功能的单一性，加上无法进行数据共享，各信息系统之间缺乏协同，不能完全利用电脑完成信息管理工作。目前人事档案信息的查询、检索，统计分析并生成各式各类的报表等等，大量数据仍需要通过手工处理，缺乏灵活性，不便于人事档案信息开发利用，也大大增加管理人员的工作难度和压力。

3.3 信息化程度不高，缺乏信息资源共享的必要条件

随着社会信息化的快速发展，从传统的手工化、纸质化操作向电子化、无纸化转变已成为管理共识。但医疗单位的人事管理信息化程度相比其他专业科室水平低，人事档案信息系统建设滞后，未建立一个纵横交织、上下贯通的人事档案信息数据库，缺乏信息资源共享的必要条件。尤其各种软件的编程语言不通，人事档案著录项目不一致等问题，不仅给机读目录的数据共享带来较大困难[1]，且大大降低了人事档案信息的利用时效性。

3.4 人事档案管理的规范化、标准化程度有待提高

随着计算机技术的飞速发展，把人事信息管理作为日常管理中的应用和普及管理才是现代化医院管理的思路。但根据调查情况来看，普遍存在人事档案业务基础较差，自动化管理工作尚无统一标准，人事档案技术标准、组织工作程序标准也未从计算机信息处理技术的特点和发展角度出发促进人事档案信息的规范化、标准化管理。因此，只有促进人事档案基础工作的规范化和标准化，实现人事管理与档案信息存贮的同步完成，才能克服档案材料滞后性带来的时效性失真，确保人事档案信息的准确性和完整性。

3.5 人事档案信息管理人员综合素质与档案管理技术发展需要不相适应

从目前调查情况看，大部分人事档案人员现代技术水平偏低。实现人事档案信息电子化，首先要有档案管理人员素质的现代化，而非一般的日常电脑操作人员。但现有的医疗机构人事档案管理普遍为其他专业工作人员兼任，谈不上技术型人才，人事档案、信息处理复合型人才更是奢谈。如果引进了现代化设备，却不能充分发挥其作用，就谈不上人事档案信息电子化了。

3.6 人事档案信息数据保护的安全性能差

信息技术为人事档案的管理利用提供了高效、快捷的手段，但也给档案管理带来了安全隐患。经调查，目前基本没有一家医疗单位的人事档案信息系统实规双机热备，只是简单的进行文件的复制备份，这项工作也不是定期进行。另外，系统操作员缺乏安全保密意识，系统登录密码设置过于简单，甚至没有设置密码，使非操作人员可以随意进入。

基于以上的原因，人事档案信息电子化在惠州市卫生系统医疗单位的使用并不是很理想。功能简单，应用单一，有的仅仅用于人事档案著录或文件打字贮存，不适应现有的人事档案管理和利用需求，导致人事档案管理和利用开发工作的低效能，增加人事工作者的管理压力外，而且浪费了现代化设备的基础投入，不能做到物尽其用。在目前信息化、网络化的时代如果我们不改变当前的状况，不提高人事档案管理者、使用者的素质，将无法适应现代化的人事档案管理工作。

[1]金子成.“不立卷”有利于计算机编目[J].北京档案，2001,2:31.

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1672-5654（2012）05（c）-0179-01

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