企业档案管理工作的思考

赵慧英

（黑龙江牡丹江电业局，黑龙江 牡丹江 157010）

随着我国深化改革的不断开放，全面建设小康社会的步伐也在加快，在加强物质文明建设的同时，也要加强精神文明建设，而具有提供必要的依据及凭证、提供处理业务和履行职能等参考材料，及提供经验成果和作为宣传教育等参考资料作用的档案，对推动精神文明建设的发展具有极其重要的作用。如何做好档案管理工作，加强档案管理是企业精神文明建设和蓬勃发展的有效途径及对策。

1 档案及档案管理

档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

档案管理是指档案是各项管理工作的重要组成部分，是生产、经营和管理的一项基础工作。档案管理应以统一管理为原则，以科学方法管理档案的一项专门业务，为企业各项工作活动和企业持续发展提供有效服务。

2 现阶段档案管理存在的问题

2.1 领导不重视

档案管理工作需要大量的资金和场地投入，需要软件和信息设备的投入，需要大量的兼职档案员的协调工作，以保障档案收集的及时性和完整性。企业领导对档案管理工作不重视，会降低档案管理工作的水平。

2.2 档案管理工作措施不得力

做好档案管理工作，要有切实有效的工作措施，措施不得力，就会造成档案管理发展的不得力。措施不得力有以下几点：

（1）不能发挥档案资料服务于企业发展的巨大作用，不能使大家关注和重视档案。

（2）无法建立健全的各级档案资料收集、管理网络，不能充分发挥网络作用，从而造成档案资料收集不完整、不齐全。

（3）档案管理不能依法管理，不能全面贯彻档案管理的各项法律法规和规章制度。

（4）不能与企业的各单位之间协调配合，既得不到各单位的大力支持，又不能为各单位提供服务和帮助。

2.3 档案管理工作设施不完善

档案管理工作是一项细致和严谨的工作，有句古语说得好，“巧妇难为无米之炊”，所以没有先进的设施设备，档案管理工作也就成为“空中阁楼”。没有专业的档案设备就不能保证档案管理的工作质量，不能提高工作效率，不能为档案管理工作提供坚实的物质基础。

3 加强档案管理的途径和对策

3.1 组织机构和各项管理制度方面

由本企业第一责任者直接主管档案工作，加大档案管理工作力度，对本企业的档案资料进行集中管理，并配备专、兼职档案人员，加强档案管理专业力量。完善档案管理网络，健全各项档案工作规章制度，按企业发展的新要求及时修订档案员的工作标准、文件归档和借阅等管理标准，并将各项标准纳入效益奖金考核管理标准中，真正地推动档案管理工作。

3.2 案卷质量方面

要保证归档文件材料齐全、完整、准确，档案分类、组卷、编目符合国家和行业标准，有效利用档案信息资源，满足企业发展的需要，并逐步推进档案管理信息化进程。

3.3 档案室建设方面

（1）档案管理实现了三分开：阅文室与库房相分开；甲乙卷存放相分开；办公室与阅文室、整理室等工作场所相分开。

（2）库房防护措施做到七防：一是防火措施：备用灭火器、消防栓，安装防火门，消除火灾隐患。二是防盗措施：安装防盗门、防盗铁窗栅栏，设置好防护设施。三是防尘措施：对密集架上加装了密封防尘条，门窗上加装胶条密封，对案卷保洁采用吸尘器。四是防虫防鼠措施:配备老鼠药和防虫药。安放在需要防治的地方进行有效防治。五是防光措施：安装铁制卷链窗帘和布制阻光窗帘，库房使用防爆灯。六是防潮湿和干燥措施：安装去湿机、加湿机。根据冬夏季节变化，利用去湿机、加湿机把库房相对湿度控制在45%～60%之间。七是防高温措施：安装空调，使库房温度控制在14～24℃之间。

（3）在档案装具上使用符合国家要求的密集架、资料馆、防磁柜等，以满足案卷存放的要求。

（4）保证档案信息安全。在使用档案信息软件方面：一方面要设置档案信息查阅权限，限定各部门、部门人员之间各自查阅范围及权限，避免网上越级查阅而出现的泄密现象；另一方面是对内部保密的文件，如各种会议记录、信访案卷、财务档案、科研案卷、审计和纪检卷宗等内容的档案，不进行扫描和电子条目挂接，在物理条件上进行防范，防止泄密。

（5）保证文件所使用的材料耐久性。一是从购物环节上进行控制，不符合要求的载体纸张和档案盒等材料坚决不使用。杜绝不符合国家规定的书写介质流入办公场所。二是在文件形成的部门进行控制，不得使用稳定性不好的书写介质和不合格的墨水。

（6）加大档案法律法规的宣传力度，使企业各个部门、人员归档意识提高，档案及时归档。档案人员也要加大档案监管力度，保证档案及时归档，确保档案服务工作。

档案管理工作是一项长期而持续的工作，需要持之以恒，从各方面、各环节采取对策，不断加强档案管理水平，使档案真实、可靠、完整，从而推动企业的发展和精神文明建设再上一个新台阶。