企业档案的系统化管理与综合利用对策建议

杨玉侠

（江苏省徐州市城用客运场站建设管理有限公司，江苏 徐州221000）

1 引言

档案系统化包含着档案系统化管理和档案工作程序系统化两个方面的内容。目前一些企业综合档案室所存在的非科学化序列、主观随意性取代客观规律性等现象，皆因综合管理中没有落实档案系统化、工作程序化有关。系统即“集合体”，“集合体”就其各部分来说是互相关联、互相制约的，就其整体而言是非静止的、处在变化和发展的某一阶段、某一过程之中。系统就是“过程的集合体”。企业综合档案部门的工作序列和众多的档案正是这样一个动态的“过程集合体”。因此，探讨企业综合档案系统运动规律就成为企业档案综合管理工作十分迫切和具有现实意义的重要课题了。

2 企业综合档案室的系统化管理

2.1 系统的整体性

现代管理学经典《系统论》有一个著名的定理，叫做“整体大于部分之和”，就是说整体功能大于部分功能相加总和，合作效率大于分散效率相加总和。这一定理有三层含义：一是告诉我们世界是普遍联系，相互依存的整体，事物总是在相互联结、相互依赖、相互渗透的统一体中发展。因此，在指导思想上首先应树立全局观念、整体观念和集体观念。在实际工作中，就要求讲原则，以整体利益为重，克服个人主义和小团体主义。二是揭示了现代社会化大生产的基本特征：分工协作。分工日益精细，协作日益加强；现代生产是社会化大生产，部门与部门之间，企业与企业之间，经济集团与经济集团之间，联系日益频繁，协作日益加深。因此，在实际工作中要牢固确立团结意识、协作意识、合群意识。讲团结就是讲大局，也是讲效益。尽管能力有大小，分工有差异，但目标是一致的。三是提出了现代管理的根本要求，要么减少内耗，加强团结，提高整体效率；要么单纯增大个人、部分的效率，而整体效率低下。所以，在各自的岗位上要提倡奉献精神、自我牺牲精神和实干创业精神。

“整体大于部分之和”原理也适用于企业档案管理工作。某个企业综合档案室工作程序的组合好坏、科学不科学，与其将要发挥的整体功效密切相关。不同的组合方案，可能出现大小不同的整体效果。档案整理一环也是如此。档案的分类、组立保管单位及编目、排架都可能因人而异，如果出现各自分割，非科学的分类与排列，其整体的有机性必然出现障碍，其结果显然将影响作为综合档案系统应有功效的发挥。所以说，不同的结构产生不同的功能。

2.2 系统的有机关联性

系统的整体性由系统的有机关联性来保证。所谓系统的有机关联性，主要是指系统内部诸因素之间以及系统与环境之间的有机联系。企业档案分类要求把企业全部实践活动，从总体到局部，在保持文件材料有机联系的基础上逐级包容，其中不仅要考虑纵向（隶属关系）与横向（并列关系）分类排列中各个因素之间的有机联系。同时，还要注意系统与环境也处在有机联系之中。有机关联性使一般系统论的整体性进一步具体化、深刻化，它指出了系统中诸部分之间的联系是不可分割的这一特点。当具备了这种认识时，在系统化的实践中就不会以主观随意性代替科学的序列。

2.3 系统的动态性

世界上万事万物都在不断地运动、变化和发展。动态性是客观事物发展变化的基本特征。任何系统都不是孤立封闭的，而是处在与其他系统的相互作用之中的，这种相互作用的过程，就是不同系统之间进行物质、能量以及信息交换的过程。档案系统的有机联系性也一样，随着时间的推移也在不断地变化发展。档案的系统化、工作程序化，也不能僵化不变。它必须执行原则性与灵活性相结合的方针。比如保管单位的编目，就是一个可以根据不同环境、场合而适当转换的因素。

2.4 系统的有序性

有序性是客观事物存在和运动中表现出来的稳定性、规则性、重复性和相互的因果关联性，而无序性则表现为不稳定性、不规则性、随机性和彼此间的相互独立性。人类理性的功能主要是掌握对于世界中的有序性以形成关于世界的规律性的认识。经典科学的世界观认为有序性（体现为必然规律）构成世界的本质。有序性使人们易于实行追求既定目标的工作，它也给予人们可遵循的规律性；无序性会干扰工作计划的实行。系统的有机关联性所表现出的结构层次以及系统的动态性所表现的渐进分异的方向性，都使系统具备了有序性的特点。企业综合档案室的档案工作，核心就是从无序到有序，它标志着系统的组织性或组织度的增长。

档案工作人员通过自己的工作，使无序或组织度不高的档案变成有序的或组织度较高的档案，他们工作的内容就是调整诸因素（环节）的关系，使其保持有机关联性，而且保持其一定的灵活性，向着整体目标前进。

2.5 系统的目的性

一般系统论提出，在一定的条件下，只有有序的结构才能保证系统的稳定，而系统最终形成稳定的有序结构则是其行为目的性的体现，有序性的形成和目的性是联结在一起的。档案工作系统化是有明确目标的，其最终目标是为了高效率地提供利用。因此，当开始对一个企业包括各类在内的综合档案进行系统化工作时，就要紧盯住这一目标。

3 综合利用对策建议

3.1 扩大收集工作的覆盖面

从总体和长远的角度来看，收集工作是开发利用的物质基础，也是开发利用的一个有机组成部分。综合档案室的性质决定了它的收集工作必须是广角度、多层次的。为此可制定具体办法，把收集工作的起点向前延伸到形成领域，建立各类档案的预立卷制度，建立纵向与横向的收集工作网络，建立定向跟踪制度。开展单位内外、同行业、不同行业、各类科技市场及信息交流中心的全方位的收集、消化吸收工作。

3.2 实施优化管理

综合档案部门工作人员在管理实践过程中应不断强化系统思想，运用系统工作的控制调整的方法，使档案工作序列和各类档案整理、排列始终保持系统化。这种有序状态的优化管理将给开发利用工作打下良好基础。

3.3 开发有效信息

3.3.1 信息筛选与加工

在科技发达的时代，信息会通过各种途径出现。这时，档案工作人员应运用思维和分析能力，仔细筛选这些信息，去粗取精，去伪存真，并将其重新加工整合成企业所需要的信息。一是要辨别信息的真伪；二是要区别信息的共同点与不同点。筛选与加工方法尽管是多种多样的，但经过筛选后的档案信息是精炼、简化、针对性强、效率高，能满足实践中所提出的对各类档案信息的需求。

3.3.2 多渠道多方式地提供利用

实施主动的多元化利用，可分为内部与外部两大形式。内部主要要了解本企业各部门、各方面对各种类档案信息需求状况，并及时给予提供。外部主要应随着市场经济的逐步深化，掌握商品市场、科技市场、横向联系的同行企业及有关部门这些客观环境对档案信息的需求态势，及时联系、主动输送与交换各类档案信息。实践证明，企业档案室加强档案信息的综合开发利用，把自身系统与大小环境紧密联结起来，就能从中得到全面发展并不断地为企业的经营发展提供高效的服务。

3.3.3 调整与控制

档案利用效果信息收集工作，决不是一项可有可无的工作，它是利用工作的重要一环，是档案发挥作用的真实记录，是档案价值的具体体现。档案利用效果的信息收集、整理是了解和掌握档案社会价值的客观依据。档案价值的体现在于档案的利用。档案收集、保管及利用，最终价值都要体现在对社会提供利用的“有用”性上；缺乏社会认同的“有用”性，档案的价值就无从谈起。而社会认同的“有用”性是通过反馈回来的档案利用效果信息来了解和掌握的，档案部门经过对档案利用效果的收集、评估，从而更好地了解和掌握社会对档案需求的方向，提前做好档案利用的准备工作，改变被动服务的局面，提高档案为企业、为社会服务的工作效率，使档案更好地发挥其“有用”性。这是企业综合档案室必不可少的工作，它可以保障综合开发利用各类档案的工作长期健康地向前发展。对此，档案部门应当做到认识到位、措施到位、工作到位，以认真负责的态度对待它，把这项工作做好。

4 结语

做好档案管理工作是一个企业健康发展的需要，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件。做好档案的综合利用工作，最大限度地发挥档案的作用，是为企业各项生产、经营活动提供有效服务的前提。随着档案事业规模的不断扩大、档案数量增多、档案内容丰富、档案信息载体多样化、档案管理手段日益先进，档案资料的归集、管理和利用之间的矛盾更加突出。档案工作者应增强服务意识和责任感，要做到想利用者之所想，急利用者之所急，满腔热情地为利用者和社会服务。以此来实现档案工作为领导决策、为改革开放和现代化建设提供全面、主动、及时、有效服务的目的。同时要具有超前的创新意识和思维方式，使档案工作不断地创新和发展，以适应不断变化发展的形势。

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