杨志群
(杨志群:华南农业大学,团委书记,讲师。)
随着亚运会在广州成功开幕,志愿者服务成为亚运会一道不可或缺的亮丽风景。据官方统计,第16届广州亚运会共调用6万亚运会赛会志愿者、3万亚残运会赛会志愿者和50万名城市志愿者参与服务。志愿者们以“一起来,更精彩”这一热情而又极富创新理念的志愿者口号,展示“文明广州、和谐广州”的形象。志愿者服务是广州亚运会得以顺利举行的前提,背后支撑着志愿服务的管理系统更值得我们思考与借鉴。笔者认为,该志愿管理系统是一套优秀的人力资源管理系统,不仅确保了亚运会志愿者工作的稳步开展,而且具有普遍性广和适用性强等特征,对各高校如何开展学生工作具有很大的借鉴价值。以亚运会志愿服务管理系统为例,可以从以下几个方面探究新型学生工作管理系统:
与志愿者群体相同,学生群体也是管理的难点。根据亚运会志愿者管理的经验,要积极开展学生工作必须构建全新的学生工作管理系统,使学生工作机制运转正常、高效。
目前,各高校在开展学生工作时都采用“单位制”,就是以学生部门与校行政单位形成“点对点”的互动。此种体制行政色彩浓厚,学生群体参与度低,而且严格的等级机制、复杂的申办环节和迟缓的审批程序都严重影响了普通学生参与工作的积极性。从长远来说,会影响整体学生工作,丧失开展学生工作的初衷和目标。因此,要提高学生工作的效率,可以试探打破传统的“单位制”,探索新型的问责制,做到职责分明,人尽其用。
俗语说:“无规矩不成方圆”。亚运会志愿者是根据亚组委的整体规划进行活动,其规划严密,可分为外部组织体系和内部组织体系两部分。在开展学生工作时,既要避免行政阶梯性指令的繁琐,又要保证学生活动有条不紊地进行,系统的规划更显得必不可少。具体而言,在规划的过程中,首先必须准确而全面地测算在整个大环境下的学生活动中各环节和各节点所需要的学生数量和实际供给的关系是否成立,并且要综合实际工作强度来推算。其次,在确立基本人员供给关系的大前提下,制定每一个学生位置的职位说明表,描述好工作时间、强度、方法等。这些都必须提前作出规划,才能实现学生活动与学校运营相适应的综合性发展目标。
志愿者是亚运志愿服务的核心,学生是学生资源管理系统的核心,两者虽名称不同却一脉相承,而如何发动学生骨干参与工作是开展好学生工作的重中之重。选拔学生骨干可从以下三大方面入手:
选拔的学生骨干应该是具有责任心、品德高尚、学业优秀的学生。他们负责与学校、老师和同学三者联系、交流、沟通,承担桥梁和纽带的任务。根据亚运会志愿者的选拔标准,可以分为“金字塔式”和“倒金字塔式”两种模式。所谓“金字塔式”就是在选拔前建立一个职能分级程序,然后按照级别由高到低的顺序选拔学生骨干。如筹建学生会的过程中,先选拔学生会主席,再由主席组织选拔以下的骨干成员。而“倒金字塔”就是先经过海选,接受所有的学生的申请要求,然后经过层层选拔,逐渐淘汰不符合要求的面试者。
学生骨干不是天生的优秀分子,需要通过各种方式培养锻炼。一方面让他们有机会参加专题的集中培训,学习理论以及提升业务水平;第二必须多压担子,让骨干有实践锻炼的机会,在实践中提升组织管理能力和服务学生的意识;第三须建立有效的激励机制。从事学生工作,千头万绪,不免会碰到困惑,也有委屈的场合,怎么样从内部和外部激励来让学生骨干顶住压力,克服困难,战胜自我,要有一系列的制度和机制来支撑。比如在工作之余,可以组织团队进行户外拓展,减轻压力,交流思想,共同提高。这样才能真正培养一支品学兼优、积极肯干的学生骨干队伍。他们既可以担当各项活动的组织者和带头人,又能成为学校联系学生的纽带。
看到亚运会志愿者,我们立马会想到“一起来,更精彩”。这与亚运会志愿者致力于打造自身品牌密不可分。对于高校学生组织,树立其品牌有助于更好地继续开展学生活动。一直以来,缺乏认同感是学生活动的主要问题之一。一些同学觉得参加学生活动就是为“出风头”、“博取名利”。此外,不少学生也认为学校开展学生工作是把学生当作“廉价劳动力”、“免费劳动力”, 比如在学生工作中一些部门是负责物流和运输的,不少同学则认为这是苦力活,觉得没有面子,而且学生被随意斥责,琐碎的事情大量占用学生的课余时间,这些种种现象都影响着学生工作的形象,让不少学生产生抵触心理,长期下去则会使得负面情绪一步步蔓延开来。
如何塑造一个学生工作的正面形象是整个文化与形象管理系统的重要组成部分。笔者认为应做好如下三方面工作:
学生工作群体识别系统分为视觉、听觉和触觉三大体系,既包括服装、胸卡、手册、海报等“硬件设备”,也包括口号、回答问题、接听电话的第一句话等礼仪准则。
学生工作队伍应有自己的杂志、队歌、视频、网站等,记录学生干部的形象,并树立优秀学生群体,挖掘典型事迹,在外界和志愿服务群体内部加以宣传。
学生工作中,学生权利与义务应该得到一定的协调。负责老师应赋予责任较重的部门更多权利和福利。如让部门成员在学生工作中担任更重要的职务,对付出较多的同学应给予更多支持。此外,应强调、肯定不同部门对学生工作的重要性,严格遵守部门平等的原则。
每个具有一定规模的组织都有属于自己的一套绩效评估系统,学生工作组织也不例外,虽然学生工作组织并不是以盈利为目的,参与其中的学生也不是为了追逐利益,但是良好的绩效机制才能有利于将学生的价值创造与学生工作的整体目标有机结合起来。
与亚运会相同,学生管理工作也是一个复杂的系统,绩效评估与招募、培训、激励等环节是一个连续的系统过程。作为管理的核心环节,学生工作绩效机制,最重要的功能是有利于组织管理者掌握绩效情况,通过绩效反馈,对某一环节出现的问题“对症下药”,避免一错再错。此外,通过开展绩效评估,有利于学生对自身行为和组织总体目标趋于一致,提高工作质量。
人力是推动学生工作深入发展的最本质因素,但实际上组织里面所出现的摩擦与分歧确实比较常见,而绩效评估过程就是一个发现问题和解决问题的过程。它将成为一个标准,用来衡量学生在工作中的优点和缺点,并总结出学生在自身素质或态度上所存在的问题,从而实施针对性的辅导和其他改进措施,以提高学生队伍的整体素质。此外,绩效评估机制也有助于学生了解自己的工作情况,提高自我认知能力,发现存在不足和问题,促进自身服务素质的提升。
俗语说:“人往高处走,水往低处流。”学生在工作的同时必须时刻感受到自己在组织里所体现的价值,并渴望能创造出更多的价值方能留住其人、定下其心。正因为如此,对学生来说,绩效评估一方面是管理者对学生实施奖励的依据,另一方面,可以使学生感受到他人的肯定和赞许,产生成就感,进而激发积极性。
在亚运志愿者服务中,财务管理公开透明是至关重要的。它既能保证公平性,也是机构成员组织生存、发展、建立信誉与赢得社会支持的重要因素。学生组织原理亦然。学生组织要筹办活动,资金是必不可少的。而资金一方面来源于学校,另一方面来源于学生本身的筹措,所以如何运用这笔资金学生普遍非常关注。如果资金运转无法做到公开透明,不少学生成员会对学生工作产生消极情绪,进而影响学生工作的进度。因此,要建立财务管理系统,具体可参照非政府非营利组织一般的财务管理办法,编制预算、制定规划、安排现金流、编写列支项目和额度、进行结算和审计,这样一来不仅能还管理者以清白,也让学生们对资金的流向有大致了解。
综上所述,高度企业化、规范化的亚运志愿者管理系统对于高校学生管理有着深刻的启发意义。高校充分认识其重要性的同时,应该尽快探究、构建学生管理工作的新系统,从而推动高校学生工作的发展,开创学生工作的新局面。