高等学校优化报账方式提高报账效率的研究

李萍 陈晓梅 石艳萍

【摘要】 随着高等教育的快速发展，高校的财务报账工作面临着新的挑战。文章从高校报账存在的问题入手，分析报账难的根源及报账方式存在的弊端，提出了优化高校财务报账方式提高报账效率的方法和建议。

【关键词】 高校财务管理； 网上预约报账； 效率

从20世纪90年代开始，我国的高等教育不断扩招，在校生人数不断增长，高校的办学形式、资金来源等多方面都趋于多样化，作为高校管理重要组成部分的财务管理同样面临着新的挑战。在高校大量的经济活动中，财务报账是最基础性的工作之一。财务报账就是指经办人从相关经济业务活动中取得真实、合法的票据，通过具有审批权限人审批后，到财务部门办理报销手续的行为。财务报账是会计信息准确的基础，更影响到财务管理职能的发挥，更是学校相关经济决策的重要依据。

一、高校财务报账存在的问题

（一）报账信息不对称

报账信息是指财务报账过程必须遵循和依据的法律、高校的财务规章制度、财务处内部的有关报账签字等的管理规定。财务报账需要按照现行的法律、法规和高校的规章制度等进行严格把关，但是师生对报账信息的了解有限，这导致了师生在办理报账业务时往往需要多次往返财务处，降低了办事效率，使师生对财务人员产生不满情绪，甚至认为财务部门是在故意刁难。同时，财务部门对财务信息也难以做到实时更新，师生有关财务方面的疑问无法得到方便快捷的答复。

（二）财务报账等候时间较长

虽然高校财务实行了电算化管理，然而业务量的急剧增长使得报账排队问题日益严峻。经办人对原始凭证的分类不得当，凭证粘贴不符合规范等问题也极大地影响了报账速度。特别是每个学期的期初和期末，因为教学计划、科研项目结题、学生实习等因素，报账的业务十分集中，短期业务量的急剧增长，使得财务人员高负荷工作，势必对服务的质量和效率有所影响。

（三）财务人员偏少，工作能力参差不齐

近年来高校普遍开始施行定编定岗的人事制度改革，对各单位的人员编制有明确的限制，加之高校的不断扩招，人才的引进工作也偏重于专业教师的引进，有的高校对引进人才有比较高的硬性要求，如本科、研究生均毕业于211高校等，这些对财务人员的引进造成了诸多影响，是目前高校财务人员偏少的主要原因，也由此造成了财务人员的工作压力越来越大。另外，高校的财务人员来源渠道多样，财务人员的素质、工作能力等良莠不齐，对高校的财务报账工作产生了一定的影响。

虽然高校的财务报账过程中存在着以上制约报账效率及质量的问题，但制约报账效率的关键性因素是报账流程本身。一般高校的财务报账流程是经办人分类整理取得的票据，单位领导审批后到财务处经财务人员核算、报销。整个财务报账流程是“串联”的关系，一定要按照流程的先后顺序才能完成整个财务报账过程。因此各类票据也重复地在经办人、审批人、财务核算人员和资金支付人员之间反复核算、复核。整个报账流程最耗费时间的会计核算环节一方面是财务人员繁重的工作，另一方面是报账人漫长的排队等待及由此产生的抱怨。这种“串联”的报账流程注定是一种耗时且低效的报账流程，必须改变这种报账流程，才能从根本上解决报账难的问题。

二、优化高校财务报账方式的建议

（一）建立网上预约报账系统

目前高校报账难的关键在于现有报账流程的串行性，只有对这一流程进行重组，才能从根本上解决报账难的问题。流程重组的基本思路是：将在财务核算中最耗时的单据录入工作分离出来，将单据的录入工作交由报账人员提前完成，在现有的财务管理系统中引入网络预约报账系统，报账人员可以在任意时间、任意地点以B/S方式向预处理服务器进行报账业务的单据录入，报账系统按照系统预设的规则将报账人员录入的数据填写到预设的相关业务模板中，自动生成记账凭证。由此最为费时的会计核算简化为对原始单据的审核和接受预处理服务器的数据进行简单的修改。重组后的报账流程如图1。

以上的报账流程从以下几个方面转变了报账方式，提高了核算效率。

1.网上预约报账

网上预约报账系统通过校园网实现，不受时间和空间的限制，教职工可在校园网终端进行申请、预约；财务核算人员根据教职工提交的内容提前了解、安排报销，对原始凭证审核后，自动生成记账凭证。这样首先保证了财务信息的及时性和完整性。其次系统按照高校财务制度的要求对记账的科目进行了预设，大大提高了财务记账的规范性，加强了会计基础工作。财务人员工作由原来的原始凭证的审核、计算及记账凭证的录入、复核简化为简单的复核工作，大大减少了财务人员的工作量，提高了工作效率。下面以X大学2010年的会计资料进行统计分析。2010年X大学会计核算共计录入记账凭证11 318笔，编制记账分录49 484笔，其中属于拨款、学生办理的缴费、退费等业务的只有1 114笔，报账支付业务占到90.2%。实行网上预约报账后，90.2%的记账凭证录入工作分散到广大的教职工，减少了财务人员的工作量和教职工到财务报账的等候时间，财务工作逐步从核算型向管理型转变，以期为教职工和领导提供更多更好的财务信息分析，为决策提供信息支持。

2.构建无现金报账模式，实行银校直联支付

无现金报账模式是指在账务处理过程中利用网络信息传递技术，将传统的现金收付方式转变为银行卡转账方式，报销人员无须到出纳窗口缴、领现金就可以完成报销任务的一种方式。无现金报账模式借助工资卡来实现，减少了财务现金交易量，降低了财务的安全隐患，优化了岗位设置，减少了岗位间的流转环节。工资卡数据从工资发放系统直接调用，避免了手工录入的差错，提高了工作效率。为了最大程度地减少财务人员的工作量，无现金报账采用“T+0”模式，通过银校直联方式实时发放到教职工的银行卡。同时为了对账的方便，在银行设立专户用于支付每天的报账款项，这样既减少了与银行对账的压力，又提高了工作的效率。无现金报账的实施，避免了财务报账受银行上班时间、银行取款提前预约等因素的限制，减少了师生在财务处等待的时间，节约了师生的报账时间，提高了报账人员的效率。以X大学为例，2010年全年的报账现金支付情况如表1。

从表1中可以看出X大学2010年3月至9月日均现金支付达到了167 565元。该校从10月份开始实行无现金报账模式，10—12月份现金支付额分别为71 416.92元、56 933.5元、218 269.09元，日均现金支付减低到3 851元，现金支付量减少97.7%，而无现金报账方式在10—12月共计支付款项13 518 512.44元，无现金报账方式付款量占到业务总量的97.5%，无现金报账方式极大地提高了工作效率。

3.实现财务核算系统与资金支付系统的对接

传统的财务核算模式，通过汇款方式支付款项需要经办人填写汇款通知单送达财务核算窗口，核算科财务人员登陆网上银行进行汇款录入，汇总后将汇款明细送至资金科进行复核，复核通过后核算科、资金科分别进行账务处理。通过支票方式付款的，经办人将发票或支票领用单送至核算科，核算科开具内部转账支票送资金科复核后开具外部转账支票，一笔转账业务核算科与资金科进行了大量的重复性劳动。以X大学为例，资金科2010年的银行业务达到了6 080笔，其中资金支付业务为4 092笔；核算科2010年资金支付业务为3 007笔，占资金科支付业务的73.5%。转变报账流程后，汇款业务由经办人网上预约报账，录入收款单位的详细信息（包括收款单位名称、账号、开户银行等），经财务核算人员导入财务核算系统复核后，转化为资金核算及支付系统的付款信息；采用支票付款的直接打印支票，采用汇款方式付款的启用银校直联的“T+0”模式，汇款实时到账，这样资金科73.5%的资金支付业务借助计算机技术进行了高度集约，减少了财务人员的工作量，提高了整个财务部门的工作效率。

（二）实行报账员制度，提供预审票据等事前服务

在“统一领导，集中管理”财务管理模式下，设立报账员。报账员负责做好财务规章制度的宣传和解释工作，对教职工提供的原始票据进行归集、整理，检查手续是否完备，项目经费是否允许列支，有无经费预算，项目经费支付进度等。实行报账员制度，可使高校财务报账工作前移，使得各类收支项目做到收入规范、支出合理、凭证真实、核算准确，方便了教师，提高了工作效率，保证了各部门核算的准确性和支出的合理性。

（三）建立健全财务信息网络

首先，充分利用校园网平台，积极宣传国家的法律法规和学校的规章制度，建立畅通的沟通渠道。其次，在财务信息网上公布各类报销结算的规范化流程，让教职员工了解报账规定，最大程度地减少因信息不对称出现的差错。再次，加快高校财务信息化建设，为校内各单位提供项目经费的查询，突破时间、空间的限制，最大限度地提高财务信息共享，实行透明化管理。最后，以开通互动信箱等多种形式搭建与师生沟通的平台，方便快捷地答复师生提出的有关财务报账等方面的问题，切实有效地提高沟通效率，借助于现代化的信息工具，最大限度地提高财务工作的效率和服务质量。

（四）重视财会人员队伍建设

财务工作是一项政策性极强的工作，财务人员的工作能力和素质直接关系到会计核算的质量。因此高校加强财会人员队伍建设尤为重要。一要不断加强财务人员的思想道德教育和职业道德教育，建设一支思想过硬、业务全面的会计队伍。二要有组织、有计划地进行会计人员的继续教育和最新的法律法规和有关学科的培训，不断地拓展现有人员业务知识的广度和深度。三要建立相关的内部激励机制。激励机制应根据不同的岗位，明确职责确定考核目标，参考财务核算系统统计的工作量公平、公正地评估财会人员的工作业绩，业绩突出的应该给予不同形式的奖励，并大力推进和加强党员先锋岗等的示范效应。四要有计划地引进财务管理相关专业的应届毕业生，不断地改善会计队伍的年龄结构。为了适应会计电算化后对计算机系统、网络等硬件设备维护的需要，也要适当地引进一些计算机方面的专门人才，以改善队伍的知识结构。同时财务人员应树立强烈的服务意识，全身心地投入工作，加强与报账人员的沟通和交流，为高校发展贡献力量。●

【参考文献】

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