浅议教学管理信息化背景下的高校教学秘书队伍建设

寿海

摘 要 近年来，随着信息技术的不断发展，我国高等院校在教学管理上给予了硬件和软件资源的投入，管理模式开始由传统向着多元化方向发展，教育信息化管理全面铺开，但与此对应的教学秘书的能力素质却明显不足。本文旨在对现代信息化背景下教学秘书能力素质进行分析，并提出相应解决措施，从而提高高校教学管理工作的效率。

关键词 信息化教学管理 教学秘书 能力与素质

1 高校教学管理信息化现状

在高校，教学管理是学校运作的中心枢纽，教学教务管理水平的高低，在某种程度上反映了一所学校管理水平的整体状况，对学校的教学工作、管理工作、建设工作、教育改革等产生重要影响。当前，高校对于教学管理信息化的内涵和重要性认识不足，教学管理观念较陈旧，习惯于传统的理论和方法，习惯于运用传统的手工方式进行信息收集、管理、反馈和交流，不注重信息化综合技能的提高，导致教学管理工作仍然陷于繁琐、复杂、混乱的状态中。再者，近几年来高校教学管理体制和学生培育机制的不断改革和调整，办学形式更加多样化，高校的教务部门对各种教学信息的处理与分析工作越来越繁重和复杂，传统的教务管理方式已不能适应高校教育管理形势的发展和工作的需要。因此，必须运用计算机及其网络信息技术，摸索一种高校教务管理工作的现代化、科学化的模式。

一所高校要走在管理的先进行列，首先要实现教学管理工作的现代化、科学化、规范化，就必须要运用现代网络信息技术建立计算机教学管理系统，实现管理的信息化。高校教学管理信息化涵盖高校教务管理工作的所有环节，主要表现在对教学计划、教学资源、课表编排、学籍处理、教学评估等一系列教学管理环节进行科学化、规范化、程序化的信息管理，形成一个严密的、有机的完整体系，能够为高校建设面向未来的、先进的数字化校园奠定坚实的技术基础与管理基础。并由此利用管理数据库将各类原始数据进行分类收集整理，大大减少了过去人工有纸化收集材料时的繁琐和遗漏。

2 教学秘书岗位与现状分析

2.1 教学秘书岗位职责

（1）上令下达，要及时准确。教学秘书要将学校、教务处等上级教学管理部门的各项规章制度以及相关规定，传达给分院的各教研室、各位教师以及全体学生，使教学工作井然有序。（2）下情上报，要客观公正。教师对学校和学院各类通知的疑问，学生对任课老师讲课的意见等，教学秘书都要负责将这些信息加以收集、整理，按程序上报给学院、教务处或学校的相关领导，以备各级领导采取有效的措施和相应的对策，解决实际问题。（3）配合主管领导做好日常教学管理。一切日常教学管理工作都必须围绕着教学活动这个中心进行，从专业教学计划、教学安排细到停调课，既实实在在又繁重复杂，而且应根据教学进度表做到有计划地安排，不能出现遗漏和差错。（4）各种档案材料的整理。教学档案资料包括教学计划、授课计划、试卷、课程论文、毕业实习材料等，既是过程性资料，反映原始状态的真实性，为各类评估做好积累，同时也为学院领导做好教学管理提供基本依据，保证教学管理顺利进行。

2.2 教学秘书队伍现状分析

2.2.1 教学秘书人员构成

教学管理岗位人员结构是否合理，直接关系到学院日常教学秩序稳定。从学历上讲，以我校为例，高校教学秘书岗位学历层次主要为本科，比例约占80%，其次为专科及硕士，各占10%左右；其次，从专业上讲，教学秘书多为非教育管理专业毕业的人员，对于教学秘书岗位没有专业的系统学习，缺乏理论知识；再者，从年龄上讲，我院的教学秘书队伍年轻，大多为30岁左右，占总人数的80%以上，综上所述，可见教学岗位的队伍“学历一般，专业性不强，阅历较浅，经验缺乏”。

2.2.2 教学秘书岗位存在的问题教学秘书岗位虽然对于高校的教学管理工作起着至关重要的作用，但存在着以下问题：（1）从业人员多为非教育管理专业人员，高职学校尤为明显，缺乏秘书学及教育学相应培训，导致岗位适应性不强；（2）教学秘书工作繁重，但缺乏相应的激励机制，使得从业人员积极性不高；（3）教学秘书处于教学管理岗位的前线，工作的重要性得不到相应的理解，对教学秘书造成一定的心理影响；（4）教学秘书岗位职称晋升困难，工资待遇较低，队伍稳定性差，对高校正常教学管理秩序产生影响；（5）年轻的团队虽然更有利于繁重工作的开展，但由于年轻人正处于工作、生活、学习的初始阶段，对环境压力、心理压力、人际交往的种种往往处于未成熟阶段，起伏比较大，也直接影响到工作的整体状况。针对上述问题，高校应该重视教学管理队伍的建设。

3 信息化背景下教学秘书应具备的能力素质

（1）教学秘书应具备坚定的思想政治素质。教学秘书必须具有拥护中国共产党的领导，坚持马列主义毛泽东思想，具有优良的政治思想品格，正确的世界观、人生观，坚定的信念和执着的追求，实事求是的思想作风，敢于坚持真理，批判错误，改变守旧的精神状态，敢于创新。

（2）教学秘书应该具有丰富的知识结构。教学秘书具备的知识结构包括基础知识类，如语文、政治、哲学等社会自然科学类知识；专业知识类，如计算机技术类、各类软件的应用，教育学等相关专业知识；其他还需要行政管理、社会学、心理学、公共关系学、运筹学、编辑学、领导科学等相关知识。

（3）教学秘书应具备良好的综合实践能力。教学秘书要求思路清晰，反应敏捷，表达准确简练，有条不紊，具备熟悉各类应用文的写作的文字表达能力，及时为领导决策提供准确全面的信息调研能力，能够联系上下，广交朋友，与各部门打交道的交际能力，围绕领导工作的要求培养独立处理事务的办事能力，能够熟练掌握计算机等各类现代办公设备的操作能力。

（4）教学秘书应具备良好的心理素质。教学秘书需要具备良好的心理素质，善于自我调节和自我控制心理活动，经常保持心理平衡，以坚强的意志和毅力，克服工作中的困难，增强自信心，做好教学秘书工作。

4 结语

信息化时代瞬息万变，信息技术日新月异，高等学校在与时代接轨的同时，是否能打造一支适应现代数字化形式下的高校教学管理团队，还有许多的路要走，针对上述问题，我院在这些方面做了一些尝试，有效促进了教学管理队伍的建设。具体措施有：每年暑假进行定期开设教学秘书业务培训与提高班，提高教学秘书岗位的业务素质；在薪资方面，实行了按岗定酬，同岗同酬，避免了同岗不同酬引起的部分秘书的心理落差；学院每年争取若干个进编名额，来解决教学管理人员的编制问题等等。这些措施的出台与实施不仅激励秘书人员认真努力工作，也同时给予了希望，使得该岗位的秘书人员更加有归属感，从而能够全心全意地服务于师生，这充分体现了学院重视教学秘书岗位的重要性，了解该岗位的枢纽作用对于高校的发展的推动。当然，教学秘书队伍的诸多问题不能在短时间里全部得以解决，还有待在以后的工作中逐一改善，共同提高。