关于做好系教学秘书工作的几点思考

杨扬

摘 要 教学秘书是各系设置的重要教学管理岗位，是贯彻学院各项教学管理规章制度的重要纽带，是协助系主任做好教育教学管理工作的助手。因此，加强系级教学秘书队伍建设，对于提高高校教学管理水平和教学质量具有重要的现实意义。

关键词 系教学秘书 教学管理 高等教育

作为大学校园里的系级教学秘书，是秘书行业的一分子，既有一般秘书工作的普遍性，也有着自身工作的特殊性。由于工作性质的差异，使得系教学秘书工作在遵循一般秘书职责的基础上还要联系自身实际，着眼本系发展，服务全系教学工作。如何做？简单概括就是：参谋助手、桥梁与纽带、协调沟通、全力服务。

1 教学秘书在教学管理中的作用

1.1 参谋和助手的作用

我们学院的各系主任多数是兼职，一般一周来学院一两次，他们除了参与这边学院的教学管理工作，还承担着本部的教学和科研任务。因此要想做好这边学院的管理工作，就需要教学秘书的辅助作用。主要体现在协助系主任处理日常教学管理工作，这包括：（1）协助院系做好教学质量监控工作，了解本系学生上课情况，并及时将课程变动情况通知有关人员；（2）协助系主任检查，落实本系所承担课程的教学大纲等教学资料的制定情况，并整理汇编成册；（3）每学期向任课教师和学生班发放课表；（4）配合有关部门做好学生学科竞赛等有关各项组织工作；（5）组织各教研室、教师征订每学期的教材，做到不漏订、误订，上报教务处；（6）协助系主任组织和协调毕业班的论文答辩工作；（7）协助系主任进行学生的毕业资格和学位资格审核及上报工作，办理毕业生离校及毕业证书等发放管理工作；（8）协助系主任搞好期中教学检查的各项准备工作，召开学生座谈会，按时向教务处和学院汇报本系期中教学情况；（9）学期结束后，及时做好成绩登录上报及有关成绩单转发和试卷上缴工作；（10）协助教务处、系主任做好每学期教师工作量的考核工作；（11）做好有关教学管理文件、教学实践资料等归档工作；（12）完成院、系主任和教务处布置的其他任务。

1.2 桥梁和纽带的作用

教学秘书是各系设置的重要教学管理岗位，是联系学院、教务处、教师和学生之间的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。将学院、各部门的通知传达给师生，师生的意见又通过秘书的整理汇总给上级及相关部门；把教师对学生的要求传递给学生，把学生对于教学的意见及时反馈给教师，达到良好的教学互动。

1.3 协调沟通的作用

教学秘书对内要对系主任、专职教师、辅导员负责，对外与外聘教师、院领导、教务处等其他职能部门进行联系，在这些关系中要加强沟通协调，相互配合，确保教学工作更加规范、有序、高效地运作。

1.4 全力服务的作用

“服务大家”从眼前出发讲，就是服务于教学、服务于教师、服务于学生；从长远出发讲，就是服务整个学校，但关键还是服务自己所在系的师生。所以说，教学秘书工作具有多层次的服务对象。

2 加强系教学秘书队伍建设的有效措施和手段

2.1 提高能力是核心

教学秘书的能力是做好工作的核心。能力包括三个方面：基本素质、基本技能和个人修养。

提高教学秘书的能力可以从以下几个方面着手：（1）树立起良好的职业道德和敬业精神。职业道德是基础，是衡量一切行为的准绳。教学秘书的工作涉及面广，综合性强，内容繁杂多样，工作时必须全情投入，全身心地为师生服务，才能达到敬业的标准。（2）增强组织与协调的能力。虽然有教学计划安排教学活动，但是教学活动并非一成不变，不断有新的技术，新的理念生成，为了让学生在最短时间内学习和了解正在发生的事物，接触最新的科学技术，教学活动必须随之变化。这就要求教学秘书在平时要协调好各种关系，在最短时间内组织好教学工作，调动师生各方面的能动性和积极性，提高教学效果。（3）提高业务素质与文化素质。教学管理质量的好坏在某种程度上取决于教学秘书的教学管理工作水平，水平的高低取决于其业务能力和文化素质。可以通过各种形式的学习和培训，来掌握现代化教育管理理论，提高综合素质和教学管理技能，逐步适应教学管理科学化、综合化和规范化的管理趋势。（4）保持健康的身体和健全的心理。新时期培养人才的标准，首先是要培养一个健康的人，健康就包括了身体的健康和心理的健全，如果老师自己都做不到，谈何培养合格的人才呢？所以，这是教学秘书做好工作的根本保证。

2.2 明确管理体系是前提

我们学院建校时间不长，教学秘书作为单独的岗位只有五年，其岗位定编于各个系，但是教学秘书与教务处有着频繁联系，尤其在现行的管理体制下，教学秘书的基本工作对接的是教务处各个科室，就是要对教务处负责，岗位职责也是由系和教务处共同制定。所以，教学秘书既处于系部的管理，又处于教务处的管理。因此教学秘书的工作量核定和考核机制，就需要两个部门的协调与统一。

2.3 学校的重视是保证

学校必须要认识到教学秘书的重要性。在师资培养体系之中纳入教学秘书队伍的建设。具体实施方法如下：

（1）培训现有的教学秘书，此培训可分为在岗培训和脱产培训，在岗培训可以针对教学秘书的实际操作能力，在行为方式和技巧上查漏补缺，使之能够更快速地适应工作。脱产培训方面，让教学秘书们系统学习高等教育管理的课程，如《教育管理学》、《教育心理学》、《教育哲学》、《高等教育学》等。并且应该鼓励教学秘书进行教育管理相关专业的研究生深造。

（2）为教学秘书搭建交流平台，不仅要促进教学秘书之间的交流，还要鼓励教学秘书和学校领导、老师、学生乃至学生家长等相关人员的交流，针对工作中出现的问题进行研讨，听取各个相关部门的建议，以提高教学秘书的工作和沟通能力。

（3）与兄弟院校取得联系，促进教学秘书跨院校横向交流，借鉴兄弟院校的经验，开阔自己的工作视野，提高本学校的工作效率。

教务秘书的工作虽然多数是一些机械、重复率高的事务性工作，但是却如螺丝钉、润滑油一般，是学校中不可或缺的部分，如果能有更大的提高，那么学校的工作必然能够更加顺畅，管理水平定会更上一层楼。

作为一名系教学秘书，在充分认识到秘书工作重要性的同时，应该想尽办法提高自身素质，保持严谨的工作态度，以服务他人为工作核心，高效工作为载体，为培养新时期的合格人才，为教育的改革和发展尽心尽力尽责。